Trabajando en voz alta: El movimiento que acerca la transformación digital a las empresas (I)

En teoría, la transformación digital lleva tiempo en marcha en todas partes, pero en la práctica a las empresas les está costando. Si quieres romper silos y hacer que los procesos sean transparentes, que se intercambie el conocimiento entre disciplinas y que se acelere la creación de ideas (dicho de otra forma: trabajar de forma ágil), descubrirás que “Trabajar en voz alta” (WOL, “Working out Loud”) es un método con el potencial de prepararnos para el futuro del trabajo. La clave está en aprender competencia de red. Los empleados de Shell, IBM, Microsoft, Airbus, Bosch, Siemens, Daimler o BMW, por citar algunos nombres, empezaron a hacerlo por iniciativa propia.

Las empresas que quieran tener futuro tienen que poner en marcha la transformación digital. Para ello invierten fondos en herramientas y tecnología, se contrata a desarrolladores y se registran datos. Pero el elemento más importante, la transformación cultural de la empresa de la era industrial a la digital en el día a día, sigue siendo para algunas el mayor obstáculo. No es algo que se pueda forzar. Son inútiles las órdenes de los directivos del tipo: “Queremos organizar el conocimiento dentro de nuestra red social. Queremos ser una organización en aprendizaje permanente. Queremos trabajar ágilmente”. ¿Quién quiere el cambio? Y, sobre todo, ¿cómo tenemos que cambiar para tener éxito en el futuro? La famosa recomendación “hazlo y ya está” ha conducido a una asombrosa receta de éxito en términos de transformación mental con el concepto de “Trabajo en Voz Alta”.

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En el principio fue la frustración en el trabajo diario

¿Trabajar en Voz Alta? Suena un poco como echarse flores a uno mismo, pero en realidad no es nada de eso. El término fue acuñado en 2010 por Bryce Williams, un consultor de IT, en una entrada de blog sobre lo costoso de introducir herramientas de colaboración social. John Stepper, que entonces era especialista en IT en Nueva York, estaba trabajando también en este mismo tema. Utilizó el término para desarrollar un método sistemático y orientado a la aplicación para ayudar a una amplia variedad de colaboradores a compartir e intercambiar conocimiento, y aprender juntos con el trabajo diario. Estas habilidades fomentan la “competencia en red”. En 2015 publicó un libro con el mismo título y, en abril de 2016, presentó “Trabajar en Voz Alta” en la conferencia TEDxNavesink. Ese mismo año perdió su empleo, pero empezó enseguida a trabajar como consultor freelance de WOL. Su primer proyecto vino de Alemania, de la mano de Katharina Krentz, directora de Colaboración Digital y Community Manager Corporativa de Bosch.

Trabajar en Voz Alta: Una escuela para el futuro

La receta Trabajar en Voz Alta comprende una estructura fija, 12 pasos y cinco componentes. La estructura funciona así: Un grupo de trabajo de cuatro o cinco personas se reúne semanalmente durante una hora y durante un periodo de tres meses. Las reuniones pueden ser virtuales o celebrarse en una cafetería. Ése es el Círculo de WOL. En workingoutloud.com hay una completa Guía del Círculo (hojas de trabajo que describen y explican las tareas a realizar y que sugieren un periodo de tiempo) para las 12 reuniones. Cada reunión se dedica a una idea-guía: “Mejorar tu concentración”, “Hacer tus primeras aportaciones”, “Hazlo personal”, “Hazte visible”, “Conviértelo en un hábito”… Estas hojas de trabajo están concebidas para ser muy prácticas, humanas y motivadoras. Están disponibles en inglés, alemán y portugués. Según John Stepper próximamente estarán también disponibles en francés, holandés, mandarín y español.

Los cinco elementos del Trabajo en Voz Alta son:

  • Relaciones
  • Generosidad
  • Trabajo visible
  • Descubrimiento como propósito (Purposeful Discovery)
  • Mentalidad de crecimiento (Growth Mindset)

Estos elementos cambian claramente el paradigma de la cooperación: No hay ganador, no hay comparación, no se adquiere conocimiento para obtener poder, no hay nada correcto o equivocado. Se trata de que todo el mundo tenga un objetivo, quiera aprender, sea capaz de aportar algo, aprenda de los demás, se creen ideas conjuntamente y todos sean capaces de desarrollarse mutuamente. El círculo apoya a sus miembros para alcanzar sus metas, los anima, les hace recomendaciones, los inspira y les ayuda. En este presente tan turbulento, con cambios tan rápidos, estas habilidades son necesarias para encontrar soluciones para el futuro.

a man in the middle wants to learn frequently

Visualización de los cinco componentes del Trabajo en Voz Alta

Cuando los empleados traen transformación a la empresa por propia iniciativa

Un pequeño grupo empezó en el verano de 2015 a probar el Trabajo en Voz Alta en Bosch. Hoy en día, miles de sus empleados en 40 países de todo el mundo, incluyendo la India, Brasil y los Estados Unidos, han probado los Círculos. Así, Bosch está buscando establecer la cooperación en red como base de una empresa ágil. La gestora del proyecto, Katharina Krentz, no sólo valora el Trabajo en Voz Alta como método de aprendizaje en red y gestión de conocimiento, sino que sabe que trabajar en un Círculo cambia la mentalidad y la actitud de los empleados de forma positiva. La práctica del Trabajo en Voz Alta ha roto los patrones y conductas tradicionales y ha introducido en Bosch una mentalidad digital. Desde febrero de 2018, la iniciativa recibe el apoyo de la más alta dirección, por parte Christoph Kübel, Director de Relaciones Industriales. “El Trabajo en Voz Alta nos permite promover la colaboración digital y avanzar nuestra cultura de conocimiento y trabajo, mejorando así nuestra fuerza innovadora”.

De esta forma, Bosch ha puesto en marcha algo que Bert Vries, Gestor de IT en CMS Holanda, considera necesario. En 2015 estableció en Holanda la Comunidad de Práctica del Trabajo en Voz Alta, y cree que debería ser una habilidad esencial para todo empleado que desarrolla y da apoyo a empresas. En lo que a él respecta, es un hecho probado que, en principio, el Trabajo en Voz Alta ayuda a los empleados diariamente a centrarse en una meta y conseguirla de forma más rápida y sencilla.

El conocimiento no es un estado, es un proceso

Las ventajas del Trabajo en Voz Alta como método de desarrollo de los empleados dentro de una organización son muy claros. No requiere mucho tiempo o preparación, no es caro de poner en marcha y es autoexplicativo. Se puede hacer repetidamente. Une a los empleados de una forma personal con la meta que han elegido. No importa lo tímido, escéptico, introvertido o experimentado que seas; cada reunión demuestra cómo pequeños pasos pueden conducir a un gran efecto. De repente, las ideas de otros ayudan a una persona, o se puede contactar con un experto en la empresa que trabaje sobre algo parecido, o un colega puede sugerir una solución desde una ubicación remota. Esta respuesta positiva a la propia actividad motiva a las personas en el trabajo, refuerza la fe en uno mismo y es agradable.

Para Andreas Schorn, quien inició el Trabajo en Voz Alta en BMW, el cambio más importante es que realmente nacen nuevas ideas a un ritmo rápido gracias a esos contactos y relaciones en el trabajo, ampliando los límites de un departamento o un sector, especialmente en la red social de la empresa. Así debe funcionar el nuevo conocimiento. No tiene ningún sentido que el conocimiento se formalice y se almacene en alguna base de datos en algún sitio. Sólo será productivo como información, como parte de un intercambio, cuando ayuda a resolver una tarea. En su opinión, el Trabajo en Voz Alta establece la base cultural de una empresa ágil.

En la segunda entrega de este artículo veremos una entrevista con John Stepper, autor de “Working out Loud. For a better career and life”. Entre otras cosas, nos contará como se está utilizando el Trabajo en Voz Alta en PYMEs, en qué puede fallar y cómo ponerlo en marcha tú mismo.

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