Lugar de trabajo

Reforzando un equipo distribuido

En los últimos tiempos las empresas han tenido que hacer rápidamente que sus equipos trabajen de forma remota. En muchos casos simplemente han hecho lo que han podido para que sus empleados puedan trabajar desde sus casas. Pero hay reglas y protocolos que hay que seguir para asegurarse de que los equipos siguen trabajando eficientemente y, muy importante, de forma segura. En este artículo te damos algunos consejos para ayudarte a hacer la transición.

17.07.2020
5 minutos 5 minutos
RemoteWork042120_New-1.png
Contenidos
Cómo asegurar la eficiencia y la seguridad cuando se cambia hacia el trabajo en remoto

Cómo reforzar rápidamente un equipo distribuido

Seguramente ya hayas habilitado a tus equipos para el trabajo en remoto, pero aquí tienes algunas líneas de trabajo que estamos observando:

VALORA las capacidades remotas, seguridad y productividad de tu infraestructura:

  • PORTÁTILES Y TABLETAS — ¿Pueden los usuarios conectarse sin problema a los recursos de la empresa, vía VPN, servicios de escritorio remoto (RDS) o aplicaciones SaaS? ¿Tienen instaladas todos los dispositivos herramientas de seguridad que sean gestionables?
  • ORDENADORES CASEROS — Asegúrate de que los ordenadores caseros pueden conectarse a tus recursos siguiendo buenas prácticas de seguridad. Gestionar la seguridad de estos ordenadores es más difícil que los ordenadores de la empresa que previsiblemente tenían ya instaladas herramientas de seguridad.

 

HABILITA las herramientas de productividad para las que tengas licencia:

  • COLABORACIÓN — ¿Tiene tu empresa herramientas de colaboración remota, como dokoni SYNC&SHARE, servicios en la nube, Microsoft Teams o Sharepoint?
  • ACCESO WEB — Muchos usuarios no saben que muchas aplicaciones pueden accederse a través de la web, sin necesidad de una VPN. ¿Saben tus empleados cómo acceder a aplicaciones como dokoni SYNC&SHARE, Office365, Outlook o OneDrive?

 

CONCIENCIA RESPECTO A LA SEGURIDAD es crítica:

 

Cómo asegurarte de que tus empleados están gestionando bien el cambio

  • Comunicación, comunicación, comunicación.
  • En estos tiempos de cambio tan rápido, es vital asegurarse de disponer de una comunicación a través de múltiples canales. No todos los usuarios se adaptan de la misma manera, sobre todo si están acostumbrados a trabajar con sus compañeros en la oficina.
  • Aprovecha las ventajas que te proporcionan las herramientas tecnológicas — muchas de ellas pueden funcionar como si se estuviera en la oficina. Hay herramientas para la comunicación unificada, para compartir una pizarra, chats y videoconferencias. Puede que te sorprenda el que las reuniones se vuelvan más ajustadas a su tema y se llegue a definir en ellas acciones más acertadas.
  • Comprueba que tu equipo está funcionando bien. ¿Se les presenta alguna dificultad respecto a su productividad? ¿Mantienen un equilibrio entre vida laboral y privada? La mayoría de las personas tiende a trabajar más horas cuando está trabajando en remoto.

 

Cómo seguir siendo eficientes y seguir cuerdos a la vez

  • Hay que mantener los horarios asignados a las reuniones. Si seguimos hablando pasado el tiempo asignado estaremos entorpeciendo otras tareas que también hay que hacer, y eso aumenta el estrés. Si somos considerados con el tiempo de los demás eso repercutirá en que estarán más enfocados en su trabajo.
  • No intentes replicar el funcionamiento de una oficina estableciendo demasiadas llamadas o reuniones. Hay que dejar que las personas se adapten. Trabajarán más eficientemente y obtendrán mejores resultados si no tienen que participar en una reunión cada dos horas.
  • Asegúrate de no acabar viviendo en tu mesa de trabajo, y que tampoco lo haga tu equipo. A veces se tiene esa sensación. Haz descansos, date un paseo, come lejos de tu mesa. Llama a alguien y no te preocupes de los diez mensajes de correo electrónico que acaban de aparecer en tu bandeja de entrada.

 

Es todo un reto adaptarse a una nueva realidad del trabajo en casa, y más si tienes niños y tienes que buscar un equilibrio entre una jornada laboral y la educación de los hijos. Konica Minolta puede ayudarte en muchos de estos retos con sus herramientas de colaboración y comunicación, tu seguridad IT, servidores y servicios y muchas más cosas.

 

También puede interesarte:

Espacios de trabajo híbridos: Cómo pueden las PYMEs trabajar con flexibilidad

Las megatendencias, como la digitalización y el nuevo trabajo, están...

Lugar de trabajo
12.03.2021

Consejos para trabajar eficientemente desde casa

Cómo hacer, paso a paso, que el trabajo en casa sea satisfactorio y productivo

Lugar de trabajo
24.04.2020

Cómo mejorar nuestras reuniones

Organizar una reunión que sea productiva y eficiente para todos los...

Lugar de trabajo
08.06.2018