El futuro de la gestión IT: Por fin se hace sencilla

Los requisitos de la IT de las empresas se hacen cada vez más complejos. En particular para las PYMEs, es un reto considerable mantenerse al día de los cambios. Existen nuevas soluciones que pueden ayudar a mantener la IT actualizada de forma eficiente y segura, a desarrollarse y a sacar partido de la digitalización.

En la vida privada, mucha gente maneja bien su propia vida digital y la de su familia. Prueban nuevas aplicaciones y herramientas, publican en Facebook, se mantienen en contacto a través de WhatsApp o configuran su correo electrónico. Puede incluso que Alexa les apague la luz con una orden suya. Pero en el trabajo, la vida digital del día a día es diferente. Muchas veces no se permite utilizar WhatsApp, la comunicación se lleva a cabo principalmente mediante correo electrónico y el trabajo móvil se convierte en utilizar el portátil como máquina de escribir porque cuando estás fuera de la oficina puede que no haya cobertura de la red móvil.

Las tareas más importantes de IT para las PYMEs en 2018

La empresa de investigación de mercados Techaisle ha publicado una guía precisa sobre cuáles son las tareas de IT más urgentes para las PYMEs en 2018: La nube, movilidad, servicios gestionados, colaboración y seguridad, analítica, IoT, virtualización, inteligencia artificial y realidad virtual. De acuerdo a este informe, las prioridades principales para las PYMEs deberían ser los servicios que hagan que sus empleados trabajen más cómodamente, que mejoren la colaboración y permitan un trabajo más móvil y flexible, aumentando así la productividad.

Soluciones IT a medida

Para una empresa es desproporcionadamente más difícil dotar a sus empleados de todo aquello a lo que ya están acostumbrados en sus casas. En el entorno profesional hay muchas preguntas sobre cuestiones críticas que requieren una respuesta especializada: de seguridad, legales, técnicas, organizativas y financieras. ¿Cómo saber en qué tecnologías invertir de forma sensata y segura? ¿Y cómo hacerse cargo de la seguridad, el mantenimiento, las licencias? Una mediana empresa puede contratar a un especialista en IT, si lo encuentra, pero ¿sabrá todo lo necesario para hacer que la IT de la empresa sea a prueba de balas? Tras los primeros pasos de la digitalización, en los que el jefe se ocupaba de todo, y luego la llegada de los consultores de IT, ahora muchas empresas están utilizando proveedores de servicios gestionados para beneficiarse de un amplio abanico de herramientas digitales, como son los servicios en la nube, las redes, los dispositivos móviles, las copias de seguridad, la arquitectura de seguridad y las herramientas sociales. Esto les permite trabajar al mismo nivel que las grandes empresas en términos de tecnología, fiabilidad y seguridad, y sin la necesidad de ponerlos en marcha, mantenerlos y actualizarlos ellos mismos.

Servicios IT Workplace Hub

Servicios IT Workplace Hub

Un CIO virtual

Estos proveedores de servicios gestionados disponen de un catálogo de servicios, entre los que la PYME puede elegir de acuerdo a su ámbito, su tamaño y requisitos. Para la PYME es como tener un CIO (Chief Information Officer) virtual a bordo que gestione al IT de la empresa. En la práctica los empleados se dan cuenta en seguida de que la gestión de la IT ya no se hace manualmente, porque pueden utilizar de forma segura las herramientas sociales, el trabajo remoto o el intercambio de datos en la nube. En caso de que aparezcan problemas técnicos, disponen de ayuda inmediata, en lugar de tener que esperar.

Una nueva forma de pensar para nuevas soluciones IT

Suena muy prometedor, sensato y útil pero, sobre todo, esta oferta permite que las PYMEs se ocupen de nuevo de su negocio principal, del futuro de sus productos y servicios, sus clientes y sus canales de ventas. Para ello se requiere una nueva actitud valiente. Los dueños de las empresas que a la vez son sus gerentes, suelen querer encargarse ellos de todo. Pero en la IT del futuro ya no cabe poner el servidor de la empresa en un armario del sótano. Hay que llegar a acuerdos con proveedores de servicios en la nube, de seguridad, backup, etc. El software cambia muy rápidamente, es ofrecido por una variedad de proveedores y aplicaciones nuevas están apareciendo continuamente, y ya no se las compra, sino que uno se suscribe. Naturalmente hay que elegir bien con quién se contratan estos servicios, de acuerdo a los estándares de la empresa, y ver si el proveedor cumple con los requisitos. ¿Tiene el servidor de backup en Europa o fuera? ¿El centro de datos funciona con energías renovables? ¿Los datos salen del país o permanecen en él? ¿Cuáles son sus estándares legales? ¿Se trata de un servicio escalable? ¿Qué perspectivas de desarrollo tiene?

Workplace Hub: La plataforma de servicios IT revolucionaria

Según se va haciendo más complejo el panorama IT empresarial y se requiere conectar el hardware existente de forma transparente al último software y servicios externos, se trata ahora de concentrarse en lo que se llama IT Híbrida. Por eso los desarrolladores de Konica Minolta han creado la plataforma de servicios IT Workplace Hub, trabajando con socios tecnológicos como Hewlett Packard Enterprise y Microsoft. Se trata precisamente de eso: conectar hardware, software y servicios de forma transparente e intuitiva, para que puedan ajustarse a la infraestructura y requisitos de cada empresa. La idea de la plataforma de servicios IT va mucho más allá de la de los proveedores de servicios gestionados. El punto de partida son las personas y su trabajo: ¿Cómo trabajan, cómo quieren trabajar y qué necesitan para ser eficientes? Las respuestas a estas preguntas se presentan técnicamente en Workplace Hub y se convierten en procesos y soluciones que tienen ya un ojo puesto en el futuro: Inteligencia artificial (IA) e Internet de las Cosas (IoT).

Concentrarse en lo esencial

Con su concepto integrador, Workplace Hub simplifica radicalmente la IT empresarial y con ello hace posible el trabajo eficiente y seguro, independientemente de los sistemas y la ubicación. Se hace cargo de muchas tareas rutinarias y reduce las interrupciones que a menudo perjudican el trabajo del día a día. Por ejemplo, la plataforma puede utilizarse para gestionar las licencias de software, monitorizar conflictos en los términos de un contrato, ampliar el almacenamiento, integrar hardware y software incompatible o para organizar las copias de seguridad y la protección de datos. Todo ello con un solo proveedor y una factura mensual única. El cliente dispone de un cuadro de mandos para la administración de todos los procesos relacionados con la infraestructura IT. La herramienta de colaboración, integrada con Office 365, hace posible una comunicación como demandan los empleados: En tiempo real, flexible y móvil.

Inversión IT con vistas al futuro

Además de la infraestructura que da acceso a soluciones IT de última generación incluso a las empresas más pequeñas, Workplace Hub dispone de un interesante servicio llamado Konica Minolta Marketplace. Esta plataforma de negocios proporciona no sólo software, sino también gestión de licencias, actualizaciones automáticas y servicios basados en la nube. Las empresas pueden encontrar fácilmente en ella herramientas de última generación y reemplazar las que tienen sin esfuerzo, sabiendo que la aplicación instalada va a funcionar desde el principio de forma segura. La monitorización forma parte de la gama de servicios de Konica Minolta Marketplace. Esto garantiza que la nueva generación de software y servicios puede ser integrada con facilidad y utilizada en cualquier momento.

Según Christian Mastrodonato, Director de Tecnología en Konica Minolta, la flexibilidad que ofrece Workplace Hub es su rasgo más prometedor de cara al futuro: “Workplace Hub ofrece un valor nunca visto en sector IT. Con esta plataforma abierta y flexible, podemos hacer grandes cosas en el futuro, ofreciendo capacidad a los negocios de nuestros clientes a través de la Internet de las Cosas (IoT) y la Inteligencia Artificial (IA), a la vez que los liberamos de las molestias de las operaciones IT diarias”.