Con el auge de los ordenadores el consumo de papel ha vuelto a crecer, y sigue haciéndolo en todo el planeta. Son malas noticias para el mundo y el clima, pero también para los beneficios – e innecesario, porque hoy en día es realmente fácil reducir el consumo de papel dentro de una empresa, o incluso arreglárselas sin usar papel en absoluto.
DECOS: Una empresa sin papel
La empresa holandesa DECOS es pionera el el trabajo sin papel. Desde 2011 ha estado haciendo de forma sistemática todo lo posible para funcionar sin papel. No sólo en los escritorios, en las reuniones o en su contabilidad, sino también en la cocina y en los aseos, en los que usan un modelo japonés. “Ya no tenemos carpetas, archivadores ni estantes. Trabajamos de forma completamente digital”, cuenta el fundador de la empresa Paul Veger. Un agradable efecto secundario es que ya no es necesario organizar las mesas de trabajo, puesto que han desaparecido los bolígrafos y tarjetas de visita, así que ya sólo quedan los ordenadores. DECOS ofrece a sus clientes soluciones de software y aplicaciones diseñadas para mejorar sosteniblemente con soluciones digitales la vida diaria en el trabajo, en casa y en la comunidad.
Estonia: Un país con administración digital
Desde que consiguió la independencia en 1991, la pequeña república báltica ha confiado siempre en los procesos digitales entre los ciudadanos y la administración, con el convencimiento firme de que menos papel representa más productividad. Un requisito necesario para ello es la garantía de libre acceso a Internet en todo el país, incluyendo los bosques o las playas. Cada ciudadano tiene asignado un identificador personal para comunicarse con la administración. Se introdujo en 2002 y ahora lo utiliza más del 90% de la población. Registrar un cambio de dirección, la identificación personal o registrar un nacimiento puede hacerse on-line mediante firma digital, sin papel, sin cita previa y sin esperas. Los 1,3 millones de estonios tienen disponibles más de 600 servicios de administración digital, incluyendo devoluciones de impuestos y voto electrónico.
Marks & Spencer (M&S): Ahorrando algo más que papel con el Plan A
Esta cadena minorista, con más de 1.400 tiendas en todo el mundo y tienda on-line, ha estado trabajando en el “Plan A” desde 2007. El plan fija que M&S debe comprometerse con 100 objetivos para convertirse en una empresa sostenible. Entre otras cosas quiere producir cero residuos. Para conseguirlo ahorran papel siempre que les es posible: oficinas, tiendas, envíos y marketing. En cuatro años el uso de papel de impresora se ha reducido un 29% y el de papel de embalaje un 26%. Las tareas que hacen uso intensivo del papel, como contabilidad, nóminas, catálogos publicitarios y cartas han sido digitalizadas. El uso de bolsas se ha reducido un 80% desde 2007, ascendiendo el ahorro a un total de alrededor de cuatro mil millones de bolsas. Cada vez más productos en las tiendas llegan a las estanterías sin envoltorio. Desde junio se viene utilizando un láser ligero para marcar el código de barras, la fecha de consumo preferente y el logotipo en la piel de los aguacates. De acuerdo con M&S esta tecnología ahorrará diez toneladas de papel y cinco toneladas de adhesivo.
La gestión documental digital puede ahorrar mucho papel
Estos ejemplos muestran que es posible trabajar y vivir con menos papel, ya sea como persona o como empresa. Los requisitos técnicos para conseguirlo están aquí desde hace mucho tiempo: escáneres y aplicaciones, sistemas de gestión de datos (DMS), sistemas empresariales de gestión de contenidos (EMS) o gestión empresarial de información (EIM). En Europa también existen los requisitos previos legales para hacer que los procesos digitales sean seguros. Los beneficios se hicieron patentes rápidamente: Se acabaron los metros y metros de carpetas en archivadores, sólo es necesaria una búsqueda rápida para que cualquiera que lo necesite pueda localizar un documento. Los costes de material de oficina y franqueo se han reducido prácticamente a cero y las mesas están más ordenadas. Ahorrar papel proporciona no sólo beneficios como el ahorro de tiempo y dinero, y la ayuda al medio ambiente, sino que también hace que los empleados sean más productivos y a veces más felices.