Skygge-IT – den skjulte trusselen i alle selskaper

Omfattende sikkerhetsløsninger for digitale prosesser er utvilsomt den største utfordringen små og mellomstore bedrifter møter i det daglige arbeidet. I de fleste organisasjoner er det vanskelig nok å sikre at egne nettverk, kommunikasjonssystemer og lagringssystemer ikke utsettes for risiko, men det hele blir enda mer komplisert når du må forholde deg til informasjon og data som er utenfor din kontroll og du vet lite eller ingenting om.

Men det er nettopp dette du må gjøre for å hindre spredningen av skygge-IT i bedriften.

Hvis de ansatte bruker privat program- og maskinvare i bedriften, gjør de som regel det uten baktanker. «De ansatte ser ofte rett og slett etter den mest praktiske løsningen. Dette inkluderer apper, programmer og, ja, maskinvarer som de kjenner fra privatlivet. I de fleste tilfeller føler de ikke at de gjør noe galt», sier Daniel Schellhase, Senior Product Manager Platform & Technologies ved Konica Minolta i Hannover.

Eksempel: En ansatt vil sende elektroniske data fra arbeidsplassen, men oppdater at IT-avdelingen har satt en grense på filstørrelsen som kan sendes. Vedkommende vil da bruke løsninger som han/hun også bruker til  å sende og lagre bilder til venner og familie, som for eksempel Dropbox. Problemet: Filene lagres ikke på bedriftens servere og kan komme på avveie.

Veien ut av skyggene

Farene ved skygge-IT er likevel ikke bare begrenset til bruk av programmer. Bedriften mister kontrollen når ansatte, ofte med arbeidsgiverens velsignelse, bruker sine egne smarttelefoner, nettbrett eller bærbare datamaskiner. BYOD (Bring your own device – ta med din egen enhet) lar de ansatte velge den mest praktiske løsningen, men er et blindspor når det gjelder sikkerhet, ettersom dataene går tapt hvis den ansatte forlater bedriften.

Skygge IT

«Bedriftene må tilby ting som fjerner de ansattes ønske om å bruke skygge-IT», forklarer Daniel Schellhase. «Men før dette må bedriftene stille seg fem spørsmål.»

Er vi smidige nok?

• Eksempel: Hvis de ansatte jobber bedre på nettbrett, kan bedriften gjøre dem tilgjengelige raskt og effektivt?

Er vi tilpasningsdyktige nok?

• Eksempel: Er bedriften i en posisjon hvor den klarer overgangen til raskere og bedre systemer hvis dagens løsninger ikke imøtekommer behovene?

Har vi stort nok budsjett?

• Eksempel: Hvor bærekraftig er en mulig løsning?

Forstår de ansatte kravene?

• Eksempel: Hvis ansatte ikke er klar over farene med skygge-IT, må dette temaet belyses.

Hvordan samarbeider vi med eksterne partnere?

• Eksempel: Kan vi finne en felles plattform for å samarbeide både med hverandre, eksterne partnere og kunder?

«Særlig det siste punktet er absolutt nødvendig for salgsorganisasjoner og bedrifter med selgere. De trenger et verktøy for å holde konstant kontakt med hovedkontoret og alle relevante avdelinger. På denne måten får de direkte tilgang til informasjon når de snakker med kundene, for eksempel», sier Daniel Schellhase.

Sikkerhet først, også for bedrifter. Vi hjelper deg her. 

Caption