Una correcta gestión del tiempo convierte el “no tengo tiempo” en “tengo tiempo para mí”

Nuestra capacidad de manejar bien nuestras tareas y obligaciones se resume en una habilidad: la gestión de nuestro tiempo. Hay muchos manuales, métodos y coaches que se ocupan de ello. En este artículo encontrarás los que pueden serte más útiles.


Todo el mundo sabe inmediatamente qué queremos decir con la gestión del tiempo, pero se trata de un término engañoso, porque no podemos gestionar el tiempo. El día tiene siempre las mismas 24 horas. Lo que sí podemos gestionar es el uso que hacemos de él, por eso el término gestión del tiempo se refiere en realidad a una autogestión.

¿Cuál es mi objetivo cuando gestiono mi tiempo?

Nuestro día a día digital está lleno de inventos que hacen que nuestro trabajo sea cada vez más rápido. Son tan efectivos que hoy en día podemos hacer en una hora muchísimo más de lo que podían hacer nuestros abuelos hace 50 años.

Este fenómeno de tiempo concentrado es una fuente de estrés, y un estrés duradero no es sano. Por eso son tan interesantes las técnicas de gestión del tiempo. Lo que buscamos es poder tachar todas las tareas de nuestra lista sin sentirnos exhaustos al final del día. También sabemos que obtenemos mejores resultados cuando disponemos del tiempo y concentración necesarios para hacer nuestro trabajo, es decir, hacer un mejor uso del tiempo.

¿Cuáles son los requisitos para gestionar mi tiempo?

Aunque resulte paradójico, la gestión del tiempo lleva tiempo. Si quieres utilizar mejor tu tiempo, tienes que invertir tiempo en ello. Un poco cada día, para decidir qué vas a hacer y qué no. Puedes ayudarte con lapiz y papel o, en el mundo digital, con un ordenador o una aplicación que mida el tiempo.

La gestión del tiempo es también una cuestión de disciplina. Los mejores consejos no van a ayudarte si no los sigues cada día hasta hacerlos tuyos y convertirlos en tu rutina.

“No es que tengamos poco tiempo, es que tenemos demasiado que hacer”

Karlheinz Geißler, investigador sobre el tiempo

¿Qué métodos pueden ser de ayuda en la gestión del tiempo?

He aquí un resumen dlos métodos más comunes junto con una breve descripción:

  1. El Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Indica que el 80% de los efectos proviene del 20% de las causas. Para obtener un resultado del 100% se requiere mucho más esfuerzo, por lo que la perfección no es rentable en términos de gestión del tiempo.
  2. El análisis ABC o el método ABC pone el foco en las tareas más importantes.
    Las Tareas A sólo pueden completarse de forma independiente, son muy importantes y tienen un gran valor.
    Las Tareas B pueden ser parcialmente delegadas y contribuyen a la creación de valor.
    Las Tareas C requiren mucho tiempo, pero no aporta prácticamente valor.
    Todas las tareas se evalúan utilizando este baremo y se distribuyen durante el día.
  3. Hacer Cosas (Getting Things Done, GTD) es un método de David Allen. Para ser a la vez productivo y estar relajado tienes que escribir todas las tareas que quieres hacer, sin olvidarte de ninguna. Este primer paso se denomina “recopilar”. Le siguen “procesar”, “organizar”, “revisar” y “hacer”. Existen diferentes tipos de listas para las diferentes tareas, las cuales se utilizan de forma rutinaria. Puedes empezar con la regla de los dos minutos: Haz primero todas aquellas tareas que puedas completar en menos de dos minutos, y luego dedícate a las demás.

    “Nunca tendriamos que tener tanto que hacer que no nos deje tiempo para meditar”.

    Georg Christoph Lichtenberg
  4. La lista de las cosas que no hay que hacer, concebida por Warren Buffett y que consiste en ayudarte a priorizar. Tiene tres pasos: 1) Escribe tus 25 objetivos más importantes, por ejemplo metas personales para un periodo de tiempo; 2) Selecciona de entre ellas aquellas cinco que son las más importantes; 3) Tacha las otras 20. Ya has terminado tu lista de las cosas que no hay que hacer. Ahora puedes concentrarte en aquellas que realmente quieres hacer.
  5. La Matriz Eisenhower, creada por el Presidente Eisenhower, nos ayuda a distinguir entre lo importante y lo urgente. Todas las tareas se reparten en uno de los cuatro cuadrantes de una matriz. El cuadrante 1 incluye las tareas urgentes e importantes; el 2 las que son importantes pero no urgentes; en el 3 están aquellas que son urgentes pero no importantes; y en el 4 todo lo que no es ni importante ni urgente.
  6. La Técnica del Tomate (Pomodoro Technique) es una técnica que utiliza un temporizador de cocina (por ejemplo con la forma de un tomate) y que entrena la concentración en cinco pasos con objeto de aumentar la productividad. Para utilizarla, elije una tarea y escribe lo que tienes que hacer para completarla (paso 1). Pon el temporizador en 25 minutos (paso 2) y empieza a trabajar (paso 3). Cuando suene el temporizador marcas aquellas partes que hayas completado (paso 4). A continuación hay un descanso de cinco minutos (paso 5). Si la tarea no se ha completado del todo, vuelve a repetir los cinco pasos. La técnica incluye un descanso de 30 minutos cada cuatro repeticiones.
  7. El Método SMART, también conocido como la fórmula SMART o el principio SMART, nos ayuda a definir objetivos precisos y específicos en un proyecto y a enlazarlos a fechas del calendario. Al igual que ocurre en una lista de comprobación, cada una de las letras representa una tarea para formular u poner en marcha los objetivos: S (specific) = Específico, M = Medible, A (achievable) = Conseguible, R = Realista, T= Temporizado. La pregunta que hay que responder para saber si mi objetivo está bien definido es: ¿Es mi objetivo específico, medible, conseguible, realista y tiene una fecha?
  8. La Hora Silenciosa es un método de concentración en el trabajo. Requiere un ambiente tranquilo, sin teléfono, sin mirar el correo electrónico ni compañeros que te interrumpan. Nada fácil de conseguir hoy en día, porque una hora de trabajo ininterrumpido requiere cita previa. Cada interrupción retrasa lo que estamos haciendo. Hay que evitar todas las distracciones y para ello seguramente algún compañero tiene que hacerse cargo del teléfono. Si trabajas en una oficina diáfana es mejor que te busques una sala de reuniones.
  9. La Regla de los 18 minutos es un concepto de Peter Bergman diseñado para que organices mejor toda tu vida. Requiere sólo de 18 minutos al día. Cinco de esos minutos cada mañana para planear el día laboral, cinco minutos después del trabajo para evaluar qué tal lo has hecho hoy en el trabajo y cuáles han sido las dificultades. Hay que responder a la pregunta: “¿Qué tengo que hacer mañana?”. Nos quedan ocho bloques de un minuto para evaluar cada una de las horas de trabajo del día, después de cada una de ellas: ¿ha sido productivo mi trabajo del día? Esta técnica nos ayuda a hacer un mejor uso de nuestro tiempo.

¿Cuál es el mejor método de gestión del tiempo para mí?

Hay libros y cursos de todos los métodos de gestión del tiempo que hemos presentado. Pero antes de invertir en alguno de estos métodos es mejor que los pruebes para saber cuál es el que mejor se adapta a ti, y cuál es el que puedes utilizar sosteniblemente en la vida laboral y personal.

También es una buena idea hablar con los compañeros para tratar cómo podéis trabajar juntos de forma más relajada y detectar a los “ladrones de tiempo”, y también para celebrar que habéis conseguido una mejor gestión de vuestro tiempo.

más información

Los principios básicos de la gestión del tiempo

Seis trucos que te ayudarán a utilizar tu tiempo de forma más relajada:

  1. Ser consciente de tus tareas: ¿Qué quiero terminar hoy?
  2. Escribir listas de tareas y ponerles fechas de terminación: ¿Qué es necesario hacer?
  3. Establecer prioridades: ¿Qué es lo más importante y lo más urgente?
  4. Dividir el tiempo: ¿Cuándo voy a hacer esta tarea y durante cuanto tiempo?
  5. Medir el tiempo: ¿Cuánto tiempo voy a trabajar? ¿Cuándo voy a tomarme un descanso?
  6. Decir no: ¿Qué es lo que me molesta, lo que me distrae lo que no es relevante?

¿Qué se puede considerar una gestión del tiempo exitosa?

¿Cuándo estamos utilizando bien nuestro tiempo? No se trata sólo de una cuestión de eficiencia y productividad. Los descansos, el no hacer nada, el descansar son artes que nos ayuda a experimentar el tiempo de forma más consciente y saludable. Por eso vamos a terminar este artículo con el consejo de tomarse las cosas con calma.

No te asignes tareas para todo el día, sino sólo para medio día. Siempre hay cosas que cambian, retrasos, molestias o cambios de prioridades. Es bueno disponer de tiempo de reaccionar de forma flexible en estos casos. Te ayudará a completar lo que tienes que hacer y a terminar el día con menos frustración. Este consejo también tiene un nombre: La regla 50-50.

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