Reuniones online efectivas: Podemos hacerlo mucho mejor

El panorama de las reuniones está cambiando. Por ejemplo, en 2017 una de cada cuatro reuniones en empresas alemanas fueron virtuales. Sin embargo, las conferencias regulares online siguen pareciéndonos a veces como una desagradable pérdida de tiempo. Alexandra Altmann, una psicóloga empresarial experta en cooperación virtual, nos explica por qué.

Tener éxito en las conferencias online: Los mejores trucos y consejos

Ya se trate de la industria del automóvil, del pequeño comercio, los servicios o la construcción, los responsables y los empleados de las PYMEs se enfrentan cada vez más al reto de comunicarse con clientes, socios o colegas que no están presentes. Cada vez son menos frecuentes los encuentros personales, ya que requieren tiempo y cuestan dinero. No es ninguna sorpresa que una de cada cuatro reuniones que han tenido lugar en empresas alemanas en 2017 hayan sido virtuales, lo que permite interactuar con clientes o colegas cuando se trabaja en casa o se está de viaje.

En las videoconferencias (Skype Business, WebEx, GoToMeeting, Vitero o Adobe Connect Pro), los participantes pueden verse los unos a los otros cuando hablan. Pero aquí aparece el primer factor en el que las reuniones virtuales no cumplen las expectativas: La experiencia dice que el 95% de los participantes no encienden su cámara o ni siquiera tienen una que funcione, nos cuenta la psicóloga Alexandra Altmann. Esta consultora tiene más de 25 años de experiencia en consultoría internacional y en 2015 fundó la consultoría online virtuu. Nos explica cuáles son los estándares que se aplican a una reunión online efectiva.

Experta en cooperación virtual

Alexandra Altmann
Alexandra Altmann es la fundadora de virtuu e imparte talleres online para responsables. Esto le convierte en una pionera del desarrollo de la gestión virtual en los países de habla germana. Esta psicóloga empresarial tiene más de 25 años de experiencia en consultoría y formación en liderazgo, trabajando para Accenture y FranklinCovey, entre otras firmas.

1. Una idea central: Qué es lo importante al planear reuniones online y videoconferencias

“En mi experiencia, para muchos empleados no está lo bastante claro de qué va a tratar la reunión”, explica Alexandra Altmann. “En muchos casos no hay una agenda precisa y no se establece claramente qué se espera que aporte cada persona. Los participantes ven una lista de asistentes en la pantalla, pero no se hace una presentación de los hechos ni se evalúa. Las decisiones y los resultados de la reunión no se registran formalmente para claridad de todos. Al terminar la reunión es frecuente que no se sepa con claridad qué es lo que se ha decidido”.

Esta consultora y psicóloga empresarial enfatiza con frecuencia la importancia de tener una agenda bien establecida, incluyendo una planificación temporal, para que los asistentes a una reunión virtual permanezcan activos y participen. Según Alexandra Altmann: “En nuestras encuestas, el 90% de los asistentes a reuniones online confiesan que están haciendo otras cosas mientras se lleva a cabo la reunión: Leen su correo electrónico o sus redes sociales o siguen trabajando. Algunos incluso hacen gimnasia”.

Esta experta en cooperación virtual es consciente de que sin contar con una idea central y una buena planificación temporal no es posible crear una atmósfera creativa en la reunión. “El punto más importante es planificar no sólo tiempo para una presentación, sino sobre todo tiempo para debate”, explica Alexandra Altmann. “El debate tiene que estar moderado activamente, utilizando las herramientas que proporcionan las salas de reunión virtuales, como son los chats, encuestas, pizarras, etc. Nuestra regla básica en estos casos es: Asignar un tercio del tiempo de la reunión para presentar y dos tercios para debatir”.

2. Pros y contras de las reuniones online

Todos los meses se celebran unos 100 millones de reuniones online, sólo a través de Skype for Business. Una ventaja muy clara de las reuniones online es el ahorro en costes y en tiempo, con la ventaja adicional de mejorar el equilibrio entre vida personal y laboral. Si se conocen las herramientas adecuadas y se planean bien las reuniones, aumenta la productividad y la calidad en la colaboración, así como la implicación de los participantes.

Sin embargo, si no se planifican y se moderan las reuniones de forma profesional, es imposible que se desarrolle una atmósfera comparable a la de una reunión presencial. Raramente aparecen las bromas o la charla informal que son frecuentes en las reuniones personales. No existe intercambio creativo, los participantes se aburren y desconectan, y no se obtienen resultados. “Un tremendo despilfarro de recursos”, califica Alexandra Altmann. El problema es que en muchas PYMEs se da por hecho que los responsables están automáticamente preparados para gestionar bien las reuniones virtuales. Pero, estando online, se requieren habilidades que van más allá de la gestión de una reunión presencial. Exponemos a continuación los problemas y soluciones que se presentan online.

3. La primera vez: Por qué muchas reuniones online no funcionan desde el primer momento

“¿Me oyes”; “¡Esto se entrecorta!”; “¿Ves ahora mi pantalla?”. Son frases que todos hemos oído antes de una conferencia en Skype. “Comprobar el funcionamiento de la tecnología antes de empezar es esencial”, dice Alexandra Altmann, “pero hay costumbre de echarle a la tecnología la culpa del fracaso de una reunión online. Las herramientas no son las culpables de la falta de efectividad, sino el estado mental y las habilidades de las personas, que tienen poca experiencia en cómo hacer que esas reuniones sean productivas e inspiradoras”. Hace falta una gestión experta de las herramientas online. La experta en cooperación virtual ve tres problemas principales y nos da consejos para resolverlos:

Problema: Confusión. Solución: Claridad

Con frecuencia no está claro qué se espera de cada asistente a la reunión, y los resultados raramente están claros para los asistentes.

Consejo: Preparar una agenda para la reunión, publicar el documento para que esté disponible para todos a la vez. Dejar que cualquiera pueda añadir algo a la agenda por adelantado, y de esta manera conseguiremos que todos se impliquen.

Problema: Falta de ambiente. Solución: Emoción

En las reuniones personales hay bromas y risas, mientras que en las reuniones online es raro que se haga algún tipo de conexión emocional entre los asistentes. En muchas ocasiones después de la reunión los participantes están cansados y frustrados, porque no ha habido ninguna conexión de verdad.

Consejo: Hay que planear con tiempo suficiente un intercambio personal. Hay que dejar tiempo para que los participantes muestren su aprecio por los demás. Nunca debe faltar en un equipo virtual.

Problema: Despilfarro de recursos. Solución: Planificación

Una reunión online de una hora en la que diez personas están a la vez haciendo otra cosa es una forma de malgastar el tiempo, la energía y el potencial creativo.

Consejo: Hay que distribuir la información con tiempo suficiente antes de la reunión, para que todo el mundo pueda leerla. Durante la reunión, hay que concentrarse en recoger y debatir los puntos de vista y la experiencia de los asistentes. Si se trata de tomar decisiones conjuntas, utilizar la herramienta de votación de la sala de reunión.

4. ¿Con o sin?: ¿Se necesita una cámara para una reunión online?

Absolutamente, pero la realidad es muy diferente. En la mayoría de las reuniones online la cámara no está encendida, no está bien ubicada o puede que ni exista. Alexandra Altmann nos dice que “me recuerda a un fuego de campamento: Te reúnes con otros, escuchas lo que uno de ellos está contando y te marchas”.

Naturalmente hay ocasiones que justifican este tipo de reuniones, por ejemplo cuando hay noticias importantes que difundir o se trata de aumentar el sentido de grupo. Sin embargo, la mayoría de los equipos tienen una tarea compartida que conseguir “y, en ese caso, no nos vale con una reunión tipo fuego de campamento”, dice Alexandra Altmann. Para ella no hay duda: “En una reunión online eficiente en la que todo el mundo está presente y se trabaja conjuntamente de forma óptima, cada asistente necesita una cámara”.

Las reuniones web pueden ser muy personales y mucho más baratas, siempre que todos enciendan su cámara y se tomen la molestia de conocerse entre sí #jobwizards #onlinemeetings http://bit.ly/2QTFgck

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5. Inicios de proyecto online: Planear las reuniones online profesionalmente y empezar con buen pie

“Al comenzar un nuevo proyecto, es necesario que los implicados y sus compañeros de equipo se conozcan, desarrollen confianza y comprendan los objetivos comunes”, dice Alexandra Altmann. ¿Es eso posible en una reunión online? ¿No es necesario encontrarse personalmente?

“Si el presupuesto incluye gastos de desplazamiento y tiempo para reuniones personales, entonces ésta es la mejor opción”, dice la psicóloga. “Pero una reunión web puede ser también muy personal y es mucho más barata, siempre que todos enciendan su cámara y se tomen la molestia de conocerse entre sí. Es más fácil que una persona asigne dos horas en su calendario para una reunión online que dos días para encontrarse en algún lugar”. Los costes de un arranque de proyecto online también son muy inferiores a los de un evento que requiera viajar, alquilar una sala de reuniones y catering. “Incluso si hay que comprarle una buena webcam a todo el mundo para las reuniones online”, concluye Alexandra Altmann.

Equipo & Transformación