Una mejora del trabajo móvil: El espacio de trabajo digital

La COVID-19 ha puesto patas arriba, y de la noche a la mañana, a la vida laboral que conocíamos. Ha acelerado tremendamente la necesidad de una estrategia de espacio digital. ¿Se trata de una cuestión de hardware o software o quizá más de una cuestión de liderazgo y comunicación dentro de la empresa? Job Wizards te ofrece una visión global de qué quieren y van a necesitar los empleados.


Al inicio de este año nuestras vidas privadas eran incluso más digitales que nuestras vidas laborales. Ya no es así. Muchas empresas han reubicado a sus empleados desde las oficinas a sus casas de la noche a la mañana con objeto de protegerlos, lo cual constituye un paso importante en el proceso de transformación digital.

Por esta razón para muchos empleados el trabajo móvil se ha convertido en lo habitual. Equipados con un portátil, un teléfono móvil, unos auriculares y micrófono, un sorprendente número de profesionales han podido seguir trabajando desde sus casas.

De deseo a necesidad: El espacio de trabajo conectado e inteligente (ICW)

El impacto de la COVID-19 en nuestros lugares de trabajo no ha sido pequeño: Muchas empresas van a continuar permitiendo a sus empleados elegir si quieren trabajar en la oficina o seguir trabajando desde sus casas utilizando un entorno digital. Esta libertad de elección presupone una arquitectura IT extremadamente robusta y segura. Cada departamento necesita también disponer de las herramientas necesarias para desarrollar una colaboración digital. La elección de Slack o Yammer, Doodle o MS Forms no es sólo una cuestión de presupuesto. Hay también una cuestión de protección de los datos.

Si trabajas en remoto, necesitas disponer de acceso rápido a datos y documentos en la red de la empresa, 24 horas al día, desde cualquier lugar, vía wifi. Esto supone a las empresas un considerable riesgo de seguridad. Pero existen soluciones, como el concepto «Intelligent Connected Workplace», de Konica Minolta, que garantiza el poder llevar a cabo estas tareas de forma eficiente y segura.

Cómo cambia la organización de la oficina en un espacio de trabajo digital

Aparte del correo electrónico y las llamadas, Microsoft Teams ha sido uno de los medios de comunicación preferidos por muchas empresas durante la epidemia de COVID-19, ya que proporciona chat y videollamadas, wikis informativos y la capacidad de trabajo colaborativo en documentos.

Los servicios en la nube son también una mejora que cubre la demanda actual. Sustituyen a los servidores en las propias instalaciones, con la ventaja de que son más escalables y manejables en términos de inversión, y están siempre actualizados.

Existen diversas herramientas, aplicaciones y servicios colaborativos para la oficina inteligente. Workplace Hub Pro es el servicio todo en uno de Konica Minolta, que combina varios servicios y requisitos en una única plataforma. Proporciona además gestión de control de accesos, lo que permite conocer de forma eficiente qué usuarios disponen de qué permisos de acceso y quién ha estado utilizando determinada licencia de software durante cuánto tiempo.

Además de las ventajas técnicas que hacen a Workplace Hub Pro tan atractivo, es también impresionante desde el punto de vista del diseño. La crisis del coronavirus y el número creciente de empleados que trabajan desde casa ha reducido la necesidad de espacio físico de oficinas. Siendo así, y teniendo en cuenta la previsible reducción de oferta de este tipo de espacios, no queremos de ninguna manera que los equipos de IT ocupen un montón de espacio. Workplace Hub Pro es tan compacto que ocupa sólo 1 m².

Infographic of the 5 top digital workplace priorities

Las cinco primeras prioridades de las empresas en los espacios de trabajo digitales

Qué cambios introduce el espacio de trabajo digital en una empresa

Además de un gran soporte IT, el trabajo digital necesita también ser aceptado por los empleados. Tras extensos debates, algunas empresas se habían mostrado muy escépticas al aceptar un acuerdo para que los empleados trabajaran un día por semana desde casa. Entonces llegó el coronavirus, y ese acuerdo se hizo obsoleto, porque ya todo el mundo, desde los becarios al CEO, se dan cuenta de las ventajas de trabajar en el mundo digital. Y este factor puede ser también un factor en la competencia por el talento.

Esto ha hecho que el cambio sea un tema central en la digitalización. Es una muestra de inteligencia tener una mente abierta respecto a cómo ser flexibles en que los empleados puedan elegir su lugar de trabajo puede beneficiar a los objetos de la empresa.

Infographic that shows the benefits of the flexible choice of workplace

Elección flexible del lugar de trabajo

Tecnologías para el lugar de trabajo digital

Los requisitos de IT pueden resultar complejos, especialmente para las PYMEs. Muchas veces estas empresas no cuentan en sus plantillas con los expertos necesarios, así que tienen que pagar una fortuna a consultores externos. Siendo así, deben recurrir a productos y soluciones que les proporcionen un servicio completo, modular y escalable, que funcione por igual en cualquier tipo de dispositivo. También en este caso los costes determinan el rendimiento:

El espacio de trabajo de futuro: Un día en el «Intelligent Connected Workplace»

En principio todo el mundo tiene que poder hacer lo que ha hecho siempre — con o sin digitalización — . Se recopila información, ésta es procesada e intercambiada. En lugar de conversar cara a cara en el pasillo, los empleados quedan en una cafetería virtual mediante una videollamada o intercambian mensajes cortos en el sistema de chat que utilice la empresa.

Los jefes de proyecto documentan el trabajo en un wiki, abren referencias para atención al cliente y peticiones de desarrollo de producto, y mantienen reuniones y hacen charlas utilizando videoconferencias. Los asistentes, el servicio técnico al cliente y el personal de ventas utilizan los servicios digitales de forma similar.

También en la oficina inteligente la comunicación es la clave del éxito

Hay un aspecto importante de la cooperación fuera de la oficina que no pueden proporcionar ni el hardware ni el software, sino que tiene que desarrollarse de forma personal: La interacción y la cohesión del equipo. Es una cualidad social que se crea a través de la comunicación, las sonrisas compartidas y las conversaciones privadas.

Cuando todo el mundo trabaja en remoto se necesita comunicación continuada, preferentemente mediante citas preacordadas. La comunicación es, y seguirá siendo, una tarea principal del liderazgo. Una cultura de reuniones contribuye a que todos se sientan involucrados. Por eso las reuniones tienen que empezar y terminar con preguntas que pueda hacer cualquiera.

Ahora que trabajamos digitalmente, estamos también empezando a pensar digitalmente. Al menos en lo que respecta al Nuevo Trabajo. La nueva libertad que nos da el espacio de trabajo digital está cambiando nuestra cultura laboral.

Al mismo tiempo, la transformación del mundo del trabajo proporciona la oportunidad de desarrollar estrategias que apoyen la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de la Agenda 2030. Si nos movemos menos y hay menos oficinas, podemos hacer una contribución apreciable en la reducción de emisiones de CO2 y proteger nuestro medio ambiente.

 

más información

El cambio: Viejo trabajo frente a Nuevo Trabajo

Presencia                               →       Productividad

Reunión                                 →        Videollamada

Correo electrónico                       Herramientas de colaboración como Slack

Monitorización                       →        Confianza

Formación                               →        E-learning, gamificación

Reuniones de empresa                Eventos en vivo en la herramienta social de la empresa

Directivos difíciles de contactar    →       Directivos fáciles de contactar

Conocimiento en la mente de las personas →       Conocimiento en la nube

Oficinas físicas                       Espacios virtuales

Viajes de negocios           →       Reuniones online

Cuatro pasos para un espacio de trabajo digital

No hace falta que cometas todos los errores por ti mismo. Puedes aprender de los errores que otros han cometido. Antes de que invertir en una oficina inteligente se convierta en un error, hazte estas cuatro preguntas para ayudarte a identificar tus objetivos y preocupaciones principales. La mejor forma de empezar es hacer inventario: Piensa en lo que ya tienes y, a partir de ahí, deduce lo que necesitas:

  1. ¿Qué necesitamos? ¿Qué queremos en términos de colaboración digital? ¿Cómo podemos hacer que la información esté disponible rápidamente para cualquier persona que participe en un proyecto en una plataforma colaborativa a través de documentos transparentes, asociados a un plazo, con posibilidad de hacer comentarios y actualizaciones, en lugar de en silos como el correo electrónico?
  2. ¿Qué representa esto para IT? ¿Qué software, que disponga de interfaces para sistemas ya existentes, nos puede cubrir mejor estas necesidades?
  3. ¿Qué cambios van a suponer estas herramientas para nosotros y nuestros clientes? ¿Podrá nuestra cultura de empresa apoyar este cambio o va a ser un lastre? ¿Qué cambios tenemos que hacer para que esto se convierta en algo positivo?
  4. ¿Quién va a ser el embajador de las nuevas herramientas y va dar soporte a los empleados? El embajador tiene que ayudar a mejorar la aceptación por parte de los empleados. Una vez que hayamos elegido una herramientas, ¿cómo podemos hacer que el cambio sea fácil y el espacio de trabajo digital tenga una buena acogida?

El espacio de trabajo digital ha llegado a muchas empresas y está aquí para quedarse, incluso más allá del coronavirus y la #nuevanormalidad. ¿Qué significa esto? ¿Cómo funciona el #teletrabajo? ¿Por qué me interesa invertir en el Nuevo Trabajo? Lee sobre este tema en #jobwizards y ¡a trabajar! https://km.social/2PHWLkl

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