Holocracia: Cuando el proceso dirige la empresa

¿Pero qué sensores tienes en tu organización? ¿Cómo localizas los procesos imperfectos, el retraso en las decisiones y las estructuras envejecidas? Son los empleados los que conocen esas cosas.

Las personas, actuando como «sensores», tienen acceso a una información muy importante. Pero sólo si comparten esa información se pueden poner en marcha unos cambios sensatos. Si ignoramos esta información, estaremos malgastando nuestro potencial y el anquilosamiento se apoderará de la empresa.
 

Cómo el conocimiento conduce al cambio

La capacidad humana de descubrir problemas en los procesos y de ver el potencial de cambio tiene una gran importancia. Cuanto más creativos somos y menos aceptamos el status quo, más queremos desarrollar lo que tenemos entre manos.

Pero, ¿cómo podemos transformar el conocimiento en cambio? La mayoría de las organizaciones no tienen una estructura de gestión que permita que la información de la que disponen los empleados se convierta en cambio. La jerarquía tradicional se ocupa de echar el freno.

Los responsables están muy a menudo en la línea del “predecir-y-controlar”. Las organizaciones esperan obtener un éxito permanente a través de la planificación, el control centralizado y una adhesión incuestionada a la estrategia establecida.

Pero este principio se está demostrando cada vez más ineficiente. El negocio cambia rápidamente, y las organizaciones no son lo suficientemente ágiles para seguir ese ritmo. Hacen falta nuevas formas de organización.

Pero la adaptación es posible, aunque requiere un sistema. Un sistema que, al igual que ocurre con el sistema operativo de un ordenador, tenga actualizaciones, ajustes y la posibilidad de desarrollarse.
 

La autoridad no requiere personas

La holocracia es ése sistema. No se basa en procesos de arriba a abajo, sino que requiere y promueve una nueva forma de autoridad, porque las oportunidades de influencia que tienen los líderes o los gestores están divididos en círculos compuestos por roles.

Esta nueva forma de organización fue propuesta por Brian J. Robertson, un desarrollador de software que fundó la empresa Ternary Software. Desde el nacimiento de esta empresa ha estado experimentando con estructuras organizativas nuevas y democráticas.

Brian Robertson presentó la holocracia por primera vez en 2007, con la que proponía ni más ni menos que una alternativa funcional a la jerarquía de gestión tradicional. Tres años más tarde publicó la Constitución de la Holocracia, que pone las bases para la formación de nuevas culturas corporativas.
 

Roles en lugar de cargos

La holocracia sigue la filosofía de reemplazar los cargos por roles. Según Robertson, los cargos tienden a estar desactualizados desde su mismo principio.

La holocracia diferencia entre roles y las personas que desempeñan esos roles. Una persona puede ejercer varios roles en un momento determinado, al igual que ocurre en su vida personal donde, por ejemplo, alguien puede ser a la vez padre, miembro de la comunidad, vecino, amigo y pariente. Al igual que ocurre en esos ejemplos, en la holocracia pueden tomarse decisiones en varios roles.

En las organizaciones, los roles en un círculo se redefinen de forma regular mediante un proceso colectivo de gobernanza. Así es posible ajustarlos a los requisitos siempre cambiantes de la empresa. Cada empleado puede presentar sugerencias para mejorar la estructura de la colaboración, y esas sugerencias se procesan en las llamadas reuniones de gobernanza. Un facilitador, que se elije dentro del mismo círculo, es el encargado de liderar el proceso de acuerdo con las reglas de la constitución.

Un nuevo modelo de gestión lateral

¿Pero cómo pueden los responsables de una organización ver que es el momento de echarle un vistazo a una nueva forma de organización que promueve la claridad y la transparencia sobre el trabajo de un equipo y ayuda a que los procesos de toma de decisiones sean directos y efectivos?

Para Dennis Wittrock, un asesor certificado en holocracia y autor, hay unas señales claras de cuándo hacerlo: “A menudo el proceso empieza cuando candidatos a los puestos de trabajo empiezan a cuestionar la estructura en las entrevistas de trabajo. Se dan cuenta de la estructura de arriba-a-abajo y echan en falta una estructura más plana. Esto suele ir en paralelo con un aumento de la insatisfacción entre los empleados. Las personas de la empresa que trabajan más cerca del cliente que los responsables empiezan también a dar señal de querer participar en las decisiones”.

¿Qué hacen las empresas con esta información? Si se lo toman en serio y quieren promover el cambio, empiezan a investigar. Hay varias formas y métodos de nuevos sistemas de gestión y oportunidades de colaboración que vale la pena conocer. Al final muchos de ellos empiezan por soluciones tipo agile o SCRUM, y acaban explorando una nueva forma de organización llamada holocracia.
 

Si no te lo tomas en serio, mejor no te molestes

“La holocracia funciona como un modelo ya probado, comparado con el sistema operativo de un ordenador. No necesitas buscar diferentes componentes y ensamblarlos, sino que puedes utilizarlo como un todo”, explica Dennis Wittrock. “Esto despierta el interés y hace la oferta más atractiva”.

¿Cuáles deben ser los primeros pasos de una organización que quiere implantar la holocracia?

Los que se dirigen a un asesor tienen ya en mente un objetivo claro, comenta Wittrock, porque son conscientes del rediseño radical de su autoridad y de la nueva gestión lateral que va a traer a la empresa.

Desde su experiencia, Wittrock cuenta que “Desde la primera reunión el cliente tiene que convencernos de que realmente quiere apostar por la holocracia. Renunciar al estatus y a la autoridad es dramático para los gestores. No es sólo un cambio superficial, sino que sacude realmente la estructura de poder de la organización. No todo el mundo está preparado para eso”.

El asesor tiene que descubrir si la empresa realmente quiere sufrir esa transformación. “La holocracia pone un espejo frente a las personas. No todo el mundo puede asumirlo. El sistema actúa como un genio en una lámpara: Una vez que ha escapado ya no puedes volver a meterlo. Una vez que las personas han probado la libertad de los roles autónomos que propugna la holocracia es muy raro que quieran volver a la forma anterior de hacer las cosas”.
 

Empresas que utilizan la holocracia

Hay muchas empresas que han optado conscientemente por esta nueva forma de organización basada en objetivos. A continuación algunas de ellas nos cuentan qué aspectos resultaron decisivos en su puesta en marcha, cómo ha sido recibido por los empleados y por qué no hay vuelta atrás.

Overstappen

Joris Evendik es el antiguo director ejecutivo de Overstappen.nl, una start-up de comercio electrónico fundada en 2008. En enero de 2017 la empresa firmó la Constitución de la Holocracia.

“Estábamos creciendo muy deprisa en ese momento, pero yo tenía la impresión de que actuábamos de forma reactiva en lugar de proactiva. Me di cuenta de que el que tenía la culpa era yo, no los técnicos que hacían el trabajo de verdad”, explica en su blog.

”Así que le pregunté al equipo de gestión: ¿Qué pensáis sobre ser gestores? A la mayoría no les gustaba, así que hicimos una encuesta en toda la empresa: ¿En quién confías más en tu responsable o en tus compañeros?“.

“Más del 80% respondieron que confiaban más en sus compañeros. La introducción de la holocracia supuso que no hubiera ya más gestores interponiéndose en el trabajo, porque ahora todos formaban parte de la gestión. Pero lo mejor fue que todos tuvieron que aprender a vender sus ideas, y eso fue mejor para todos”.

MYCS

MYCS es una empresa donde se encuentran varios mundos: El negocio clásico de los muebles se combina con la última tecnología en configuración. Kai Sap, uno de sus fundadores nos cuenta sus experiencias.

“La decisión de introducir la holocracia llegó con la necesidad de gestionar la complejidad y la velocidad que reina en las start-ups”, explica Kay Sap en su blog. “Como en muchas start-ups, teníamos entonces muchos empleados que estaban iniciando sus carreras. La pregunta para los fundadores era: ¿Actuamos como dictadores y gritamos órdenes o creamos capacidades, lo cual lleva más tiempo?”.

“Nos decidimos por arrancar una prueba piloto y probar la holocracia en un equipo de operaciones con entre 12 y 15 personas durante un año y medio. El grupo recibió además mucha ayuda para absorber la transformación. Hicimos también talleres con el equipo para saber los métodos de la holocracia”.

“Creo que es importante aportar a la organización a largo plazo experiencia interna o externa. Hacer un taller de dos días es condenar la experiencia al fracaso. Para nosotros no hay posibilidad de volver a la jerarquía. Nos lo han preguntado muchas veces. Nos quedamos con esta nueva forma de organización”.

Soulbottles

Johanna Ebeling, de Soulbottles, una start-up berlinesa que fabrica botellas de cristal y acero inoxidable, nos explica cómo su empresa se desarrolló gracias a la holocracia.

“Firmamos la Constitución de la Holocracia a finales de 2014, para poder reaccionar ante el crecimiento de la plantilla de forma relajada. Pero a la vez queríamos favorecer la responsabilidad personal de todos los empleados en sus áreas”.

“Queríamos reuniones más eficientes, con procesos claros que sirvieran para tratar los temas de la agenda con agilidad y transparencia. La holocracia nos dio la oportunidad de guiar a la empresa operativa y estratégicamente”.

“Ahora todos en la empresa saben quién es responsable de qué, dónde puede aportar sus ideas o cómo se toman las decisiones. La holocracia busca aumentar de forma efectiva la responsabilidad personal y la autoorganización, la capacidad de tomar decisiones descentralizadamente y la distribución del poder de toma de decisiones en toda la empresa”.