SaaS: Ventajas competitivas seguras con el Software como Servicio (I)

Costes calculables, mejoras en la seguridad, mayor flexibilidad: Cada vez más PYMEs y proveedores confían en soluciones basadas en la nube. Konica Minolta ofrece, a través de sus expertos en IT, soluciones personalizadas SaaS (Software as a Service, Software como Servicio) para cualquier organización y área de negocio.


La invención de Internet hizo posible el desarrollo posterior de la computación en la nube (cloud computing) y de los servicios en la nube asociados. En la práctica la computación en la nube requiere varias estructuras IT y servicios en una nube de datos, sin que requiera estrictamente instalar nada en los ordenadores locales.

Cómo pueden las PYMEs sacar partido al SaaS y los servicios en la nube

Se trata de un modelo cada vez más dominante, como muestra el estudio IDG sobre computación en la nube de 2018 (Insights Intent and Engagement). Esta encuesta muestra que la mayoría de las empresas y organizaciones prefieren una mezcla de soluciones: De media, el 23% utilizan software como servicio, el 16% infraestructura como servicio (IaaS) el 9% emplean una plataforma como servicio (PaaS). Pero el 53% aún no utilizan ningún servicio en red.

Pero las PYMEs están muy interesadas en los servicios en la nube. En parte porque por fin pone a su disposición soluciones que están adaptadas a empresas de todo tipo y tamaño. Las aplicaciones en la nube de acuerdo al modelo SaaS, que antes tenía como objetivo a las grandes empresas, se están haciendo cada vez más atractivas para los pequeños negocios.

El día a día del trabajo IT en las empresas demuestra que las aplicaciones tradicionales tienen similitudes con los ecosistemas: Ambos evolucionan a lo largo del tiempo para convertirse en complejas estructuras orgánicas. Aunque esto a veces hace que los flujos de trabajo se hagan más complicados de lo necesario. Si en algún momento tienes que cambiar la aplicación, esto puede acarrear también cambios en otros programas.

Cada vez más responsables se dan cuenta de que al utilizar SaaS ya no tienen que ocuparse de este tipo de problemas. Los cambios de software están siempre incluidos en el servicio. Si tu proveedor de soluciones SaaS es fiable, se ocupará de todos los cambios necesarios cuando se produzcan actualizaciones de software.

“Naturalmente, es crucial no perder de vista todo el sistema”, dice Philip Plischke, Senior International Business Development Manager en Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH. “Por ejemplo, establecer un interfaz de usuario único en el que se muestren todas las funciones y aplicaciones es un gran avance para el usuario”.

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Cinco razones por las que las PYMEs y “como servicio” son la pareja perfecta

Hay cinco buenas razones que hacen que la computación en la nube y los proveedores SaaS sean cada vez más populares entre las PYMEs:

  1. La digitalización y los desarrollos tecnológicos en los años recientes han hecho que las condiciones de trabajo en IT sean cada vez más complejas, y que muchos departamentos de IT de las PYMEs queden desbordados por ello.
  2. El rápido desarrollo de Internet ha traído también una falta de especialistas en IT. En este contexto el SaaS puede ser muy práctico y ahorrar costes a las PYMEs.
  3. El uso de SaaS ayuda en los procesos de diseño aumentando la eficiencia y la austeridad, reduciendo los costes y ahorrando en el presupuesto de IT.
  4. La digitalización y los nuevos modelos de negocio han creado nuevos campos de trabajo digitales para muchas PYMEs, como el comercio electrónico, la gestión de contenidos o el trabajo con software CRM. Para gestionar todo ello se necesitan nuevas soluciones de software.
  5. Por último, la seguridad de las soluciones SaaS supone un alivio para muchas PYMEs.

El SaaS tiene muchas ventajas: Por qué las soluciones SaaS son una buena idea para las PYMEs

Además de los puntos anteriores, hay también otras ventajas objetivas de las soluciones Software como Servicio:

  • La escalabilidad: Se trata de la capacidad de adaptar el tamaño (aumento o disminución) de las capacidades de la aplicación, lo cual es una factor relevante en unos tiempos que requieren cada vez más flexibilidad y agilidad en los mercados.
  • Además de esta flexibilidad, hay que tener también en cuenta la portabilidad. La actual infraestructura IT hace que el trabajo entre ubicaciones o incluso entre países no sea un problema. Con las soluciones SaaS se avanza en esta dirección y se hace más fácil la colaboración, a la vez que se disminuyen los costes de hardware.
  • Es más fácil cumplir con todos los requerimientos de protección de datos porque es el proveedor el responsable de proporcionar la privacidad y la seguridad de los datos, como la copia de seguridad o la recuperación de datos, algo muy favorable para los gestores de IT.
  • En tiempos turbulentos, Konica Minolta dispone de centros de datos en Europa, Dinamarca y Suecia, lo cual es un incremento de la seguridad para las PYMEs europeas, porque todos los datos están alojados en Europa.
  • Muchas soluciones SaaS funcionan con el sistema paga-lo-que-usas (pay-as-you-use), lo cual hace que sea fácil iniciarse en ellos.
  • Se mejoran las condiciones para la colaboración gracias a la personalización de la solución, tanto dentro de la propia empresa como con los clientes o con los socios de negocio.

 

Everything as a Service

Workplace Go: Flujos de trabajo claros con SaaS

Un buen ejemplo de las ventajas del SaaS es Workplace Go, desarrollado por Konica Minolta. Workplace Go está basado en Microsoft Office 365, pero cuenta con la ventaja de que todas las aplicaciones están integradas en un interfaz de usuario común, haciendo que sea inmediatamente visible y accesible. Los usuarios no necesitan cambiar de un programa a otro.

En otras palabras, Workplace Go ofrece a las PYMEs un espacio de trabajo digital personalizado para sus necesidades, con su propia marca. Así se evita trabajo innecesario y búsquedas tediosas. En su lugar, las aplicaciones como la intranet, el cliente de correo, el calendario, las tareas, las bases de datos y las redes sociales se combinan en un interfaz que puede ser accedido desde un ordenador de sobremesa, tableta o teléfono inteligente. Workplace Go permite la colaboración flexible entre el trabajo en la oficina y en casa, o incluso con empleados externos.

 

Workplace Go dashboard
Workplace Go by Konica Minolta

 

Dispatcher Paragon: Aumento de la seguridad y control de costes con Impresión como Servicio

Un segundo ejemplo muestra cómo Konica Minolta puede ayudar a las PYMEs a aumentar su seguridad y no perder de vista los costes. Dispatcher Paragon es una plataforma de control de costes para la impresión, copiado y escaneado. La idea es que al definir específicamente cada trabajo de impresión, el servidor asegura la monitorización global de todo el proceso de impresión, por ejemplo en bancos, compañías de seguros, departamentos de administración o instituciones educativas.

La impresión segura es cada vez más importante en las redes profesionales. Las credenciales de usuario son una de las funciones principales de la aplicación de registro inteligente. Al supervisar cada actividad, Dispatcher Paragon optimiza el entorno de impresión y reduce los costes a largo plazo.