Rápido y transparente: Cómo las redes sociales están cambiando la comunicación interna (I)

WhatsApp y Facebook son un estándar en las comunicaciones personales. Hay herramientas similares para empresas que pueden cambiar y mejorar la comunicación de equipos, departamentos, delegaciones y empresas enteras. Lo bien que funcionen depende de una serie de factores, no sólo de elegir el software adecuado.

La comunicación no es lo que fue. Llamadas telefónicas, cartas, respuesta a los correos electrónicos, reuniones… todo eso sigue existiendo, pero la digitalización está cambiando también en gran medida nuestros hábitos y posibilidades en este área. Cada vez más empresas están utilizando para la comunicación interna medios sociales y herramientas de redes sociales que ya estaban siendo utilizadas en el área privada. Herramientas dirigidas al consumidor, como WhatsApp y Facebook, no cumplen los requisitos que piden las empresas. Necesitan una mejor seguridad y protección de datos para conversaciones, una escalabilidad diferente según el número de participantes en un chat, compartición de documentos, capacidad de archivar y muchas otras funciones, dependiendo del tamaño, requerimientos y objetivos de la organización. Un estudio de Deloitte muestra que la demanda de soluciones de red social empresarial han aumentado considerablemente desde 2011. Aún están apareciendo muchos proveedores en este mercado creciente, y están concentrándose en áreas que van desde la mensajería instantánea, chat, o microblogs hasta la gestión de proyectos y la teleconferencia. Entre los productos más populares se encuentran Slack, Yammer, Microsoft Sharepoint, HipChat, Jive, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam o IBM ESN con Connections Cloud.

Interacción en tiempo real y para siempre

La comunicación es un factor importante para la satisfacción de los empleados de una empresa, pero también lo es para que los equipos tengan éxito, puedan resolver problemas complejos, colaboren de forma fructífera en los proyectos, encuentren soluciones más rápidamente, lleven adelante la innovación, puedan poner su conocimiento a disposición de todos y diseñen procesos de forma transparente, estén o no presentes. Todos estos objetivos pueden alcanzarse dentro de una empresa a través de un software de red social.

Por ejemplo, la firma británica de cosméticos Lush ha introducido Slack para mejorar la comunicación interna en sus oficinas centrales, en sus delegaciones en seis continentes y en 240 tiendas. Desde entonces los correos electrónicos se han reducido un 75%. Utilizando el intercambio directo en grupos temáticos, la información llega a todo aquel que tiene que trabajar con ella. Esto supone una mayor claridad en las tareas y una coordinación más rápida sin importar las distancias geográficas.

Pero no es sólo el software lo que hace falta para que funcione. Sobre todo requiere una cultura corporativa que permita esta revolución. De acuerdo a un estudio mundial de McKinsey la cultura corporativa tradicional es la causa principal de que la digitalización no progrese dentro de una empresa, incluyendo la comunicación interna. Se trata de que las herramientas digitales hagan que la comunicación sea abierta, directa y transparente para todos, y eso incluye al jefe, a la secretaria, al equipo comercial y a los becarios. La discusión digital no sabe de jerarquías: Todo el mundo lee todo y cualquiera puede decirle algo a otro, en tiempo real. Esto ahorra un montón de molestos correos electrónicos con listas de destinatarios interminables, y al mismo tiempo crea una acumulación de conocimiento en la que las discusiones, los consejos y las orientaciones a la solución de problemas pueden archivarse y encontrarse fácilmente cuando sea necesario.

El intercambio de mensajes instantáneos acelera la conversación entre colegas de un mismo equipo que están en marcha, trabajando en casa o en la oficina. La transparencia muestra claramente que las ideas que se aportan, el compromiso y la interacción son bienvenidos en el grupo de trabajo. Todo el mundo está invitado a involucrarse, contribuir o a presentar un problema para discusión. Videoconferencias con pantallas partidas, teleconferencia de equipos, trabajo en documentos compartidos, microblogs, chats, acceso a los recursos y a los índices de la empresa son beneficios adicionales de las herramientas de red social.

Las redes sociales están cambiando la comunicación interna considerablemente, siempre que la empresa esté preparada para ellas. #jobwizards http://bit.ly/2Ds8UCX

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El grado de aceptación activa del software de red social depende de la cultura empresarial

Muchas empresas han invertido ya en aplicaciones de red social en el trabajo. Sin embargo, en contraste con otros tipos de software, el negocio social no se puede implantar simplemente dando un curso. Tiene que ser un componente de la estrategia digital corporativa y debe exponerse claramente cuáles son los objetivos que pretende alcanzar. Aún más, requiere una cultura corporativa que permita la comunicación abierta. A este respecto, depende mucho de los responsables y del nivel ejecutivo: ¿Forman parte de los grupos y los chats? ¿Reaccionan ante el debate, responden preguntas y publican contenidos que sea relevante para sus empleados?

Para evaluar los requisitos de un equipo, un grupo de pioneros puede probar las diferentes herramientas y votar sobre cuál de ellas se ajusta más al proyecto y a la empresa. Lo importante es la relevancia y las relaciones, no el software y los números. Esto es lo que marca la diferencia tan considerable y la demanda tan diversa. Pero claro, hay que medir el nivel de éxito no solo con opiniones, sino mediante cifras concretas. De acuerdo a un estudio de McKinsey, se puede aumentar la productividad de un proyecto hasta en un 25% utilizando una cultura digital de negocio. Éste es un hecho muy a tener en cuenta en un proceso de transformación digital, en el que hay una presión creciente sobre las empresas para que reaccionen rápidamente, sean innovadoras e implanten nuevas ideas.

La segunda parte se centrará en la parte práctica de este concepto. En una entrevista, Jennifer Kotara, de Konica Minolta Business Solutions Europe, nos contará su experiencia en la introducción de Yammer y nos presentará en detalle las cinco herramientas más populares.

Rápido y transparente: Cómo se incorpora una red social a la empresa (II)
Segunda parte de este artículo: Rápido y transparente: Cómo se incorpora una red social a la empresa
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