Una empresa aseguradora se define a sí misma como una organización de aprendizaje
El Grupo AXA, una empresa de seguros presente en 64 países, está utilizando los principios del nuevo trabajo para reorganizar sus delegaciones en Alemania y sus más de 9.000 empleados. Alexander Vollert, CEO de AXA en Alemania, quiere utilizar los NWoW (New Ways of Working) para crear un entorno que estimule el desarrollo de ideas innovadoras en la empresa y que simplifique la forma en que unas personas se comunican con otras. Él es la fuerza viva detrás de esta nueva forma de entender la empresa: “Nos vemos a nosotros mismos como una organización que aprende”.
Hamburgo se convirtió en el piloto de esta iniciativa a finales de verano de 2017. Setecientos empleados se trasladaron a sus nuevas oficinas, diseñadas con un nuevo concepto espacial y áreas individuales de trabajo y creatividad, diseñadas para conseguir un trabajo más orientado hacia el cliente. Oliver Eske, gestor del proyecto NWoW, nos cuenta cómo transcurrió la primera fase de cambio.
Oliver Eske
Jefe de Infraestructura y Espacio de Trabajo en AXA Alemania, y jefe del proyecto New Way of Working (NWoW), ha jugado un papel destacado en la configuración y puesta en marcha del proyecto. Le hemos preguntado cómo se están tomando los empleados el nuevo entorno de trabajo y qué dificultades pueden estar al acecho.
En general, ¿qué tal se han tomado el cambio los empleados?
Oliver Eske: Terminamos el cambio en Hamburgo a finales del verano de 2017. En términos generales, tanto el nuevo edificio como la diversidad del nuevo mundo del trabajo han sido bien recibidos. El edificio tiene una condiciones de trabajo mucho mejores gracias a los últimos estándares de construcción. Hemos puesto mucho énfasis en el tema de tener una buena acústica, así como en la ventilación y climatización, y eso se nota, especialmente en el verano. Estamos usando mucho la nueva terraza, que está pegada al restaurante y que se utiliza también para reuniones. Estamos a poca distancia del antiguo edificio, por lo que la mayoría de la gente tiene que hacer exactamente el mismo trayecto al que estaban acostumbrados. Pero la atmósfera de trabajo es completamente diferente. Al entrar en la oficina sientes que es un nuevo principio.
Nuestra opción work@home se está utilizando mucho en todas nuestras sedes. A partir del despliegue de la nueva forma de trabajo, los empleados pueden trabajar en su casa hasta dos días por semana. A los que optan por esta posibilidad se les proporciona la tecnología que necesitan. Alrededor de un 60% de nuestro personal utiliza esta opción con frecuencia y trabaja regularmente desde casa.
¿Se ha convertido la nueva oficina en una réplica de casa?
Oliver Eske: Una réplica de casa es una buena descripción, porque los empleados han podido dar forma a la oficina. Desde el principio utilizamos una serie de formatos para fomentar la participación, porque era importante para nosotros que la nueva oficina tuviera muy en cuenta las necesidades del personal. En términos generales, los empleados pueden expresar su opinión al elegir el mobiliario, los cuadros y los nombres de las salas.
Por lo que he oído, el personal se encuentra muy cómodo en las nuevas instalaciones. Ofrecen un ambiente completamente nuevo y tienen de todo, desde una oficina con un diseño enteramente personal y áreas creativas, hasta un concepto de catering completamente nuevo, con cocina frente al comensal, la posibilidad de coger algo para comer y marcharse, una sala de café y servicio en el exterior.
Los comentarios del personal muestran que la comunicación se ha hecho más fácil y más rápida, y algunas cosas se deciden ahora de forma más eficiente. Éste era uno de los principales objetivos de la transformación. El concepto work@home está teniendo un impacto positivo en el equilibrio entre trabajo y vida privada, porque los empleados pueden ahorrarse a veces trayectos muy largos.
¿Cuáles han sido los cambios que se han incorporado de forma inmediata al trabajo de las personas?
Oliver Eske: Estamos utilizando mucho varios módulos que forman parte del concepto de la oficina. Por ejemplo las consultas han cambiado a áreas de comunicación y no se hacen ya en los despachos, como pretendíamos que fuera. Los empleados están aprovechando la posibilidad de pasar a modo desconectado de vez en cuando. Para ello hemos integrado un módulo “recuperación activa y pasiva”. El baloncesto, la piscina y el futbolín son muy populares, como también lo es work@home y los equipos que se requieren para ello.
¿Hay alguna área que haya supuesto problemas en el arranque?
Oliver Eske: Nadie logra escapar enteramente de sus hábitos. Hay unos pocos empleados que utilizan el mismo puesto de trabajo todos los días, aunque nosotros queremos que se utilicen escritorios compartidos. Yo creo que cambiar de puesto de trabajo todos los días, aunque te mantengas en una misma zona para estar siempre en contacto con tu equipo, es una gran oportunidad, pero no todo el mundo la está aprovechando. Esto permite que los equipos se organicen de forma flexible de acuerdo a las necesidades de los proyectos. Mudarse a un edificio nuevo también entraña dificultades técnicas de arranque. Al principio tuvimos pequeños problemas en el control de la calefacción y la ventilación. En algunas habitaciones hemos tenido que mejorar la acústica. Considero que NWoW es un proyecto vivo, en el que aprendemos cada vez que mantenemos una conversación, y aprovechamos para mejorar.
¿Qué dicen ahora los clientes y socios de AXA cuando os visitan en la oficina?
Oliver Eske: Hay muchas empresas de diferentes sectores que se han interesado. Algunas nos han visitado para conocer tanto el edificio como el concepto. Nos están haciendo tantas consultas que ya no tenemos capacidad para responderlas. Muchos visitantes nos dicen que les sorprende que una empresa aseguradora tenga un entorno de trabajo tan moderno. Los candidatos a trabajar aquí también se fijan en ello.
¿Ha habido alguna respuesta por parte de vuestra competencia?
Oliver Eske: Algunos de nuestros competidores han estado aquí para informarse sobre NWoW. Hemos despertado un gran interés y nos siguen llegando consultas. Algunos tienen planes similares y quieren consultarlos con nosotros. Antes de empezar a hacer nuestro plan, y también en las fases posteriores, me fue de gran ayuda visitar los entornos de trabajo de otras empresas. Por ejemplo, tuve la oportunidad de conocer Google y Xing.
Este proceso requiere probar un montón de cosas nuevas. ¿Cuáles han sido los puntos de fricción? ¿Ha habido críticas dentro de la propia empresa?
Oliver Eske: Lo nuevo es compartir una misma base de operaciones con otros equipos, que a veces tienen una forma de trabajo muy diferente. La colaboración no siempre ha sido sencilla al principio, y los equipos han tenido que adaptarse al nuevo concepto y definir nuevas reglas de trabajo para trabajar los unos con los otros.
¿Qué aspectos del piloto de Hamburgo te gustaría reproducir en todas las oficinas de AXA?
Oliver Eske: Hamburgo es nuestro proyecto piloto, y esperamos hacer esta misma transformación NWoW en todas nuestras oficinas para 2020. En algunas delegaciones estamos cambiando a nuevos edificios para poder conseguirlo. Estamos utilizando la experiencia que hemos adquirido en Hamburgo para utilizarla en otros sitios.