Wissensmanagement: intellektuelles Kapital für KMUs

Seine Aussage gilt erst recht für die Informations- und Wissensgesellschaft von heute, in der sich Produktion, Dienstleistung und Management immer weiter mit neuen Informations- und Kommunikationstechniken verzahnen. Angesichts der stetig kürzer werdenden Innovationszyklen sind Wissen und Information heute die zentralen Ressourcen in Unternehmen.

Expertinnen und Experten für Wissensmanagement sind sich einig: Der wichtigste Teil des (wertschöpfungs-)relevanten Fachwissens für Unternehmen ruht verborgen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptaufgabe ist es daher, die persönlichen Kenntnisse aller Arbeitskräfte in möglichst umfassendes und nachhaltiges Wissen des Unternehmens umzuwandeln. Wissensmanagement in Organisationen ist also per Definition sehr viel mehr als die pure Verwaltung von Daten und Informationen.

Das Wissensmanagement-Dreieck: Mensch, Technik und Unternehmen

An immer mehr Arbeitsplätzen und in immer mehr Organisationen geht es heute deshalb mit Blick auf das eigene Wissensmanagement darum, miteinander und voneinander zu lernen. KMUs sind zunehmend dezentral organisiert oder über mehrere Standorte verteilt, sodass der direkte Wissens- und Informationsaustausch unter Kolleginnen und Kollegen nicht immer möglich ist. Dazu kommt, dass Leute heute nur noch selten ihr gesamtes Berufsleben lang in einer Firma bleiben.

Häufigerer Mitarbeiterwechsel, der bevorstehende Generationenwechsel aufgrund der bald in Rente gehenden Babyboomer, Elternzeiten und Sabbaticals machen das Thema für Unternehmen immer wichtiger. Die große Herausforderung für jedes Wissensmanagement ist es, geeignete Strategien, Maßnahmen und Tools zu kennen, um das Know-how aller Arbeitskräfte wirksam zu sichern und zu integrieren. Mit anderen Worten: Es gibt viele gute Gründe, das Wissensmanagement im eigenen Unternehmen einer kritischen Prüfung zu unterziehen.

Gut aufgestellt für den digitalen Wandel sind bereits Organisationen, in denen Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig beim Erwerb von vorhandenem Fachwissen und neuen Informationen unterstützen. Sowohl die Nutzung und Weitergabe vorhandener Kenntnisse als auch die Entwicklung und Generierung von neuem Wissen entsteht durch Kommunikation und im sozialen Austausch.

Zentrale Begriffe: implizites und explizites Wissen

Modernes Wissensmanagement in Organisationen und Unternehmen unterscheidet per Definition explizites und implizites Wissen. Beide sind im Unternehmensalltag relevant, wie Infografik 1 anhand eines Eisbergmodells zeigt.

Die Definition für explizites Wissen

Vereinfacht gesagt, bedeutet der Begriff explizites Wissen alle Kenntnisse, die sich mittels Zeichen eindeutig kommunizieren lassen, zum Beispiel relevantes Regel- und Faktenwissen oder – neudeutsch – Knowledge aus Anleitungen, Abhandlungen und Dokumentationen.

Die Definition für implizites Wissen

Der Begriff implizites Wissen dagegen steht für alle persönlichen und personengebundenen Kenntnisse, auch stilles Wissen genannt. Etwa wenn jemand weiß, wie etwas geht, aber diese Information in der Handlung gespeichert ist. Es fehlt eine Methode, zum Beispiel Wörter oder Zeichen, um dieses Können exakt zu beschreiben.

Wissensmanagement als Prozess

Wissensmanagement in der Praxis: Erfahrungsschätze sichern

Ein Best-Practice-Beispiel des mittelständischen Unternehmens RUD SCHÖTTLER  Umformtechnik & Systemlieferant GmbH mit etwa 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zeigt, wie erfolgreiches Wissensmanagement, hier als Wissenssicherung und Wissenstransfer, in der Praxis aussehen kann. Die Firma fertigt über 1.200 verschiedene Schmiedestücke aus Stählen und Sonderwerkstoffen.

Zunächst hat eine Altersstrukturanalyse durch das Management des Unternehmens ergeben, dass in den nächsten Jahren viele altgediente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Ruhestand gehen werden, darunter auch Leitungskräfte mit bis zu 40 Jahren Betriebszugehörigkeit aus dem Vertrieb, dem Qualitätsmanagement, dem Personalbereich sowie aus der Produktion und der Technik. Klar war auch, dass die mündliche Weitergabe von Informationen nicht ausreichen würde, um den langjährigen Erfahrungsschatz umfassend zu sichern.

Mithilfe einer so genannten Qualifikationsmatrix wurde zunächst erarbeitet, welches relevante Wissen dokumentiert und transferiert werden soll. Darauf aufbauend hat das Management verschiedene Maßnahmen veranlasst. So sollten die betreffenden älteren Leitungskräfte selbst einen möglichst konkreten Fahrplan schreiben, wann sie welches Wissen zu den Arbeitsabläufen aufbereiten werden. Bei Bedarf konnten sie dazu auch mit einem Tandempartner – meist der vorgesehene Nachfolger oder die Nachfolgerin – zusammenarbeiten. Beobachtungsinterviews halfen, das notwendige Wissen herauszuarbeiten.

Wissensmanagement als Prozess: reich an Varianten

Je nach Branche und Unternehmen kann das Thema Wissensmanagement ganz unterschiedlich aussehen. So ist zum Beispiel für agile Projekte in kleinen Unternehmen eine unkomplizierte Art des Wissensmanagements geeignet, etwa die Methode Lessons Learned. Dabei werden im Projekt gemachte Erfahrungen (positive wie negative) systematisch gesammelt, und daraus Erkenntnisse zu ziehen um die Abwicklung zukünftiger Vorhaben und Projekte zu verbessern.Ein größeres Maschinenbauunternehmen, in dem gerade ein Generationenwechsel bei den Fachkräften stattfindet, braucht dagegen einen strukturierten Wissenstransfer, um den Produktionsfaktor Wissen bestmöglich abzubilden.

Grob lässt sich der Prozess der Wissenssicherung und Wissensverteilung in folgende Schritte aufteilen (nach RKW Kompetenzzentrum):

• Schlüsselarbeitskräfte im Unternehmen auswählen, um das Wissensmanagement an den richtigen Stellen anzusetzen
• Wissen, das gesichert und gemanagt werden soll, bestimmen
• geeignete Wissensmanagement-Tools finden und auswählen
• Maßnahmen festlegen, Zeitbedarf planen
• Wissens- und Personalmanagement abstimmen
• nachhaltige Umsetzung planen und gestalten

Zu Anfang fragen sich Managerinnen und Manager, Projektleiterinnen und Projektleiter häufig: Ist Wissensmanagement in unserem Unternehmen oder Team wirklich nötig? Eignet es sich denn wirklich, um unsere Ziele schneller und nachhaltiger zu erreichen?
In diesem Zusammenhang wird dann meistens eine Wissensbilanz erstellt: Wo und warum lohnt es sich für uns, unternehmenseigenes Wissen zu sichern, zu managen und zu mehren? Spätestens dann ist jede Geschäftsleitung davon überzeugt, dass es sich lohnt, das für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter passende Wissensmanagement erfolgreich zu etablieren.