Lei av å miste tid og fokus på å lete etter dokumenter?

Dine ansatte har mest sannsynlig 6-12 steder som de bruker til å lagre data. Les hvordan du kan spare mye tid og penger med det rette dokumentsystemet.

«Big data» betyr ikke bare ufattelig store mengder data. Store data refererer også evalueringen av dataene. For hvordan håndterer du alle dataene som strømmer inn i selskapet gjennom ulike kanaler? I tillegg til det som er produsert i selskapet selv på daglig basis? Hvordan finner du informasjonen du trenger blant skannede dokumenter, e-post, harddisker, presentasjoner, regnearkberegninger, videoer, zip-filer og mye mer?

En løsning som hjelper til med å behandle oversvømmelsen av informasjon kreves.

Finner du ikke det du leter etter? Ett søk og du finner det raskt med #dokoniFIND. Sparer deg for tid og penger! #KonicaMinoltanorge #bedriftsblogg http://bit.ly/2X4ilBt

klikk for å twitre

Hvor er bildet mitt? Hvor er filen min?

Til og med i vårt private liv hender det stadig at vi ikke husker om vi mottok visse opplysninger i en tekstmelding, på WhatsApp eller en e-post. Så da kan du jo bare forestille deg situasjonen på kontoret: Ingen kan umiddelbart huske hvor ulike data ble lagret.

I gjennomsnitt bruker ansatte seks til tolv lagringssteder for sine data:

  • Shared enterprise drive
  • VPN server
  • Intranett
  • Sosial plattform for bedrift
  • Bedriftssky
  • Privatsky
  • Sosiale medier
  • Desktop på en bedrifts PC
  • Desktop på en privat PC
  • Epost
  • Messaging apper
  • Søkehistorie

Når trenger du egentlig et digitalt dokumentsystem?

Svar: I dag.

Begrunnelse: Du trenger å finne dokumentene dine raskt og enkelt, slik at du får gjort jobben din uten å bli distrahert og miste fokus. Når ansatte bruker mye tid på å lete etter informasjon, taper bedriften penger.

Vi har verktøyet som posisjonerer seg som «Google for bedrifter». Og faktisk fungerer det som en søkemotor. Du skriver bare inn et søkeord i søkefeltet og trykker på «Søk» for raskt å finne og få tilgang til alle typer data, uansett format eller lagringsplass. Kort sagt: dokoni FIND fungerer som et fulltekstsøk på internett.

Infographic of an enterprise search solution

Digitalt dokumentsystem

Flytt aldri mer data

Du kan legge alle dine digitale filer hvor som helst – dokoni FIND lokaliserer, trekker ut og indekserer hver fil. dokoni FIND er svært kompatibel med 300 av de vanligste filformater.

Kun ett punkt

dokoni FIND legger automatisk til alle digitale data i en universell indeks, og oppretter et enkelt tilgangspunkt. Via dette tilgangspunktet vises brukere alle søkeresultatene som de har autorisasjon til.

Problemfritt

dokoni FIND er mer enn bare en høykvalitet søkeløsning for bedrifter. dokoni FIND bruker optisk tegngjenkjenning (OCR) for å konvertere alle andre typer innhold fra en hvilken som helst fil. Filen er deretter indeksert slik at den er tilgjengelig for fremtidige søk. Hele indekseringsprosessen går seks til åtte uker når verktøyet er nylig installert – men foregår uten at ansatte selv registrerer og ikke forstyrrer hverdagens arbeid hos din bedrift.

Datasikkerhet er garantert

Du kan bruke dokoni FIND med alle datasikkerhetsprogrammer som bedriften din allerede bruker. På den måten kan du sikre at kun brukere med tilgangsautorisasjoner kan få tilgang til dataene.

dokoni FIND forenkler arbeidshverdagen til dine medarbeidere. Færre tidskrevende prosjekter, mer trivsel, reduserte kostnader og effektiv drift av bedriften. Hvis du kun skal investere i ett dokumentsystem i år, bør det bli dette!

Thomas Grønlie, digitaliseringsekspert og ITS-ansvarlig i Konica Minolta

Forskjellen på stukturert og ustrukturert data

Ustrukturert data, strukturert data – hva er forskjellen? Det er enkelt å skille mellom de to skjemaene, men de har forskjellige innflytelser på firmaet. Strukturerte data – som navnet antyder – er organisert i en struktur. Dette gjør det enkelt å identifisere. En vanlig form for strukturert data, for eksempel, er en SQL-database. SQL (Structured Query Language) lar deg søke bestemte deler av informasjon basert på kolonner og rader i et felt. For eksempel kan du søke i alle rader for en bestemt dato, et postnummer eller et navn – alle strukturerte data. Disse dataene er organisert og kan søges i tilsvarende beholdere på grunnlag av datatypen.

I kontrast har ustrukturerte data ingen identifiserbar struktur. Den består hovedsakelig av tekst, bilder, objekter og andre datatyper som ikke er en del av en database. Dermed er e-post, for eksempel, også ustrukturerte data. Meldingene selv er organisert i Outlook, men innholdet i e-posten er en formløs tekst uten struktur. I dag er flertallet av dataene som bedrifter har tilgang til, ustrukturert. Å søke etter spesifikke data er arbeidskrevende og kostnadskrevende.

 

Lys i datalagertunnelen

Hvis du vil spare tid og penger og øke tilfredsheten i hele selskapet, er dokoni FIND løsningen. Alle filene du vil ha er tilgjengelige med bare et «google-søk». Det er lys i slutten av datalagertunnelen. Ansatte kan fokusere på sine kjerneoppgaver. De ustrukturerte dataene er ikke lenger årsak til hvorfor arbeidsoppgaver eller prosjekter stopper opp. Dette betyr at store data ikke lenger er en situasjon der du ikke finner dine ustrukturerte data. Med dokoni FIND blir store data en strukturert situasjon der du kan finne alt.

 

Mer om smarte systemer og måter å jobbe på her.