Gestión de backup: Todas las empresas necesitan una salida de emergencia

Para muchos negocios la pérdida de datos puede ser catastrófica, por lo que es crucial que se protejan contra su pérdida, y para ello deben invertir en la gestión de copias de seguridad. No se trata sólo de proteger los ficheros y las carpetas importantes, sino que deben sincronizarse y poder restaurarse rápidamente en caso de fallo. Sigue leyendo para averiguar todo lo que necesitas saber sobre la recuperación de datos en caso de desastre.


¿Qué ocurriría si fueras mañana a trabajar y te encontraras con que todos tus datos habían sido borrados? Ficheros de tus clientes, tu correo, tus cuentas, diseños, planes… todo en lo que has estado trabajando en el mundo digital. ¿Cuánto te costaría? ¿Sobreviviría la empresa si no tiene la posibilidad de recuperar esos datos?

Si es una experiencia que prefieres no tener, entonces necesitas desarrollar un concepto global sobre cómo respaldar y restaurar tus datos. Las soluciones de backup protegen contra un daño que nos puede salir muy caro, tanto si proviene de una avería como de un ciberataque, y nos proporciona además un plan de recuperación de los mismos. La gestión del backup es hoy en día una tarea muy compleja, porque muchas pequeñas empresas, al igual que ocurre con las grades, recogen los datos de su negocio en diferentes dispositivos y diferentes redes.

Qué tiene que aportar un backup seguro

Las soluciones de copia de seguridad modernas tienen que ocuparse de tres tareas:

  1. Hacer copia de seguridad en la nube o localmente
  2. Sincronizar los datos
  3. Restaurar los datos

Estas tareas no sólo son cruciales para tu negocio, sino que además estás legalmente obligado a cumplir con ellas. En Europa, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) regula los derechos y obligaciones de la protección de datos personales, lo cual afecta a los ficheros conteniendo información sobre empleados, clientes y proveedores. Este reglamento define también cuáles son las obligaciones de respaldo de datos dependiendo del tipo de datos de negocio. Una de las formas de garantizar la protección de los datos personales es la encriptación.

La estrategia de backup adecuada: No olvidarse de nada

En los albores de la era digital, muchas personas utilizaban cada tarde discos en un ordenador Windows para hacer copia de todos sus datos. Antes de eso, los documentos se almacenaban en carpetas y para ello se necesitaba disponer de un montón de espacio físico. Pero la cantidad ingente de datos que manejan los negocios hoy en día requieren una solución de almacenamiento más profesional. Se requiere una gestión automática, sistemática y estratégica de todos los datos importantes.

Antes de encontrar la solución adecuada para tu negocio, es necesario analizar tus necesidades. ¿Con cuántos centros de trabajo, dispositivos y volumen de datos hay que contar? ¿Cuáles serían las consecuencias económicas y legales de perder los datos? ¿De qué categoría de seguridad son los datos que almacenas? ¿Qué clase de encriptación sería adecuada?

Estas preguntas te ayudarán a analizar tus necesidades:

  • ¿Cuáles son mis fuentes de datos?
  • ¿Qué tipos de datos tengo que almacenar?
  • ¿Cuál es la frecuencia de backup razonable?
  • ¿Qué medios de almacenamiento tenemos disponibles?
  • ¿Cómo podemos responder en términos de eficacia de coste?
  • ¿Qué tipo de solución de backup es la mejor?
  • ¿Qué obligaciones de almacenamiento tenemos?
  • ¿Quién es el responsable de gestionar el sistema?

La regla 3-2-1 de las copias de seguridad

Tienes que almacenar al menos tres copias de los ficheros en al menos dos dispositivos diferentes, con al menos una copia en una ubicación diferente.

Cinco ubicaciones para hacer copia de seguridad

Los backup pueden residir en diferentes ubicaciones (locales o en la nube). Un disco duro externo es la solución más fácil, más sencilla, como solución de copia de seguridad local. O se puede utilizar también una llave USB para almacenar volúmenes de datos más pequeños, o un disco duro portátil para obtener más capacidad de almacenamiento.

Si se trata de que más de un usuario tenga acceso a un fichero, se recomienda utilizar una solución NAS (Network Attached Storage). En este tipo de soluciones el hardware de almacenamiento se integra en la propia red y un software local se encarga de hacer backup automáticamente.

Hoy en día aún se utiliza la cinta magnética para hacer copias de seguridad. Es fácil de utilizar y es también barata de almacenar, pero la recuperación de los datos desde la cinta es mucho más lenta que la de un disco duro.

Hay también muchos proveedores que ofrecen almacenamiento en la nube como una solución de backup. El intercambio de datos con la nube requiere disponer de una conexión a Internet capaz y estable. Los centros de datos que proveen estas soluciones pueden estar en cualquier sitio en el mundo y disponen de enormes cantidades de espacio de almacenamiento.

Una variante a la solución en la nube es el backup híbrido. Se trata de que los datos se almacenen tanto en local como en la nube. Esta combinación de soluciones local y remota, hace más ágil tanto la copia de seguridad como la restauración de datos. Una backup de datos debe estar siempre adecuadamente encriptado para que los datos estén almacenamos de forma segura.

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Cinco tipos de gestión de backup

Una PYME que necesite hacer copia de seguridad de grandes cantidades de datos tiene que conocer los varios métodos existentes para hacerlo de forma segura. ¿Cuál es la forma más eficiente de hacer backup? Aquí te mostramos los conceptos más relevantes en relación con el almacenamiento y la recuperación de datos:

  1. Backup completo (full backup): Volcado de todos tus datos. Es el método de que requiere más capacidad de almacenamiento disponible y el que lleva más tiempo en completarse.
  2. Backup incremental (incremental backup): Sólo se guardan los datos que han variado, y se añade a un backup completo. Ahorra mucho tiempo de trabajo, pero si llega el momento de necesitar recuperar los datos, necesitas tener todos los incrementales y que funcionen correctamente.
  3. Backup diferencial (differential backup): Al igual que en el backup incremental, se guardan sólo los datos que hayan variado, pero no dentro de una serie. Los ficheros se guardan individualmente. Esta solución requiere más capacidad de almacenamiento pero es más fiable en caso de recuperación.
  4. Backup espejo (mirrored backup): Son clones exactos de los datos. Requieren mucho espacio de almacenamiento, pero es el método más rápido de restauración en las situaciones críticas en las que la recuperación rápida es esencial.
  5. Backup virtual (virtual backup): El método virtual es el único que puede proporcionar un acceso casi ininterrumpido a los datos y las aplicaciones a través de un sistema virtual en el caso de avería. Está también disponible en una versión híbrida.

Estrategia de backup: ¿Qué haces si ocurre algo malo?

Además de temas técnicos tan importantes como el espacio de almacenamiento, ubicación del almacenamiento, método de almacenamiento y software de copia de seguridad, hay otro tema importante que es el del personal. ¿Quién entre los empleados va a hacerse cargo de la gestión del backup y asumir la responsabilidad de la custodia de los datos? Hay que comprobar regularmente si los backup están funcionando correctamente tanto en los dispositivos locales como en la nube.

Este responsable tiene que diseñar un Plan de Continuidad de Negocio (Business Continuity Plan, BCP) a la vez que se analizan las necesidades de backup. El plan tiene que definir lo peligrosa que puede ser para el negocio la pérdida de datos. A partir de esta premisa, los responsables pueden planear qué de tecnología es necesario disponer para volver a las operaciones normales si se produjera un ciberataque.

El Plan de Continuidad incluye un Plan de Recuperación ante Desastres (Disaster Recovery Plan, DRP). Este plan es un kit de primeros auxilios que cubre todas las acciones necesarias para restaurar la red, los datos y las aplicaciones para que vuelvan a estar operativas en caso de desastre. Cuanto más rápido sea el proceso de recuperación, menos productividad se pierde.

La gestión del backup no es un trabajo manual

Las soluciones automatizadas de backup son una buena elección para las PYMEs. En primer lugar, hay proveedores que ofrecen soluciones muy fiables y, en segundo lugar, las PYMEs pueden escalar según aumenten las necesidades de almacenamiento.

Konica Minolta ofrece un servicio de backup de precio asequible. Esta solución forma parte de los Servicios IT Gestionados e incluye un servidor de backup, así como gestión y soporte a las operaciones diarias de backup para varias ubicaciones y cualquier tipo de dispositivo.

Konica Minolta ofrece backup locales, backup en la nube y backup híbridos, en una solución flexible y personalizable para las necesidades de cualquier empresa, desde PYMEs hasta empresas mayores. Las empresas pueden seleccionar hacer copia de seguridad de su red utilizando una variedad de software, como NetApp, Veem o SolarWinds, entre otras.

¿Qué ocurriría si todos tus datos desaparecieran de repente? Si esta idea te produce sudores fríos, necesitas una solución de #gestión de #backup para tu empresa. Sigue leyendo sobre cómo hacer copia de seguridad de forma profesional en #jobwizards https://bit.ly/2RJZpVq

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