Los ocho pasos de un enfoque ágil
El trabajo y los métodos ágiles son, desde hace tiempo, un estándar en el desarrollo de software. Pero lo ágil se está convirtiendo también en una tendencia importante fuera de este sector. Las empresas se dan cuenta de que, para seguir siendo competitivas, necesitan cambiar su forma de gestionar proyectos.
Un estudio de The Boston Consulting Group titulado “Boosting Performance Through Organization Design” (“Impulsando el rendimiento mediante el diseño de la organización”) lo muestra con claridad: Las empresas ágiles obtienen hasta cinco veces más margen de negocio y crecen mucho más rápido. Más del 40% de todas las empresas ágiles ofrecen resultados por encima de la media. Sólo el 24% consiguen resultados por debajo de la media. Dejan atrás la rigidez de la organización y crecen más rápidamente que sus competidores.
Una nueva gestión de proyectos: Respondiendo rápidamente al cambio
Hace unos 30 años, se hizo evidente que los procesos que se utilizaban para el desarrollo de software no estaban a la altura de la demanda. Los tiempos de desarrollo de los proyectos eran demasiado grandes, los clientes no veían los resultados hasta el final del periodo de desarrollo y, en ese momento, los resultados raramente cumplían con las expectativas que se habían comunicado al inicio.
La culpa la tenía la gestión de proyectos convencional, que ofrece pocas posibilidades de controlar el proceso. Se fijaba el ámbito de los servicios, los plazos y costes, y terminarlo prematuramente es casi un fracaso. Los responsables preferían posponer los plazos de decisión y coordinación y redefinir el uso de recursos antes que ajustar los recursos estipulados al inicio del proyecto.
Como consecuencia de ello es el plan el que controla el proyecto. Si lo queremos es conseguir más flexibilidad y precisión en la planificación e implementación, necesitamos procesos diferentes que se concentren en la forma en que se gestionan los requisitos.
Comparativa: Gestión convencional y ágil
En la gestión de proyectos convencional, los proyectos se dividen en fases finitas. Se establecen metas claras en el inicio. Estas metas tienen que alcanzarse al final de la fase. Sólo entonces da inicio la siguiente fase. Si hay requisitos que cambian durante el transcurso de un proyecto, no pueden tomarse en cuenta hasta que el proyecto ha terminado.
Por eso la gestión de proyectos ágil utiliza sprint backlogs. Se trata de planes para ejecutar un sprint que diseña el equipo scrum. El backlog es una lista con los objetivos que deben alcanzarse en el siguiente sprint, y toda la información requerida para conseguirlos. Uno de los beneficios para los clientes es el trabajo y sus procesos pueden ser mejorados permanentemente. La gestión convencional no permite realizar grandes ajustes sobre la marcha.
Tomando como referencia los backlogs, se definen tareas para los siguientes sprints:
- Observación continua: Asegúrate siempre de conseguir la excelencia técnica y un buen diseño. Esto hará el trabajo más ágil.
- Mantener la sencillez: La simplicidad es el componente más importante de todos los procesos ágiles.
- Haz que los equipos se organicen por sí mismos: Esta forma de colaboración consigue las mejores soluciones.
- Reflexionar y ajustar: El equipo debe reflexionar regularmente sobre cómo ser más efectivo. A partir de ahí tiene que ajustar su comportamiento.
¿Dónde es adecuada la gestión ágil de proyectos?
Cuando lanzas un proyecto en el que inicialmente tienes sólo una idea vaga de los requisitos, debes cambiar a un estilo de gestión ágil. Hay que utilizar la gestión ágil cuando se producen cambios constantes a los que hay responder. Se utilizan equipos ágiles cuando se persigue un objetivo complejo si, por ejemplo, el producto final no está aún definido. Evita la gestión convencional si los clientes esperan resultados inmediatos.
¿Qué cambia con la gestión de proyectos ágil?
La gestión ágil no implica que deje de haber fases de planificación. Por ejemplo en Scrum, se definen los hitos y los sprints de forma que se cumpla con los plazos de desarrollo del proyecto. Los objetivos y requisitos de los interesados determinan los requisitos que hay que cumplir.
Con la gestión de proyectos ágil, se trabaja en pasos que se repiten. Este método permite que el producto se beneficie de mejoras continuas. Se trabaja sobre los pasos más pequeños que se puedan definir y se comunica activamente con todos los interesados. Al producirse mejoras permanentes, el estado final no se establece al inicio del proyecto. El proyecto crece de forma continua y orgánica. Este método crea productos finales que convencen a los interesados, porque su criterio se ha incluido durante todo su desarrollo.
Los ocho pasos de un enfoque ágil
En 2001, el desarrollador estadounidense Kent Beck formó equipo con otros desarrolladores para publicar el Manifiesto Ágil. En él se identificaban las ideas, los principios y los valores que servirían para mejorar los procesos de desarrollo de software.
La conclusión más importante a la que llegaron fue que había que priorizar los valores. Los principios iniciales del manifiesto dejan bien clara la diferencia con la gestión convencional: Los miembros de los equipos y la forma en que se comunican son más importantes que los procesos y las herramientas. Responder a los cambios es más importante que una amplia documentación, y la colaboración con los clientes es más importante que seguir un plan.
Los ocho pasos para un enfoque ágil en las empresas
- Satisfacer al cliente: La mayor prioridad está en satisfacer al cliente mediante una entrega rápida y continua de software de calidad.
- Los cambios de requisitos son bienvenidos: Incluso si llegan en las últimas fases del desarrollo, hay que aceptar los cambios en los requisitos. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para dar a los clientes una ventaja competitiva.
- Actualizar a menudo: Entregar nuevas versiones de forma frecuente, entre dos semanas y dos meses, dando preferencia a periodos de tiempo cortos.
- Trabajar conjuntamente: Todas las personas involucradas en el proyecto deben trabajar juntas diariamente.
- Confiar en las personas y apoyarlas: Captar a personas motivadas para el equipo del proyecto. Proporcionarles el ambiente y el apoyo que necesitan y un entorno en el que se sientan a gusto. Confiar en que van a cumplir con su trabajo.
- Comunicarse siempre cara a cara: Es la forma más eficiente de transmitir la información en un equipo de desarrollo.
- El software tiene que funcionar: Es la principal medida de que se avanza.
- Desarrollar de forma sostenible: Los procesos ágiles hacen hincapié en el desarrollo sostenible. Todos los participantes tienen que poder seguir un ritmo constante y evitar las interrupciones en el trabajo.
Los mejores métodos para la gestión de proyectos ágil
- Scrum: Se basa en los valores expuestos en el Manifiesto Ágil de 2001 y se limita a proporcionar un marco para los procesos ágiles. No describe unas técnicas ágiles que se utilicen en procesos reales, sino que sólo define los tres roles que deben estar presentes en el proyecto, y les asigna sus responsabilidades. El propietario del producto tiene la responsabilidad del equipo en su conjunto. El maestro de Scrum modera las reuniones del equipo, se ocupa de eliminar los obstáculos que aparezcan en el proceso y se asegura de que la información fluya entre el propietario y el equipo. El equipo está en el centro de Scrum porque es el encargado de cumplir con los requisitos. Se establece una separación entre el marco y las técnicas porque se trata de dar a los miembros del equipo la mayor libertad posible, pero lo más importante es que no existe un jefe de proyecto.
- Kanban: Consiste básicamente en una lista visual del tareas pendientes. Los diferentes requisitos se apuntan en post-its y se pegan en un tablero de Kanban. Las notas aparecen en un lado del tablero, en la primera columna. Dependiendo de su avance, las notas van moviéndose a lo largo del tablero al pasar a la siguiente fase. Es una forma fácil de visualizar el avance del proyecto y de simplificar la planificación, la monitorización y la gestión. A diferencia de Scrum, el desarrollo del proyecto no tiene límites de tiempo. El equipo desarrolla sus propios requisitos según tiene suficientes recursos libres.
Qué hacer cuando no es posible utilizar un enfoque ágil
No todos los proyectos son compatibles con los métodos ágiles, por ejemplo aquellos proyectos que necesiten completarse a fecha fija. Esto ocurre por ejemplo en los proyectos de construcción. Los proyectos de mantenimiento y servicio siguen también planificándose con métodos tradicionales. Puede ocurrir también que la gestión convencional esté tan asentada en tu empresa que sea imposible hacerla desaparecer por completo. En este caso puedes combinar ambos métodos: Utilizar una gestión de proyectos híbrida, que mezcle el estilo convencional y el enfoque ágil.
Una historia de éxito
Entender, aplicar y tener éxito
Railinc Corporation proporciona servicios de datos y mensajería al sector de transporte de mercancías norteamericano, y en su momento cambiaron a la gestión de proyectos ágiles para aumentar considerablemente la satisfacción de sus clientes. Ese cambio llevó tiempo. El primer proyecto en el que la empresa utilizó métodos ágiles fue un fracaso. No era el proyecto adecuado. El equipo no tenía todo el personal que necesitaba, los responsables no estaban lo bastante involucrados y los clientes no formaron parte del equipo desde el primer momento. Esto nos demuestra que la gestión ágil si se cumplen todos sus principios, todos están involucrados y se prepara bien. Railinc tuvo la valentía de seguir utilizando los métodos ágiles, y hoy en día es el único método que utiliza.