British Airways: Trabajamos juntos mejor y más rápido
Los empleados de la central de British Airways en Waterside, en el Aeropuerto de Heathrow, no habrán visto una línea telefónica fija en los últimos cinco años. Las mesas con nombre y apellidos se marcharon incluso antes: la política de mesas calientes se remonta a 1998, cuando se inauguró el nuevo edificio. British Airways fue pionera en este tipo de innovación. Las mesas calientes implican que hay menos mesas que empleados. Esto reduce los costes a la vez que acomoda a más empleados en el mismo espacio, porque no todo el mundo necesita estar en la oficina a la vez. El que no encuentre una mesa libre, puede irse a la cafetería o instalarse en la sala. Los empleados dicen que la cultura laboral de British Airways se basa en reuniones, considerar juntos las cosas e interactuar, y una comunicación informal mientras se toma café. La tecnología necesaria para este tipo de trabajo, móvil y flexible, se ha ido introduciendo gradualmente desde 2010. Primero se instaló WiFi en todo el edificio, luego hicieron desaparecer los teléfonos fijos departamento por departamento y a todos los empleados se les asignaron ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes. Skype y Yammer se convirtieron en la forma básica de comunicación entre ellos. Según fuentes internas, para algunos esto fue un cambio radical, pero muy pronto se hicieron patentes los beneficios de una cultura de trabajo abierta y de una comunicación transparente, así que la transformación se aceptó. Dependiendo del proyecto o de la tarea, los empleados se reorganizan en las mesas o se desplazan a salas acristaladas para las reuniones. El jefe se sienta siempre a mano y se le pueden hacer preguntas, o dirigir ideas o problemas en cualquier momento, y se puede poner fácilmente en contacto con su equipo. La oficina hay que dejarla limpia y ordenada al acabar la jornada. Todo el mundo pone su portátil y sus documentos en un armario personal y vuelve a por ellos al día siguiente.
Philips: Dando forma al futuro del trabajo conjunto
En 2009, la empresa holandesa empezó a implementar su concepto “Workplace Innovation” en sus oficinas de Eindhoven y Nueva Delhi. Desde entonces Philips ha desarrollado un entorno de trabajo nuevo y flexible siguiendo el lema de aumentar la productividad, la inspiración y la creatividad de sus empleados. A partir de ahí, se han rediseñado de acuerdo a estos principios más de 30 centros de trabajo en todo el mundo. Como parte de esta renovación, unos 30.000 empleados no tienen ya teléfono fijo. En 2015 pusieron en marcha su nuevo concepto de espacio de trabajo en sus oficinas centrales de Alemania, Austria y Suiza en el barrio de Fuhlsbüttel, en Hamburgo. Allí han desaparecido de las mesas de los empleados también 1.000 líneas fijas. El proceso no se ha llevado a cabo de la noche a la mañana, sino que ha necesitado tres años. Sebastian Lindemann, Jefe de Comunicación Corporativa de Philips en Hamburgo, explica: “Había un montón de dudas sobre el nuevo concepto. Mantuvimos reuniones, debates y conversaciones, hablamos entre nosotros y pedimos opinión a nuestros empleados para estar preparados para la transformación.” Uno de los objetivos era hacer un uso más eficiente del espacio en las oficinas. Aquí también hay menos mesas que empleados. Mientras que antes se necesitaban 22.000 m2 para albergar a 1.000 empleados, ahora basta con 13.500.
El efecto es que la comunicación interna y la cooperación entre equipos y departamentos han cambiado considerablemente. Ahora las herramientas de comunicación más importantes son Skype for Business para videoconferencias, una red social corporativa de IBM y un canal interno de YouTube. Los empleados deciden cuándo necesitan estar en la oficina y cuándo prefieren trabajar desde casa. Uno puede ponerse en contacto en cualquier momento vía teléfono móvil, estén donde estén trabajando. La oficina está abierta desde las seis de la mañana a las diez de la noche. No hay un horario de trabajo fijo. Esta nueva libertad ha sido bien recibida. Según Sebastian Lindemann, para que esto funcione se requiere autoorganización y sentido de la responsabilidad por parte de los empleados. El concepto se revisa de forma permanente, y se afina y desarrolla tanto por los propios empleados como por los responsables.
Volkswagen: El nuevo entorno de trabajo es un proyecto en marcha
El Grupo Volkwagen está planeando hacer en 2018 un cambio radical en todos los departamentos a un diseño de espacio de trabajo nuevo y cooperativo. En julio de 2017, el Dr. Karlheinz Blessing, Director de RRHH e IT del grupo, anunció: “El mundo del trabajo del mañana requiere una cultura corporativa y de gestión basada en la apertura, creatividad, deseo de tomar decisiones y de entrar en debates. Estamos ajustándonos a ello. En Volkswagen estamos cambiando la forma en que trabajamos, cómo gestionamos y cómo interactuamos entre nosotros”. El proyecto estrella del nuevo mundo laboral innovador de VW es la nueva Ciudad IT de Wolfburg. Dependiendo del país y de la cultura laboral, puede requerir mucho trabajo convencer a todo el mundo de las bondades de la transformación a un trabajo ágil. Por ejemplo, en SEAT, en España, donde hasta el momento tener un despacho y mesa de trabajo propios había sido lo habitual. Según fuentes internas, los empleados tenían dudas respecto a cómo sería un modo de trabajo abierto y ágil, con un portátil y un teléfono inteligente, pero sin línea fija.