Scrum: El antídoto contra los procesos rígidos

Siemens, Vodafone y Porsche son algunas de las grandes empresas que confían en el trabajo ágil en equipos pequeños. El método Scrum forma ya parte de su naturaleza. ¿Pero cuáles son las ventajas de Scrum? ¿Y cómo pueden beneficiarse de él las PYMEs? Te explicamos este método ágil.

El método Scrum está ya bien establecido en la gestión ágil de proyectos, y esto ha ocurrido porque tiene éxito donde los métodos convencionales fallan: Sirve para completar con éxito y eficientemente tareas complejas, incluso contando con recursos limitados. Para ello Scrum se vale de un principio sencillo.

¿Qué es Scrum?

Los programadores adoptaron este término para describir un método ágil en el desarrollo de software. Su sistema: Deshacer el nudo de las tareas existentes y los nuevos desarrollos, simplificando el proceso.Un cliente quiere tener un producto terminado dentro de un plazo. En el mundo IT, estas disquisiciones son prácticamente imposibles de atender, porque el proceso diario de desarrollo se mueve dentro de la impredictibilidad. Antes de la llegada de Scrum, estos factores nunca se tenían en cuenta, y el resultado era con frecuencia retrasos y malos productos.

Scrum resuelve este problema reorganizando los roles de los miembros de un proyecto, desmantelando las viejas estructuras y reuniendo tareas en resultados parciales flexibles que dan lugar a productos intermedios.

¿Cómo funciona Scrum?

Cada producto consiste en tareas parciales, y cada tarea forma parte del resultado. Los métodos de gestión de proyectos convencionales asignan una prioridad a cada tarea, y las van resolviendo una después de otra. Sin embargo algunas tareas requieren más tiempo que otras. Si los recursos son limitados, especialmente en equipos pequeños, se puede crear retraso (backlog) en algunas tareas que impida que otras arranquen. Scrum tiene la solución para esto: Se seleccionan las tareas, se las agrupa y se crean ciclos, que se conocen como sprints.

¿Qué es un sprint?

Un sprint consiste en terminar un conjunto de tareas predefinidas en un cierto tiempo. Las tareas que se incorporan al sprint están definidas por el backlog del producto, que es la primera herramienta de Scrum. El concepto de Scrum maneja tres herramientas. Se trata de conjuntos de tareas y resultados que se crean según el proyecto va desarrollándose.

Antes del sprint, el equipo se reúne para planificarlo y fija un backlog del sprint, que es la segunda herramienta de Scrum. En él se definen y priorizan todas las tareas del sprint, creando lo que se llaman tickets.

Un ticket reúne normalmente las tareas a realizar en un día, mientras que un sprint puede extenderse de una a cuatro semanas. Una vez se han completado todas las tareas, el backlog del sprint se cierra. El objetivo de cada sprint se llama un incremento de producto, que es la tercera herramienta Scrum. Cada uno de ellos es un producto parcialmente terminado que funciona.

El sprint está basado en dos pilares: la priorización y la reevaluación. Esto implica que un sprint se adapta a las novedades y aprende de los resultados obtenidos en otros sprints, para responder de forma más flexible en los siguientes sprints. El tablero Scrum es un elemento imprescindible en este proceso de trabajo.

¿Qué es un tablero Scrum?

Otro principio del método Scrum es la transparencia en el proceso de trabajo. Con Scrum, todos conocen todo. El tablero de Scrum centraliza las listas de tareas pendientes de todos los miembros del equipo en un único lugar. Todos pueden echarle un vistazo en cualquier momento. El tablero muestra qué tickets se están procesando, cuáles se han terminado, y cuáles están aún a la espera de comenzar. Esto implica que hay tres diferentes estados en un proceso Scrum. El flujo de trabajo mejora, porque el tablero permite observar el avance de un sprint y el equipo puede reevaluar y priorizar tareas durante el propio sprint.

Roles Scrum

El método Scrum no sólo simplifica los procesos, sino que simplifica también el trabajo en equipo, porque es un método ágil que rompe con las jerarquías tradicionales. Sólo reconoce tres roles: El propietario del producto, el maestro de Scrum y el equipo de Scrum.

El propietario del producto

El propietario del producto registra todas las condiciones y requisitos para el desarrollo del proyecto Scrum en un catálogo de tareas llamado backlog del producto. El objetivo de este rol es que se gestione el backlog de producto y se complete el proyecto Scrum. Para ello descansa en el trabajo del equipo de desarrollo.

El maestro de Scrum

El maestro de Scrum se ubica entre el propietario del producto y el equipo. Se asegura de que el equipo de desarrollo pueda trabajar en sus tareas sin que les molesten. Para ello, el maestro es responsable de todas las tareas de organización, como poner fecha a las reuniones y consultar con el propietario del producto. Se ocupa también de que el equipo cumpla con el objetivo del sprint y aconsejarles para que esto ocurra. El maestro de Scrum puede también formar parte del equipo de desarrollo.

El equipo de Scrum

Un equipo de Scrum consiste en al menos dos personas, pero en la práctica se ha comprobado que un equipo de este tipo con hasta siete personas sigue siendo efectivo.

La gran diferencia entre Scrum y la gestión de proyectos convencional es que el equipo de desarrollo organiza su propio trabajo y toma decisiones sin la intervención de sus superiores. Esto elimina las comprobaciones y las aprobaciones, pero también implica que todos adquieren más responsabilidad.

Dile adiós a los procesos rígidos: El método Scrum se basa en una gestión de proyectos flexible, que ayuda incluso a los equipos pequeños a llevar a cabo tareas complejas. #jobwizards http://bit.ly/2HPxInY

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El proceso Scrum

Imagínate un proyecto en el que todos lo saben todo. Esto no complica el proceso, sino que los implica. Esto ocurre cuando todos están informados y, si hay algún atasco, todos lo saben. Todos los participantes en el proyecto pueden intervenir de forma más flexible, para lo cual el trabajo se organiza en sprint cíclicos y reuniones regulares.

¿Qué ocurre en el proceso Scrum?

El proceso Scrum se estructura de forma cíclica. Consiste en una secuencia fija: Planificación, consulta, implementación, retroalimentación y evaluación. Tras la planificación de sprint viene el propio sprint, consistente en reuniones diarias. Tras el sprint hay una revisión y una retrospectiva, que consisten en dos reuniones de retroalimentación. El ciclo termina y comienza uno nuevo, hasta que se terminan todas las tareas que aparecen en el backlog del producto.

¿Cuáles son los tipos de reuniones Scrum?

Para que un proceso Scrum tenga éxito hace falta no sólo que se terminen las tareas de un sprint, sino que se celebren las reuniones con todos los participantes. Hay cuatro tipos de reuniones:

  • En la planificación del sprint, el equipo Scrum decide qué tareas del backlog de producto van a acometerse en el siguiente sprint. El equipo de desarrollo lleva a cabo la planificación de forma libre.
  • La reunión Scrum diaria es una reunión matinal frente al tablero de Scrum. El equipo intercambia de forma breve toda la información sobre las tareas del sprint. Esto fomenta las sinergias en el trabajo diario.
  • En la revisión del sprint, el equipo Scrum presenta los resultados de un sprint terminado al propietario del producto. Esta información le sirve al propietario para modificar o añadir tareas en el backlog del producto.
  • La retrospectiva del sprint es la revisión, con el maestro de Scrum, de un sprint que ha terminado. ¿Se han terminado todos los tickets a tiempo? ¿Se han producido novedades no previstas? Las respuestas a estas preguntas ayudan en la planificación de los siguientes sprints.

¿Cuál es la diferencia entre Scrum y Kanban?

Todos los que utilizan el método Scrum van a cruzarse en algún momento con el término Kanban. Se trata de otro método de gestión ágil de proyectos que sigue unos principios parecidos. Ambos métodos utilizan backlogs y tableros. Kanban utilizan también métodos de trabajo transparentes, equipos pequeños de especialistas y reuniones regulares.

Mientras que Scrum hace hincapié en la velocidad y en los productos terminados, Kanban está más enfocado a la realización continua de tareas sin hitos predeterminados. Kanban no es un proceso cíclico, es un proceso continuo. Carece de un backlog de sprint, aunque cualquiera puede iniciar una tarea en cualquier momento. La ventaja es que las nuevas tareas pueden arrancar más deprisa, sin necesidad de esperar hasta el siguiente sprint. En algunos casos Kanban resulta incluso más flexible. Sin embargo, los equipos Scrum son capaces de gestionar más tareas en paralelo, lo cual acelera el flujo del proyecto. Te toca a ti decidir cuál de los métodos ágiles es más indicado para tu proyecto.

¿Por qué utilizar el método Scrum?

Los procesos Scrum están especialmente indicados en proyectos que requieren un equipo diario de desarrollo. No está indicado para proyectos a gran escala, que involucren a varios equipos. Este método regula claramente la comunicación interna, pero no está pensado para flujos de trabajo entre diferentes equipos.

Las grandes empresas que tengan muchos departamentos pueden sacarle partido porque se aprovecha la experiencia de equipos multidisciplinares que trabajan estrechamente conectados. Las PYMEs puede aprovechar mejor sus limitados recursos mediante el método Scrum, pudiendo abordar con él proyectos más grandes de lo que podían hasta ahora.

Scrum rompe con las viejas estructuras corporativas. Los miembros de los equipos son prácticamente autónomos. Por ejemplo, el maestro de Scrum es más bien un consejero que ocupa el puesto de jefe de proyecto. Los métodos ágiles traen jerarquías más planas. Las empresas tienen que adaptarse a estas nuevas estructuras de trabajo, y esto es algo que requiere planificación.

Pero los resultados valen la pena: Tu empresa será más efectiva y flexible. Las nuevas estructuras mejoran la motivación de los empleados y sus resultados, y eso es algo que gusta a los clientes.

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