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¿Cómo se preparan las empresas para el mundo del trabajo del futuro?

Cada empresa tiene que gestionar cómo hacer más eficiente el trabajo del día a día. No sólo aquellos que están creciendo o cambiando su espacio de trabajo son los que necesitan dedicarse al tema. Los cuellos de botella, las soluciones aisladas y los silos de datos pueden poner mucha tensión en una organización.

“Nos hemos preparado para el futuro”. Oímos esta frase continuamente, ¿pero qué significa en realidad? ¿Cómo prepararse para el futuro? En realidad el principio “queremos estar siempre preparados para el futuro” debería implantarse en todas las empresas. Esto afecta simultáneamente a varios niveles. Uno de los factores que con frecuencia se subestima es la organización de los flujos de trabajo: Las empresas tienen que evitar cuellos de botella y romper con los silos de datos y las soluciones aisladas.

En Oslo la gestión de datos se organiza como la oficina compartida: Transparente y abierta a todos

Volver a configurar las comunicaciones en la oficina, establecer una infraestructura preparada para el futuro y ser capaces de expandirse de forma flexible: Ésa es la base potencial en el futuro del trabajo. La empresa noruega de arquitectura Arcasa Arkitekter, en Oslo, es un ejemplo de cómo una idea que es sostenible y simplifica los flujos de trabajo puede garantizar la eficiencia a lo largo de los años. Todos los empleados se sientan juntos en una oficina compartida en un viejo edificio de ladrillo. El reto: Dar a todo el mundo un acceso sencillo a todos los datos y documentos y asegurarles un trabajo sin obstáculos. Desde Microsoft Office y dibujos de CAD hasta una impresora A3 y mucho más. Los gestores de la organización, Marianne Ruud y Karin Kristiansen, encontraron una solución multifuncional para todos los que en la oficina planean, dibujan y desarrollan planos técnicos como plantillas de construcción. El lugar de trabajo es ahora una oficina inteligente con una nueva organización e infraestructura que hacen que los cuellos de botella y los interfaces incompatibles sean cosa del pasado, no sólo en la gestión de datos, sino también al escanear, copiar e imprimir. Todo el mundo tiene un acceso sencillo a lo que necesita (y está autorizado a acceder). Esto permite a todos tener una visión abierta en las reuniones con clientes y muros llenos de planos para tener una percepción más global de los proyectos. Sobre esta base, los arquitectos de Arcasa pueden integrar los últimos desarrollos adaptados a las necesidades de cada individuo en los próximos años. No necesitan ir tan lejos como sus vecinos suecos. Allí, en el centro de start-ups “Epicenter”, en Estocolmo, cada empleado tiene un chip RFID implantado bajo su piel para darles acceso al edificio, permitirles utilizar las copiadoras o pagar las bebidas en las máquinas de vending.

De Roma al mundo: Acceder desde cualquier lugar a la gestión de datos y a la gestión centralizada de impresión

En el bufete internacional Chiomenti Studio Legale, en Roma, tampoco han ido tan lejos como para implantarse chips. La empresa tiene oficinas en Europa, EEUU y China, y el reto para el futuro del trabajo en este caso reside en hacer que la gestión de datos y la comunicación de oficinas sea consistente hasta llegar a la impresora. Con este fin especialistas en IT registraron y analizaron el flujo de trabajo global de la empresa. Basándose en ello crearon un nuevo archivo digital que permite acceder a cualquier documento, utilizando diferentes criterios, de forma rápida y precisa desde cualquier localización. De esta forma el flujo de trabajo puede desarrollarse sin obstáculos y sin problemas de compatibilidad en tres continentes. Acercaron los tres continentes mediante una gestión de datos homogénea y soporte IT.

Trabajo en red: Todo el mundo sabe dónde están las cosas y cómo encontrarlas

Las soluciones aisladas son cada vez más un signo del pasado. Los interfaces centralizados para el intercambio de datos y las herramientas homogéneas para la comunicación profesional entre grupos y grandes comunidades simplifican el trabajo del día a día. Jonathan Grudin, Investigador Principal en Microsoft, ve cómo en el futuro el desarrollo tecnológico va a centrarse en el individuo: “Las personas van a crear los empleos del futuro, en lugar de ser formadas para ello. Y la tecnología está jugando ya un papel decisivo”. La gente es responsable de qué tecnologías van a acompañarles en el futuro.

“Las personas crearán los empleos del futuro, no simplemente se formarán para ellos”. @jgrudin #jobwizards http://bit.ly/2ykCzqu

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