Gestión de flujos de trabajo: Cuando todo funciona bien

Imagina que toda la información importante fuera accesible de forma eficiente, que los flujos de trabajo de los equipos estuvieran claramente diseñados y establecidos: Si se gestionan bien los flujos de trabajo los procesos de negocio funcionan correctamente. Es una buena razón para que muchos responsables presten atención a la optimización de los flujos de trabajo de sus empresas.


Recepción y comprobación de entrada de materiales, aprobación (o no), emisión del albarán de recepción, almacenamiento de los materiales. Los flujos de trabajo describen cómo funcional procesos de trabajo recurrentes, que pueden definirse con precisión.

Es algo similar a cómo funciona una receta de cocina: En primer lugar necesitas los ingredientes adecuados, luego la preparación, como por ejemplo lavar las verduras o rebozar la carne y, al final, ya tienes el plato listo para servirlo.

Gestión de flujos de trabajo para un futuro productivo

En el mundo profesional los flujos de trabajo bien definidos tienen la ventaja de aumentar la productividad ahorrando tiempo y reduciendo las posibilidades de error. Sirven también para racionalizar la producción y trabajar con clientes y proveedores mediante procesos transparentes y bien probados.

La forma en que se administran los distintos flujos de trabajo que se dan en una empresa es lo que se conoce como gestión de flujos de trabajo, que está muy relacionada con la gestión de proyectos. Desde el punto de vista de la IT un flujo de trabajo es un una cadena prefijada de condiciones y acciones. Tal y como ocurre con cualquier receta, cada flujo de trabajo tiene un principio claro, un desarrollo bien estructurado y un resultado esperado.

Si la gestión de flujos de trabajo se pone en marcha mediante un software específico, entonces la gestión de flujos de trabajo se hace digital. La gestión de procesos de negocio (Business Process Management, BPM), tiene mucha relación con la gestión de flujos de trabajo.

Mientras que los flujos de trabajo y la gestión de flujos de trabajo tienen como meta una descripción precisa de los diferentes pasos, BPM es en realidad un término general para describir varios métodos que ayudan a definir la estrategia, el análisis y la optimización de los procesos de negocio.

Tendencias importantes para el futuro: Automatización de procesos robóticos y gestión de flujos de trabajo

En el futuro cada vez más empresas van a utilizar en paralelo los flujos de trabajo automatizados, la automatización robótica de procesos (RPA) y las soluciones de gestión de flujos de trabajo. Las tareas y el trabajo serán llevadas a cabo por robots, bots o personas, pero la asignación de tareas y los flujos de trabajo los hará un sistema de gestión de flujos de trabajo.

Las personas y las máquinas trabajarán juntas. Disponer en el software de gestión de flujos de trabajo de un API que permita la integración con los sistemas RPA será muy útil y mejorará la interacción entre personas y robots. Un API es la abreviatura de Interfaz de Programación de Aplicaciones (Application Program Interface), que es la parte de un software que sirve para que éste se integre con otro software o sistemas IT.

Cuatro consejos para tu gestión de flujos de trabajo

Los siguientes consejos te serán útiles para crear y utilizar un sistema de gestión de flujos de trabajo:

  • Los buenos sistemas de gestión de flujos de trabajo crean las bases para unos procesos de negocio óptimos y ofrecen la oportunidad de ahorrar tiempo y dinero.
  • Para definir en un primer momento los flujos de trabajo y ponerlos en marcha en tu empresa, será necesario recurrir al conocimiento de herramientas digitales y a un software de gestión de flujos de trabajo.
  • Pero ten en cuenta que si una tarea rutinaria o un proyecto se definen hasta sus detalles más nimios, las personas se sentirán rápidamente alienadas y tutoradas.
  • Por eso es una buena idea que se involucren los jefes de equipo y los propios empleados para el desarrollo, la construcción y la implementación de una gestión de flujos de trabajo para el futuro, y mejorar así los procesos que son vitales para tu negocio.

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