Gestión de la complejidad: Simplificar los flujos de trabajo y gestionar los datos

El crecimiento conlleva normalmente un incremento de los flujos de trabajo. La gestión de la complejidad ayuda a organizar y a mantener una visión global. Reduce las reglas innecesarias y entremezcla procesos eficientemente. En este artículo te explicamos cómo puedes reducir la complejidad.


Para fabricar un producto se necesitan materias primas. Para proporcionar un servicio se necesita información sobre el consumidor. Marketing y ventas no pueden ponerse a trabajar sin tener algo que ofrecer. Hay muchos factores diferentes que dependen unos de otros. En muchas empresas los flujos de trabajo son, como poco, complicados.

La globalización y la digitalización complican esos flujos aún más, pero también proporcionan nuevos retos y oportunidades. Las PYMEs son hoy en día internacionales: Producen componentes para la fabricación de automóviles en China o abren oficinas en los Estados Unidos. Pero no se trata sólo de aumentar los beneficios, sino que esto además refuerza su posición competitiva. Cuantos más departamentos, proveedores y clientes participen de algo, más esfuerzo de organización se requiere. Para los gestores pronto se convierte en algo difícil de manejar.

¿Cómo aparece la complejidad en una empresa?

Un sistema se puede considerar complejo si contiene factores que se influyen los unos a los otros y de los que sólo se tiene información parcial. Para muchas PYMEs en crecimiento los nuevos mercados son grandes desconocidos. Pero también su propio mercado es cada vez más ágil. La gestión de los datos digitales tiene además cada vez más importancia. Por esta razón la mayoría de las empresas de hoy en día trabajan en sistemas complejos.

Cuatro modelos de sistema diferentes:

  • Los sistemas sencillos incluyen un número pequeño de factores. A lleva directamente a B. El sistema es predecible y estable.
  • Los sistemas complicados incluyen varios factores conocidos que se influyen los unos a los otros. Es un sistema amplio y que se ordena de manera lógica.
  • Los sistemas complejos contienen factores desconocidos. Sus flujos de trabajo son difíciles de planificar. Además puede haber más de una forma de completar esos flujos de trabajo, lo cual hace que sean altamente flexibles.
  • En los sistemas caóticos la mayoría de sus factores son desconocidos, muy dinámicos o demasiado parecidos. El sistema no muestra patrones reconocibles y eso hace que sean difíciles de planear y casi imposibles de controlar.

Complejidad en el día a día de las PYMEs

El mercado está que arde, y las estructuras de la empresa debería también estarlo. La gestión de la complejidad ayuda a las PYMEs a ser sostenibles, ágiles y flexible. Cubre cinco áreas:

  1. Cadena de valor: Depende de los proveedores, socios, logística, marketing, ventas, etc.
  2. Externos: El mercado, los clientes y la competencia.
  3. Internos: Organización de la empresa, gestión y producción, tecnología aplicada y la cadena de valor.
  4. Gestión de variaciones: Coordina el rango de productos. Cuantos más productos y variantes de producto hay en el mercado, más complejas se vuelven la producción, las ventas y el marketing.
  5. Producto: Todos los factores de producción. El objetivo es producir bienes o proporcionar servicios lo más rentables posible.

Todo bajo control: Gestión de la complejidad

Los modelos clásicos de gestión incluyen reglas claras y especificaciones para los flujos de trabajo. Proporcionan a los empleados seguridad e interacciones sencillas con socios y clientes. Estos sistemas están enfocados en la estandarización y el control.

Pero en la dinámica de las empresas de hoy en día, que está basada en muchos más factores, esas estrategias fijas de gestión ya no se pueden aplicar. La gestión requiere un sistema flexible en el que hay más de un camino para llegar a los objetivos.

La gestión de la complejidad es una aproximación que coordina los procesos y los flujos de trabajo en las empresas. El método conecta los procesos conocidos entre sí y permite cambiar a sistemas complejos en los que las incertidumbres están contempladas ya en los planes. El objetivo de esta aproximación es reducir, controlar y prevenir los procesos complejos.

Infographic that shows the aims of complexity management

Objetivos de la gestión de la complejidad

Controlando los costes de la complejidad

Cuanto más extensos son los flujos de trabajo en un sistema complejo, requieren más esfuerzo y por tanto suponen más costes. Además se producen eventos no anticipados o aparecen proyectos nuevos. Necesitamos calcular por adelantado estos gastos adicionales.

Hay tres tipos de costes de complejidad

  • Directos: Por ejemplo, que la producción sea más cara de lo esperado.
  • Indirectos: Expansiones del rango de productos inesperadas pero necesarias para cumplir las expectativas de los clientes.
  • Por producto: Por ejemplo desarrollos necesarios u ofertas nuevas para seguir siendo competitivos.

Hay factores internos y externos que crean costes asociados a la complejidad. Los hay internos, como la necesidad de contratar más empleados o crear nuevos desarrollos de producto. Los externos pueden ser la necesidad de expandirse a otros mercados o cambios en el comportamiento de los consumidores a los que la empresa deba ajustare.

El equipo que se ocupa de la gestión de la complejidad intenta compensar el crecimiento de esos costes e incluirlos en los cálculos futuros. Al mismo tiempo tiene que ocuparse de tomar las medidas necesarias para reducir los esfuerzos extra tanto como sea posible y de optimizar la eficiencia de los flujos de trabajo sin caer en nuevas trampas de complejidad.

La trampa de la complejidad

En cuanto los gestores se dan cuenta de que los flujos de trabajo son demasiado complejos tienden a tomar acciones drásticas: Reducen los procesos eliminando tareas y presupuestos en sus proyectos o se fijan en puntos concretos en los que detectar problemas. En lugar de gestionar la complejidad lo que hacen es tratar de convertir sus flujos complejos a sistemas simples. Estas soluciones resultan efectivas únicamente en departamentos individuales, pero no en toda la empresa.

Estas soluciones parciales pueden tener consecuencias añadidas y aumenta los costes de complejidad a largo plazo. Únicamente podemos mejorar los flujos de trabajo y controlar la complejidad de forma sostenible si adoptamos una estrategia holística y global en toda la empresa.

Ejemplos de medidas en la gestión de la complejidad

  • Crear procesos transparentes
  • Compartir la responsabilidad
  • Involucrar al personal desde el principio en nuevos flujos de trabajo
  • Adoptar herramientas IT modernas y nuevos modelos de proceso
  • Mejorar la eficiencia en la producción
  • Reducir y simplificar la diversidad de productos
  • Acelerar la logística
  • Evitar tiempos largos de almacenamiento
  • Concentrarse en el servicio en lugar de cubrir todas las áreas

Atreverse con la complejidad

El tema de la complejidad no tiene sólo connotaciones negativas. De hecho puede ser elección de una empresa el escoger un modelo de negocio complejo.

Por ejemplo, algunas empresas aseguran su cadena de producción contra retrasos: Si un socio cancela una entrega, otro se ocupará de hacerla. Por eso algunas empresas automovilísticas trabajan siempre con más de un proveedor.

Los modelos de producción complejos también protegen a las innovaciones técnicas frente a la piratería. Los imitadores se fijan en los componentes pequeños. Nadie falsifica un coche, pero sí pueden falsificarse piezas más pequeñas. Un equipo de cuatro institutos de Frauenhofer han desarrollado un tinte fluorescente para estos casos. Sólo puede verse con luz de una cierta longitud de onda. Al ser aplicado a los productos los protege contra falsificaciones. Muchas empresas están dándose una ventaja competitiva a largo plazo al incorporar procesos de fabricación sofisticados como éste.

El manejo de Big Data es otro ejemplo de un sistema complejo. Cada empresa recoge datos hoy en día, pero su proceso no puede simplificarse. Más datos quiere decir más información, sobre clientes, competencia, el mercado y los procesos dentro de la empresa. Si puedes utilizar ese conocimiento estarás también por delante de tu competencia. Hay herramientas que te facilitan el uso de Big Data.

Los sistemas IT automatizados e inteligentes son necesarios para extraer esa información de los datos. La inteligencia artificial proporciona orden a los datos digitales y permite filtrar el conocimiento. Ayuda con las búsquedas, acelera los procesos administrativos internos y simplifica la colaboración y la comunicación dentro de una organización.

Simplificar la complejidad: Equipos ágiles y gestión transparente

La agilidad es otra solución moderna de gestión que permite trabajar con sistemas complejos. Esta estrategia procede del sector IT. Los expertos en la gestión de la complejidad la han adaptado a otras ramas profesionales. Muchas empresas tiene fe en abrazar la flexibilidad en el día a día. Utilizan métodos como el scrum y el kanban, que suponen más responsabilidad para el trabajo individual y equipos más pequeños que se gestionan a sí mismos y que pueden trabajar juntos independientemente del tiempo y el lugar, gracias a las plataformas de colaboración.

Estas nuevas estrategias y asistencias técnicas cambian la gestión de los empleados. Se trata de la transparencia y la cooperación en lugar de una cadena de mando rígida, del dinamismo en lugar de la rigidez, o de los cambios de rol en lugar de procesos fijos. Menos reglas, más libertad y, en último término, de flujos de trabajo simplificados y datos gestionables.

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