«Den søte kløe» med fleksibel arbeidsplass

Det er tre viktige ting å huske når det gis tilgang til data for bruk eksternt

Gi sikker tilgang og oppretthold kontroll

Å gi tilgang til alle relevante data eksternt er plutselig en kritisk faktor for suksess. Tilgangen må ikke gå på akkord med kravet til sikkerhet og personvern som gjelder innenfor kontorets beskyttede miljø. Virksomheter kan ikke ta sjansen på at medarbeidere bruker private fillagring og samarbeidsverktøy som er utenfor IT-avdelingen kontroll. Mister man kontrollen på dette vil man ikke lenger opprettholde sikkerhet- og samsvarsregler som gjelder for Norske bedrifter.

Gi en felles versjon av sannheten

Den andre utfordringen med å ha tilgang til data når man jobber eksternt, er behovet for å ha tilgang til en felles sannhet for alle, til tross for at data er spredt på forskjellige lagringsområder. Vi må sørge for at alle jobber med den siste og oppdaterte versjonen av den enkelte filen. Ingen versjoner bør være lagret på noens personlige datamaskin. Ingen versjoner bør deles via e-post og deretter lagres etter eget forgodtbefinnende. Dette fører raskt til total versjonskaos, og ingen vet lenger hva som gjelder.

Etabler en fremtidssikker løsning

Noen ganger, midt i kaoset, og med mange kritiske spørsmål å takle, virker det lett å velge noe som ved første øyekast ser ut til å være en fullgod, raske og enkle løsningen på utfordringen. Det du sannsynligvis kun oppnår med dette, er å utsette problemet. Raskt og enkelt betyr ofte det samme som halvveis, og løsningen vil ikke nødvendigvis strekke til i fremtiden. I verste fall skaper du deg en ny utfordring rundt neste sving. Det er ingen som kommer til å vinne fremtiden ved å gjøre noe halvveis når det kommer til teknologivalg.

Så hvorfor er dette spesielt viktig nå?

I følge Association of Intelligent Information Management (AIIM) er 62% av selskapene fremdeles helt avhengige av å nå data i nettverksmapper, vi kaller det ofte hjemme og fellesområdet på folkemunne.

Disse nettverksmappene på kontoret, kan bety at informasjonen ikke er tilgjengelig overhode når du befinner deg utenfor bedriftens nettverk. Har du i det hele tatt tilgang, er du avhengig av komplekse VPN tilkoblinger, som du kan være sikker på ikke fungerer akkurat når du trenger den. På folkemunne kalles dette Murphy’a lov, og den inntreffer når det passer dårligst.

Så det du gjør, når du endelig får VPN’en til å fungere, er å flytte filene over i personlige fillagringssløsninger i skyen. Kjenner du deg igjen?

Vipps så har du garantert brutt bedriftens IT sikkerhetspolicy, og sannsynligvis loven om personvern. Verktøyene for personlig fillagring har ikke det samme sikkerhetsnivået som de som er utviklet for bedrifter, og dessuten vil vi ikke lenger ha kontroll på hvor informasjonen er lagret. Nå er plutselig bedriften potensielt utsatt for bøter og tap av omdømme da sensitiv informasjon kan gå tapt eller lekkes.

Ønsker du å vite mer om løsningene for dette? Klikk her.