Pero, ¿cómo manejar todos los datos que llegan a la empresa a través de varios canales? ¿Y los que se producen diariamente dentro de la empresa? Hace falta tener una solución para procesar esa inundación de información.
Todo empieza por la búsqueda de información. ¿Cómo encuentras información específica en documentos escaneados, mensajes de correo electrónico, discos duros, presentaciones, hojas de cálculo, vídeos, archivos comprimidos y más formatos?
¿Sabes dónde están tus datos?
Si en tu vida personal has pasado alguna vez por la situación de no recordar cómo recibiste cierta información, en un mensaje SMS, un mensaje de WhatsApp, o un correo electrónico, puedes imaginarte la situación: Los empleados tienen dificultades a la hora de localizar dónde residen determinados datos. Nadie se acuerda inmediatamente de dónde están los datos que se necesitan en este momento. Y si no puedes encontrar los datos, no los vas a poder procesar inmediatamente.
De media, los empleados utilizan de seis a doce ubicaciones para almacenar sus datos:Disco compartido de la empresa
- Disco compartido de la empresa
- Servidor VPN
- Intranet
- Plataforma social de la empresa
- Nube empresarial
- Nube privada
- Redes sociales
- Ordenador personal de la empresa
- Ordenador personal privado
- Correo electrónico
- Aplicaciones de mensajería instantánea
- Historial del navegador
Por qué necesitas una solución de búsqueda empresarial
Con dokoni FIND, Konica Minolta ofrece una herramienta inteligente que se define a sí misma como “Google para empresas”. Y funciona precisamente como un buscador. Sólo tienes que introducir una palabra clave en la barra de búsqueda y pulsar “Buscar” para tener rápidamente acceso a todo tipo de datos, sin importar cuál sea su formato o ubicación. Resumiendo: dokoni FIND funciona como una búsqueda de texto completo en Internet.
Ventajas de una solución de búsqueda empresarial
No tener que volver a mover los datos nunca jamás
Puedes dejar todos los ficheros digitales en su ubicación original, que dokoni FIND los localiza, extrae e indexa cada fichero en tiempo real, en cada soporte. Sea lo que sea, porque dokoni FIND es muy compatible con unos 300 formatos de datos muy utilizados.
Un único punto de acceso
dokoni FIND añade automáticamente los datos digitales a su índice global, creando un único punto de acceso. A través de este punto de acceso, se muestra a los usuarios los resultados de búsqueda para los que tienen permisos de acceso. Esto les permite hacer búsquedas desde SharePoint, en el portátil de cada usuario o con la aplicación móvil de que dispone.
El contenido se convierte automáticamente
dokoni FIND es más que una solución de búsqueda empresarial altamente sofisticada para que puedas buscar en los metadatos y en los archivos. dokoni FIND utiliza reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir todos los tipos de contenido de un fichero. El fichero se indexa para que su información esté disponible para la búsqueda. El proceso de indexado completo lleva de seis a ocho semanas en el primer momento de instalar la aplicación, pero se lleva a cabo sin que los empleados lo noten y no interfiere con el trabajo diario de la empresa.
La seguridad de los datos está garantizada
dokoni FIND puede utilizarse con cualquier software de seguridad de datos que emplee tu empresa. Así, puedes asegurarte de que sólo los usuarios que tengan permiso de acceso puedan acceder a los datos concretos.
Los empleados se ahorran un montón de tiempo con dokoni FIND, y pueden aprovecharlo para sus tareas principales. Esto aumenta la satisfacción de los empleados, el trabajo se hace más eficiente en su conjunto y los costes de la empresa se reducen.
Por qué necesitas dokoni FIND para tus datos no estructurados
Datos no estructurados, datos estructurados… ¿Cuál es la diferencia? Es fácil distinguir ambos casos, pero cada uno de esos tipos de datos tiene un efecto distinto en tu empresa.
Los datos estructurados, como indica su nombre, se conforman a una estructura. Son fáciles de identificar. Una forma muy frecuente de datos estructurados es, por ejemplo, una base de datos SQL.
SQL (Structured Query Language) permite que busques ciertas partes de la información, que está formateada en filas y columnas. Por ejemplo puedes buscar en todas las columnas, una fecha, un código postal o un nombre — todos ellos son datos estructurados. Al estar organizados, estos datos son susceptibles de búsquedas de acuerdo a los tipos de cada dato.
Por contra, los datos no estructurados no se conforman a ninguna estructura definida. Por ejemplo los textos, imágenes, objetos y otros tipos de datos que no son bases de datos. Los mensajes de correo electrónico, por ejemplo, son también datos no estructurados. Los propios mensajes se organizan en Outlook o en Lotus Notes, por ejemplo, pero el contenido del mensaje carece de una forma definida sin estructura.
Los documentos de texto son también datos no estructurados. Los documentos de Word se pueden formatear, pero el contenido puede ser cualquier cosa. Hoy en día, la mayoría de los datos que manejan las empresas son no estructurados. La búsqueda en este tipo de datos es laboriosa y costosa, pero puede evitarse en el día a día de los empleados si se dispone de la solución empresarial de búsqueda dokoni FIND.
Tiempo invertido en la búsqueda de documentos
Todas las fuentes, y una única búsqueda
Si quieres ahorrar tiempo y dinero, y que aumente la satisfacción en la empresa, dokoni FIND es la solución. Todos los ficheros que quieras están a tu alcance con un solo clic. Cuando tengas que hablar con tus clientes, tendrás a mano toda la información que necesitas inmediatamente. Hay luz al final del túnel del almacenamiento de datos. Los empleados pueden concentrarse en sus tareas. Los datos no estructurados ya no causan miedo o alarma.
El Big Data ya no conlleva una situación en la que no puedes encontrar tus datos no estructurados. Con dokoni FIND, el Big Data se convierte automáticamente en una situación estructurada en la que puedes encontrar cualquier cosa.
Todo el mundo puede utilizarlo todo
Un añadido muy práctico a dokoni FIND es una herramienta que hace posible el acceso a todos los datos de cualquier ubicación y en cualquier dispositivo: dokoni FIND y dokoni SYNC & SHARE garantiza que, por ejemplo, los comerciales no tengan ya nunca que interrumpir una charla con un cliente para que la empresa le envíe ciertos documentos. Además esta solución dispone de la capacidad de comentar los ficheros y documentos y que los afectados reciban notificaciones. Esto aumenta la rapidez y la eficacia del trabajo colaborativo sobre los documentos.