El dilema de los datos en las plataformas colaborativas: ¿Sincronizas o estás aún enviando?

Los archivos proliferan, incluso en las PYMEs se manejan grandes cantidades de datos. La compartición de datos forma parte de la rutina diaria, al igual que ocurre con los problemas que conlleva. Una plataforma colaborativa basada en la nube proporciona una solución, si utilizas las herramientas adecuadas. Job Wizards te cuenta lo que necesita saber.

Tu ordenador tarda muchísimo en arrancar, y no puedes conectar a la red. No puedes recuperar tus mensajes y la batería del ratón está muerta. Existen demasiadas barreras IT que pueden perjudicar tu trabajo diario. Todas ellas impiden la colaboración, pero pueden prevenirse utilizando la tecnología adecuada.

Uno de los grandes problemas en todo momento es la compartición de datos. Incluso muchas de las plataformas colaborativas que están diseñadas como espacios de trabajo digitales, pensadas para hacer más rápido el trabajo en equipo, no están preparadas para el Big Data. Es algo sorprendente, teniendo en cuenta que los datos valen hoy en día más que el oro, pero esto suele ocurrir en el trabajo diario.

Zona problemática: Encontrar los datos

Los ficheros de tu intranet son un caos y existen problemas de archivo. Cada delegación y cada departamento tiene su propia estructura y, en algún lugar, dentro de una carpeta, escondido en un lugar remoto, está el fichero que necesitas para tu proyecto. Resulta que lo necesitas en este momento, porque tienes una reunión con un cliente y sabes que el fichero tiene que estar ahí, ¿pero dónde?

De media, un empleado invierte dos horas por día buscando documentos y carpetas en plataformas colaborativas internas para compartir esa información con otras personas, y a menudo ese esfuerzo no tiene recompensa. Los datos desestructurados y la falta de información son las causas principales de la búsqueda infructuosa. Y esto se puede convertir en un problema serio si trabajamos contrarreloj. Y peor aún es si el trabajo está ya hecho, pero los documentos no han llegado a donde debían a su debido tiempo porque no hay quien pueda encontrarlos.

Zona problemática: Acceso a los datos

Compartir un fichero a veces lleva más tiempo que crearlo. El problema frecuentemente es nuestro. Las restricciones de acceso y las guías de protección de datos pueden impedir que los ficheros se sincronicen. El RGPD/GDPR ha hecho que las empresas sean mucho más precavidas en lo relativo a la compartición de sus documentos, incluso en el ámbito interno. Es importante mantener la seguridad de los datos, y eso lleva a controles estrictos de acceso que pueden implicar un problema para que los equipos que tienen que colaborar.

El nuevo mundo del trabajo depende en el permanente acceso flexible a los datos. ¿Por qué puedes abrir un fichero desde tu ordenador de sobremesa y no cuando estás en el portátil que utilizas cuando viajas o en tu teléfono inteligente? Lo que suele ocurrir es que al final cargas los documentos que necesitas en una infinidad de memorias y discos externos de cliente en cliente. Pero eso hace que nunca tengas la certeza de tener en tu poder la última versión del documento en cuestión. Es lo que hay.

El acceso a los datos debería ser sencillo, al menos en la oficina, ¿no? Pues no. Es precisamente en la oficina donde la gestión de los datos es más complicada. ¿Por qué puede un compañero acceder a los datos y yo no? Los dos los necesitamos, así que solucionanos eventualmente el problema enviándonoslo por correo electrónico. Es una solución pero, ¿por qué la compartición de datos no es más sencilla?

Zona problemática: Compartición de datos

Subir ficheros a un servidor FTP, enviarlos por correo electrónico o llevarlo en una llave USB o en un CD, son diferentes métodos de transportar los ficheros de un lugar a otro, pero los obstáculos pueden ser mayores cuando se trata de llevar esos ficheros fuera de la empresa.

Una vez que hemos agotado todas las posibilidades de compartir ficheros dentro de la empresa, recurrimos a servicios en la nube, como Dropbox o WeTransfer. Pero esto puede constituir una forma impráctica y negligente se enviar datos sensibles. Estos servicios en la nube pueden alcanzar sus límites comerciales, que podrían subirse acudiendo a una opción premium de pago. Lo que se necesita es una solución diferente. ¿Por qué ceder control sobre los datos para obtener su transferencia y sincronización?

Plataformas para la sincronización y la búsqueda de datos

Hoy en día la compartición de datos tiene que ser rápida, sencilla, independiente del dispositivo y, sobre todo, controlable. Los ficheros tienen que estar en nubes privadas para facilitar su acceso y sincronización. La clave es que los ficheros estén en un único lugar. Ya no tienes que enviarlos de un ordenador al otro. Todos los que tengan que tener acceso a esa información serán autorizados. El sistema sincroniza los datos automáticamente para asegurarse de que están al día.

Los beneficios de una sincronización automática basada en la nube

  • Los documentos son fáciles de encontrar
  • Autorizaciones de acceso claras
  • Acceso flexible: Interno y externo
  • Edición simultánea
  • Se archiva la versión correcta
  • Compartición de datos flexible

Soluciones: dokoni SYNC & SHARE & dokoni FIND

Puedes utilizar dokoni SYNC & SHARE y dokoni FIND para la sincronización automática y la búsqueda de carpetas y ficheros, y puedes hacerlo sin perder el control de tus datos en otras plataformas. Estas soluciones software pueden operarse y utilizarse en muchos tipos diferentes de dispositivos, y por distintos usuarios. También son capaces de manejar todo tipo de formatos de fichero.

Encontrar documentos

Los datos desestructurados ya no son un problema: La solución empresarial de búsqueda dokoni FIND añade todos tus datos su índice universal. Puedes encontrar fácil y rápidamente documentos almacenados en cualquier sitio utilizando simplemente la búsqueda de texto.

Asegurándose la soberanía de datos

La herramienta dokoni SYNC & SHARE no envía datos, si no que proporciona acceso a ciertas carpetas y documentos. Todos los datos están almacenados en un repositorio central en tus propios servidores. Un firewall defiende los documentos de la empresa frente accesos externos y un sistema de backup los protege frente a la pérdida de datos.

Proporcionando acceso

¿Interno o externo? ¡No importa! Los destinatarios no necesitan estar en la misma red para poder tener acceso. Puedes otorgar acceso a cualquier enviándole un enlace de dokoni SYNC & SHARE. Tu personal puede compartir grandes cantidades de datos con facilidad y puede decidir en cada caso si dar permisos de edición o de sólo lectura.

Sincronizando datos

Se acabó el enviar la última versión, o el archivar ficheros en dos sitios en la plataforma interna, ni ficheros con nombres oscuros como “V2.1” o “final_final”. dokoni SYNC & SHARE permite que los empleados editen documentos simultáneamente, y se encarga de sincronizarlos automáticamente.

Utilízalo mientras estás por ahí

Todas las capacidades de dokoni SYNC & SHARE pueden utilizarse en dispositivos móviles con una aplicación web. Esta flexibilidad adicional te proporciona acceso permanente a todos tus datos. Por ejemplo, en una reunión de negocios puedes abrir la última versión de tu presentación en un dispositivo móvil y compartirlo con tu audiencia tras la reunión. Se les envía un mensaje de correo electrónico que contiene un enlace y puede acceder inmediatamente a los documentos.

Sincronízate ahora y beneficiate de estas soluciones

Puedes aumentar la satisfacción de tu empleados y acelerar los procesos en tu plataforma colaborativa utilizando dokoni SYNC & SHARE y dokoni FIND. Los usuarios dispondrán de mayor libertad y flexibilidad en la sincronización de sus datos. Harás que la colaboración sea más fácil y eliminarás carga de trabajo en tus servicios IT, puesto que ya no tendrán que ocuparse del acceso a los datos o los problemas de la compartición de datos.

La compartición de datos se regula de forma clara en la plataforma colaborativa. El equipo de IT puede saber a quién se le están concediendo qué permisos y cuándo, y todas las versiones de edición de un mismo fichero. Las herramientas dokoni SYNC & SHARE y dokoni FIND te proporcionan una visión completa y documentada de tu activo más importante: Los datos.

 

¿Un fichero demasiado grande? ¿No tienes acceso? ¿No puedes abrirlo? Se acabó ese dilema. ¿Hay una solución? ¿Cuál es? #jobwizards #filesharing #itsolutions Léelo aquí: http://bit.ly/2NuZ1Z1

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