Як організувати роботу розподіленої команди

Безпечна ефективність: керівництво для менеджера розподіленої команди


Тепер ми знаємо, що швидко підлаштуватися до віддаленої роботи нелегко. З початком карантину більшість компаній виконували ряд хаотичних дій та нехтували безпекою, щоби їхні працівники просто підключилися з дому та були готові до роботи. Але процес такого переходу має та може бути простим та безпечним. Саме тому ми розробили керівництво, яке допоможе підготувати інфраструктуру та команду до мобільної роботи.

 

Як підготуватися до віддаленої роботи

У будь-який час ваша команда має швидко переключитися на віддалену роботу. Перевірте та, за необхідності, забезпечте все необхідне для цього.

ПОДБАЙТЕ ПРО ВІДДАЛЕНИЙ ДОСТУП ТА НЕОБХІДНУ ІНФРАСТРУКТУРУ

  • НОУТБУКИ ТА ПЛАНШЕТИ. Перевірте, чи можуть користувачі без проблем підключитися до корпоративних ресурсів через VPN, віддалений робочий стіл чи SaaS застосунки? Чи у всіх встановлені необхідні засоби безпеки? Чи користуються вони ними? 
  • ДОМАШНІ КОМП’ЮТЕРИ. Переконайтеся, що домашні ПК ваших працівників можуть безпечно підключатися до корпоративних ресурсів. Керувати безпекою на персональних комп’ютерах набагато важче, адже на корпоративних ноутбуках вже встановлені та оновлені всі необхідні засоби безпеки.

 

ЗАБЕЗПЕЧТЕ КОМАНДУ ІНСТРУМЕНТАМИ ДЛЯ ПРОДУКТИВНОЇ РОБОТИ

  • ІНТСРУМЕНТИ ДЛЯ СПІВПРАЦІ. Чи користується ваша компанія інструменами для віддаленої роботи та співпраці, наприклад, Workplace Go, dokoni SYNC & SHARE, Microsoft Teams чи SharePoint? Якщо так, перевірте, чи всі працівники мають встановлені ліцензії та програмне забезпечення, чи вміють вони ними користуватися?
  • ВЕБ ДОСТУП. Користувачі можуть не знати про можливість підключення до багатьох із застосунків чере веб інтерфейс, без VPN. Переконайтеся, що всі працівники знають всі можливі способи підключення до Office365, Outlook, OneDrive, Workplace Go чи dokoni SYNC & SHARE, ?

 

НЕ ЗАБУВАЙТЕ ПРО БЕЗПЕКУ

  • БЕЗПЕКА. Переконайтеся, що всі пристрої, що мають доступ до корпоративних ресурсів, захищенні від ураження зловмисним ПЗ, а перевірка увімкнута за розкладом. Зараз найкращий час для проведення тренінгу з безпеки, оскільки кількість фішингових листів під час COVID-19 зростає!

 

Як переконатися, що ваші працівники добре справляються зі змінами

  • Комунікації, комінікації і, ще раз, комунікації.
  • Під час швидких змін зв’язок з командою є наздзвичайно важливим. Користувачі навчаються та адаптуються по різному, особливо якщо вони звикли працювати у офісі поряд з колегами.
  • Скористуйтеся можливостями сучасних комунікаційних рішень. Вони можуть імітувати навіть реальне спілкування та співпрацю в офісі. Сьогодні існує безліч інструментів для дискусій, брейнстормінгів, білої дошки, чатів, розмов та відеозв’язку. Це може вас здивувати, але часто віддалені зустрічі більш сфокусовані та дозволяють не відходити від основної теми та мети.
  • Переконайтеся, що ваша команда залишається достатньо ефективною. Чи немає у них проблем з продуктивністю? Чи дотримуються вони балансу між роботою та приватним життям? Помічено, що вдома люди працюють більше часу, ніж в офісі.

 

Як бути ефективним та одночасно тримати команду у тонусі та доброму настрої

  • Дотримуйтеся запланованого проміжку часу при організації віддалених зустрічей. Запізнення, переноси та затягування можуть викликати стрес. Люди стають більш залученими, якщо ви поважаєте їхній час під час роботи.
  • Не намагайтеся імітувати офіс з великою кількістю дзвінків та зустрічей, дозвольте людям підлаштуватися. Імовірніше, що вони будуть ефективнішими та демонструватимуть кращі результати, якщо ви не будете залучати їх до зустрічей кожну другу годину робочого дня. 
  • Переконайтеся, що ви і ваша команда не живете за робочим столом та комп’ютером. Варто робити регулярні перерви, гуляти, обідати поза межами робочого простору. Спробуйте зробити кілька дзвінків під час прогулянки на вулиці. Це дозволить зконцентруватися на розмові та не відволікатися на листи, які щойно завалили вашу поштову скриньку.

 

Пристосуватися до віддаленої роботи непросто, особливо тим, у кого є діти — шкільну програму ніхно не відміняв. Але Konica Minolta поряд, щоби допомогти з усіма необхідними інструментами для спільної роботи та спілкування, IT-безпекою та обладнанням.

Детальніше

Підготовано за матеріалами All Covered

ви & ми