Agente del cambio: La transformación como carrera profesional

Integrar procesos es difícil. Un agente del cambio puede ayudar a las PYMEs, explicando a los empleados la importancia de los nuevos procesos, transmitiendo sus ventajas y ayudando a establecer nuevos modos de trabajo.

Los procesos de trabajo en una empresa son a menudo cuestión de hábito. Es frecuente oír las palabras “siempre lo hemos hecho así”, que implícitamente constituyen un sabotaje a la posibilidad de establecer procesos nuevos y más efectivos, que se necesitan urgentemente para que un negocio siga en marcha. Un agente del cambio puede ayudar a las empresas a deshacerse de sus estructuras ineficientes.

¿Qué es un agente del cambio?

Si los responsables se dan cuenta de que no están teniendo éxito sus esfuerzos por poner en marcha una nueva práctica, deberían ponerse en contacto con un agente del cambio, quien…

  • … analiza los bloqueos.
  • … reconoce el potencial organizacional relativo a los procesos de negocio y proporciona conceptos para aprovecharlo.
  • … gestiona el cambio que se busca en un negocio.
  • … es capaz de sobreponerse a hábitos anquilosados con estrategias probadas.
  • … ayuda a los responsables con su experiencia técnica y social.

Un agente del cambio tiene que disponer de conocimiento sobre cultura corporativa, ética del trabajo y diferentes formas de organización. Y debe también conocer lo que se conoce como “lean management” (gestión austera).

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Lean management (gestión austera):

La gestión austera incorpora el principio de hacer más eficiente toda la cadena de valor añadido de bienes industriales. Este principio propugna minimizar los recursos que se desperdician. Este conocimiento es el que permite a los agentes del cambio hacer que las empresas sean más eficientes.

A un agente del cambio no le basta con tener conocimiento real de los hechos, sino que tiene que tener también habilidades sociales. Necesita empatía para debatir y apreciar las ansiedades y las dificultades que tienen los empleados. Las personas prefieren permanecer en terreno conocido. El cambio les produce tensión que un agente del cambio puede moderar y aliviar con sus habilidades.

Infographic of the description of a change agent

El agente de cambio de un vistazo

¿Cómo funciona un agente del cambio?

El nivel ejecutivo de un negocio debería ponerse en contacto con un agente del cambio, como consultor, en cuanto empiecen a pensar en realizar cambios. En el momento en que estos cambios se hayan definido, el agente pasa de ser consultor a ser jefe de proyecto. El agente del cambio se convierte en responsable de poner en marcha el proyecto y es el que gestiona su calendario.

Esta tarea requiere por parte del agente no sólo conocimiento, sino que tiene que organizar el proyecto de forma profesional y llevarlo a cabo.

La clave para el cambio: Tener un objetivo claro

Los empleados de la empresa son periódicamente informados del estado del cambio y los pasos siguientes. Es responsabilidad del gestor del cambio garantizar el flujo de información y comunicar a la fuerza laboral la visión del futuro del negocio.

Un ejemplo positivo del poder de una visión de futuro es el objetivo que Jürgen Klinsmann definió cuando empezó a trabajar como entrenador de la selección nacional de fútbol de Alemania: “Queremos ser los campeones del mundo”. Esta visión le permitió romper con las y los procesos estructuras anticuados establecidos por la Federación Alemana de Fútbol. Puede que no consiguiera finalmente el título, pero su visión puso en marcha un cambio de largo alcance y una transformación en el fútbol alemán.

El cambio requiere trabajo en equipo

Los empleados se perciben con frecuencia a sí mismos como víctimas de los procesos de cambio, cuando ven modificados sus modos de trabajo. Una buena gestión del cambio tiene éxito si convence a la mayoría de que el cambio es importante. A los empleados se les puede motivar permitiéndoles ayudar a dar forma a esos cambios. Esto les implica en el proceso de cambio y su actitud cambia de acuerdo a ello.

Para conseguirlo, un buen agente de cambio tiene contacto diario con la fuerza de trabajo. Como si se tratara de un entrenador, motiva al equipo y asigna responsabilidades a los empleados para que se muevan en la dirección del cambio buscado.

Es esencial que los gestores apoyen al agente. Si se percibe una falta de apoyo por parte del nivel ejecutivo, hay pocas probabilidades de convencer a los empleados de la necesidad del cambio. Los gestores tienen que liderar mediante el ejemplo y ser los primeros en adaptar sus propios hábitos a los nuevos procesos de trabajo. Esto supone un cambio de liderazgo y de modelos.

Gestión del cambio: El proceso

En 1996, John P. Kotter, profesor de la Harvard Business School, desarrolló un modelo de gestión del cambio que divide el proceso hasta en ocho fases:

  1. Confirmar la necesidad del cambio

Hay que analizar dónde se necesita cambiar. ¿Hay en la organización un potencial que no se está aprovechando? ¿Son sus sistemas ineficientes?

  1. Crear un equipo

El agente del cambio forma un equipo con el apoyo de los responsables. ¿Cuáles son los empleados clave incorporar el cambio a la operación o a la empresa?

  1. Desarrollar una visión

El equipo trabaja codo con codo para desarrollar una visión del futuro del negocio. ¿Qué estrategias pueden ser útiles para alcanzar el objetivo? ¿Cuáles son las implicaciones prácticas?

  1. Comunicación

El agente del cambio traslada una visión a todas las áreas de negocio y convence a los empleados y a los gestores del objetivo. Actúa como un multiplicador de la idea.

  1. Eliminar obstáculos

Los procesos que no tienen cabida en esa visión tienen que ser transformados. ¿Qué roles y procedimientos de trabajo están en conflicto con el nuevo concepto? ¿Cómo podemos reemplazarlos?

  1. Celebrar el éxito

El agente del cambio define los objetivos parciales para el proyecto. En el arranque del proyecto, establece metas fáciles de alcanzar. Cuando los empleados vean que sus esfuerzos obtienen resultados, estarán más motivados.

  1. Dirigir el cambio

Tras cada objetivo parcial conseguido, el agente del cambio se pregunta: ¿Qué es lo que ha funcionado bien? ¿Qué ha funcionado mal? ¿Cómo podemos mejorar?

  1. Adoptar los cambios

Una vez que se han aplicado los cambios, tienen que hacerse parte permanente del día a día. Sólo entonces se habrá completado el proceso de cambio. ¿Hemos sido capaces de cambiar nuestros hábitos?

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Contactar con un agente de cambio: ¿Interno o externo?

Pueden contratarse a agentes del cambio, formarlos internamente o contratar sus servicios externamente. También puede utilizarse una mezcla de agentes internos y externos, dependiendo del tamaño del proyecto. La necesidad de ello normalmente dependerá de la duración del proyecto de cambio.

El agente de cambio interno: Cómo dirige el cambio la fuerza de trabajo

Cuando un agente del cambio interno se ocupa de la gestión del cambio, tiene que abandonar sus anteriores responsabilidades. Esto va a crear un vacío en departamento al que pertenecía. Además, formar a un empleado como agente del cambio requiere mucho tiempo y dinero.

El trabajo de un agente del cambio requiere varias habilidades, por lo que no todos los empleados serían adecuados para este tipo de formación. Por otro lado, si formas a un agente del cambio en tu empresa, tendrás entre manos a un empleado muy valioso, así que otras empresas pueden interesarse por él e intentar arrebatártelo.

Para evitarlo, el equipo de RR.HH. tiene que estar muy atento al agente de cambio, tanto al principio como posteriormente. Normalmente esta situación se maneja ofreciendo ascensos dentro de la propia empresa, que suelen resultar más atractivos al interesado que ofertas de una empresa rival. El sueldo tiene que ajustarse para ser consecuente con las nuevas habilidades y la mayor responsabilidad.

Invertir en formar a un gestor del cambio dentro de la empresa será interesante si va a ocupar ese puesto durante un largo periodo de tiempo, o a intervalos regulares. Además, los responsables tienen que ocuparse de rellenar la plaza vacante, dejada por el agente.

Agente del cambio externo: Las ventajas para el negocio

El agente de cambio externo tiene que saber manejarse con la desventaja de ser un extranjero en la empresa. Va a tener que aprender los trucos internos en cada nuevo proyecto. Además, los empleados no le aceptarán tan rápidamente como si fuera ya un agente de cambio interno.

Muchas veces los empleados encontrarán que sus sugerencias e ideas no tienen sentido o son inapropiadas. Un agente externo tendrá además un sueldo por hora más alto que un agente interno.

Por otro lado, un gestor externo aportará un conocimiento amplio y experiencia práctica. Va a trabajar en un proyecto concreto y dejará de ser necesario cuando se haya puesto en marcha el cambio. Los proyectos de corta duración son los que son más ventajosos para que una empresa contrate a un agente externo.

El cambio es inevitable

Lo cierto es que las empresas están permanentemente sujetas a cambios en su entorno. Los mercados y los sectores de negocio cambian, y los clientes demandan nuevos productos y servicios.

Los agentes del cambio ayudan a las empresas a navegar con éxito a través del cambio, y aseguran que los cambios tengan éxito a largo plazo. La forma en que un negocio maneje su fuerza de trabajo de forma eficiente en una situación de cambio dependerá de la situación en concreto.

Los agentes del #cambio son cada vez más importantes en las empresas que quieran establecer nuevos procesos. ¿Cuáles son exactamente las responsabilidades de un gestor del cambio? Aquí tienes un resumen. #jobwizards #changemanagement http://bit.ly/34Z2zci

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