Cómo mejorar nuestras reuniones

Una de las máximas de sabiduría en el trabajo dice que “la vida es demasiado corta para tener reuniones largas”, y aquellos empleados y gestores que tienen que asistir a muchas reuniones cada semana podrían añadir: “y mi semana laboral también”. ¿Cómo podemos mejorar la calidad de las reuniones? ¿Cómo podemos diseñarlas para que sean más eficientes y productivas? ¿Cuáles son las motivaciones, ideas y herramientas que pueden hacer que los participantes estén satisfechos con sus resultados?

Motivación internacional: Una reunión de gestión de negocio y diseño

El Centro de Innovación de Negocio (BIC) de Konica Minolta Europa se ha propuesto desarrollar nuevas ideas y propuestas para el mundo del trabajo del futuro, junto con instituciones académicas, start-ups, socios de innovación y clientes en Europa. En este contexto, el BIC ha encargado a estudiantes de máster de Gestión de Diseño en el IED (Istituto Europeo di Design) de Barcelona un proyecto pionero: Tres equipos deben investigar el tema “Mejor experiencia en las reuniones” y desarrollar ideas para que las empresas puedan mejorar sus reuniones.

Se buscan innovaciones que mejoren las reuniones

Como parte de una aproximación global se busca, no solo una amplia variedad de innovaciones que puedan mejorar las reuniones, sino también la percepción y experiencia que tengan los asistentes, aspectos que sean relevantes para trabajadores del conocimiento altamente cualificados. Los estudiantes de máster provenían de diferentes áreas. Entre otras disciplinas: diseñadores de comunicación, arquitectos paisajistas y desarrolladores web trabajaron juntos en el equipo de especialistas. Juntos pusieron bajo el microscopio experiencias de reuniones, hicieron preguntas interesantes y extrajeron varias tendencias. Ésta es una pequeña presentación sobre el mundo del trabajo y las reuniones del futuro.

Impresiones de la presentación final
de los estudiantes de Gestión de Diseño en el IED de Barcelona

With the right ideas and innovations, meetings are made anything but boring

Problem gathering: why are some business meetings efficient and others not?

Rooms that are characterised by a healthy atmosphere and that radiate energetic signals to the mind and body have a future

Meeting rooms can be designed in a more natural way with lots of greenery and natural materials

Productive meetings require concentrated participants: intelligent glass creates flexible room divisions and thus peace and privacy

Exciting idea for the future – here is a prototype: meetings are recorded and directly analysed for keywords and content; the report is delivered together with this

¿Eficiencia sin límites? Las tendencias en las reuniones del futuro

En estos tiempos de eficiencia mejorada continuamente y de grandes expectativas, cada vez más empleados y responsables se sienten cansados, estresados y quemados. Hay demasiadas reuniones, y todas las salas parecen la misma. Una de las tendencias más importantes consiste en rediseñar las salas y amueblarlas de forma que las personas se sientan a gusto y puedan comunicarse bien. Existen salas con una atmósfera saludable que irradia energía al cuerpo y a la mente. Los colores, las plantas y los materiales juegan un papel importante: Si las salas están bien diseñadas, de una forma natural, los asistentes estarán más relajados y se concentrarán más.

Productividad relajada: Sentirse como en casa, pero de una forma cuidadosamente planeada

Otra de las tendencias interesantes identificadas por los estudiantes es dar en las reuniones más espacio a las experiencias sensoriales. Por ejemplo, algunos líderes organizan la primera reunión con un grupo nuevo en un lugar confortable y relajado, como un café; o comiendo juntos y hablando de manera relajada, ya sea en un restaurante o en la oficina con un catering. Así se aseguran desde el primer momento de que se prestan atención y trabajan los unos con los otros. Hay también innovaciones como el cristal inteligente, que cambia según niveles de luz o temperatura, asegurando una mayor o menor visibilidad requerida en una reunión dentro de un espacio diáfano.

Tendencias, herramientas y tecnología para las reuniones del futuro

Los equipos de jóvenes especialistas también manejan varias herramientas técnicas. Una interesante tendencia es la valoración de las reuniones mediante “análisis de contenido en tiempo real”, lo cual garantiza que todos siguen el tema. Se registran palabras clave y los resultados más relevantes de una reunión y se genera automáticamente un informe de la misma. A muchos asistentes a reuniones que se preguntan por qué tienen que participar en una reunión cuando el tema a tratar les afecta sólo lateralmente en su trabajo les puede encantar la aplicación “Your Turn” (“Tu turno”), que se puede utilizar para que cada persona se siente a la mesa únicamente cuando se requiere su asistencia. Suena bien, ¿no?