Інструменти для ефективної роботи в команді

Що являють собою інструменти для спільної роботи?

Такі інструменти уможливлюють децентралізовану і пов’язану роботу. Ці цифрові інструменти підтримують компанії на різних стадіях процесу. Вони роблять робочий процес проектів зрозумілим, дозволяють спілкуватися в індивідуальних або групових чатах. Інструменти збирають і пріоритезують ідеї, структурують повсякденну роботу. Але, перш за все, інструменти спільної роботи підтримують спілкування.

Результати застосування інструментів для спільної роботи:

• збільшення продуктивності за рахунок прямого спілкування;
• управління проектами стає більш зрозумілим;
• рівень стресу знижується;
• задоволеність співробітників збільшується;
• у співробітників є більше можливостей брати участь в завданнях компанії;
• живе спілкування стимулює творчий потенціал.

Ефективніша командна робота: креативність в хмарі

Під час мозкового штурму завжди важко відсунути свою ідею в сторону. Але якщо люди з різних областей об’єднуються для вирішення однієї і тієї ж проблеми, це стимулює творчий процес. Ось чому спільна командна робота дає кращі результати. Спільний мозковий штурм в MindMeister або GroupMap дозволяє обмінюватися ідеями, незважаючи на відстань. Всі співробітники можуть бути залучені в процес.

Інструменти спільної роботи також можуть бути корисні, якщо потрібно відправити зображення або відеоролики з високою роздільною здатністю, адже електронна пошта не пристосована до роботи з великими вкладеннями. В цьому випадку можна використати інструменти для передачі файлів. Великі файли по проекту можна передати, наприклад, через Dropbox або WeTransfer. Це дозволить колегам з усього світу отримати доступ до найважливіших матеріалів.

Пряма комунікація: аналогова і цифрова

Міжнародна консалтингова компанія RW3 CultureWizard в п’яте опитала менеджерів в рамках Глобального опитування з віртуальної командній роботі. У дослідженні взяло участь 1 620 менеджерів з 90 країн. 84% опитаних відповідаючи, який тип спілкування вони вважають кращим, заявили, що віртуальне спілкування складніше, ніж обличчям до обличчя.

Оскільки безпосереднє спілкування не завжди можливе, на допомогу приходить програмне забезпечення, таке як Slack, Microsoft Teams і Yammer. Ці інструменти дозволяють співробітникам підключатися та обмінюватися повідомленнями і файлами. Команди Slack, Yammer і Microsoft доступні з безкоштовною версією в стандартній комплектації і преміум-версією. Чим більше ви платите, тим більше можливостей вам відкривається.

Деякі служби обміну повідомленнями, такі як WhatsApp, Threema і Facebook Messenger, також пропонують бізнес-версії своїх послуг. Як правило, вони також включають можливість передачі файлів. Деякі служби обміну повідомленнями дозволяють інтегрувати інші інструменти, щоб користувач міг налаштувати кастомізований інтерфейс.

Прозоре управління проектами з інструментами спільної роботи

Для виконання корпоративних завдань особливо важливо встановити прозорість щодо того, хто і за що відповідає. В епоху гнучкого управління проектами це стає серйозним викликом.

Усі співробітники повинні знати всі етапи проекту. Для цього можна використовувати інструменти спільної роботи. Прозоре відображення цілей активізує співробітників і залучає їх до організації своїх завдань. Це робить роботу більш керованою, знижує стрес і, отже, підвищує задоволеність співробітників.

Як інструменти спільної роботи покращують організацію проектів?

Такі інструменти, як Redbooth, LibrePlan і Trello, підтримують управління проектами. З Trello ви організовуєте свої задачі так само, як на дошці. Всі завдання і відповідальні за них чітко розподілені на дошці Trello. Ви можете призначати завдання, коментувати і планувати їх виконання. Гнучкі картки дозволяють легко перебудовувати процеси і стежити за прогресом.

Redbooth показує користувачеві поточний список справ, а також дозволяє вести таймлайн проекту. З його допомогою легко відстежувати прогрес проекту.

Libre Plan в першу чергу підтримує планування ресурсів. Візуалізація робочого навантаження і ресурсів дозволяє краще розподіляти завдання і легше координувати проекти. LibrePlan також можна використовувати для розрахунку бюджетів і витрат.

Ви можете використовувати Wunderlist для організації та пріоритезації окремих завдань. Цифровий список швидко наведе порядок в повсякденній роботі.

Не бійтеся пробувати різні інструменти. Багато провайдерів пропонують безкоштовну базову версію або пробний тестовий період. Коли він закінчиться, ви з командою зможете вирішити, чи зарекомендував себе новий інструмент і чи варто його купувати.

Централізоване управління – децентралізована робота

Наявність безлічі інструментів для спільної роботи передбачає великий вибір. Якщо ви не хочете обирати один варіант, ви можете використовувати кілька інструментів або ті, які включають в себе безліч функцій. Basecamp і Asana допомагають в спілкуванні, управлінні проектами та розподілі завдань. Це означає, що ви можете включити децентралізовану роботу і відслідковувати процес.

Варто пам’ятати:

• безкоштовні додатки повинні чітко вказувати, який доступ має провайдер до даних клієнтів;
• у хмарних додатках відправник і одержувач даних зазвичай авторизовані. У випадку взлому даних можуть виникнути проблеми;
• перш, ніж обрати інструмент для спільної роботи, ви повинні оцінити його потенціал. Таким чином, витрати відповідатимуть фактичному ефекту.