Wie machen sich Firmen fit für die Arbeitswelt der Zukunft?

„Wir müssen uns zukunftsfit machen!“ Dieser Ruf ist ständig zu hören, aber was bedeutet das denn? Wie wird man zukunftsfit? Eigentlich sollten in jedem Unternehmen die Grundlagen geschaffen werden, um sagen zu können: „Wir wollen zukunftsfit bleiben!“ Das betrifft gleich mehrere Ebenen. Ein oft unterschätzter Faktor ist die Organisation der Arbeitsabläufe, Unternehmen müssen im Workflow Flaschenhälse vermeiden, Datensilos und Insellösungen aufbrechen.

In Oslo wird das Dokumentenmanagement wie das Gemeinschaftsbüro organisiert: transparent und offen für alle

Bürokommunikation neu denken, eine zukunftsfähige Infrastruktur etablieren und flexibel erweitern können, so sieht Potenzial aus zukunftsfit zu bleiben. Ein Beispiel wie auf Jahre hinaus eine tragfähige und die Arbeitsabläufe vereinfachende Idee Effizienz garantiert, zeigt das norwegische Architekturbüro „Arcasa Arkitekter“ aus Oslo. In einem alten Backsteinbau sitzen alle Kollegen in einem großen Gemeinschaftsbüro. Die Herausforderung: Jedem einzelnen einfachen Zugang zu allen Daten und Dokumenten zu geben und für einen nahtlosen Workflow zu sorgen. Von MS Office über CAD-Entwürfe bis zu Ausdrucken über A3-Größe hinaus. Die Leiterinnen der Inhouse-Organisation Marianne Ruud und Karin Kristiansen fanden eine multifunktionale Lösung für alle im Büro, die planen, skizzieren und technische Zeichnungen als Bauvorlagen entwerfen. Nun arbeitet das Büro mit einer neuen Infrastruktur, mit der beim Daten- und Dokumentenmanagement, aber auch Scannen, Kopieren und Drucken Engpässe und inkompatible Schnittstellen Vergangenheit sind. Jeder kann auf alles, das er braucht (und für dessen Zugriff er autorisiert ist), unkompliziert zugreifen. Für den gemeinsamen Überblick im Kundenmeeting oder wandfüllende Pläne zum besseren Überblick über ganze Projekte. Darauf aufbauend können die Arcasa Architekten auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen zugeschnitten in den kommenden Jahren neueste Entwicklungen einfließen lassen. Sie müssen ja nicht so weit gehen wie ihre Nachbarn in Schweden. Dort bekommt man beim Start Up-Hub „Epicenter“ in Stockholm einen RFID-Chip unter die Haut gesetzt, der Zugang zum Gebäude verschafft, die Bedienung von Kopierern erlaubt und mit dem man am Getränkeautomaten zahlt.

Von Rom aus in die ganze Welt: Überall Zugriff auf das Dokumentenmanagement und zentrales Druckmanagement

Auch bei der internationalen Anwaltskanzlei Chiomenti Studio Legale in Rom ist man noch nicht soweit Chips als ID zu verpflanzen. Die Kanzlei unterhält Büros in Europa, den USA und China. Die Herausforderung in der Bürokommunikation liegt hier in einer Vereinheitlichung des Dokumentenmanagements und der Bürokommunikation bis zum Drucker. Also haben IT-Spezialisten den gesamten Workflow der Firma erfasst und analysiert. Daraufhin haben sie ein neues digitales Datenarchiv erstellt, das nach differenzierten Kriterien schnellen und punktgenauen Dokumentenzugriff von allen Standorten ermöglicht. So kann die Arbeit auf drei Kontinenten ohne Kompatibilitätsprobleme nahtlos ineinandergreifen. Mit einheitlichem Dokumentenmanagement und IT-Betreuung rücken die Kontinente zusammen.

Vernetzt arbeiten: Alle wissen, wo etwas ist und wie sie es finden

Insellösungen werden also mehr und mehr zu einem Symbol der Vergangenheit. Zentrale Oberflächen für Datenaustausch, einheitliche Tools, mit denen in individuellen Gruppen und großen Communities kommuniziert wird, erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Ein gut funktionierendes Beispiel ist „Microsoft Teams“ aus dem „Office 365“-Paket. Damit betreten wir aber auch das sensible Terrain des Datenschutzes, denn bei „Microsoft Teams“ greifen keine deutschen Datenschutz-Richtlinien. Nach wie vor ist der Mensch selbst verantwortlich dafür, welche Techniken ihn in die Zukunft begleiten.  Jonathan Grudin, Principal Researcher von Microsoft, sieht für die Zukunft eine starke Zuspitzung auf das Individuum in der technologischen Weiterentwicklung: „Die Menschen werden die Jobs der Zukunft schaffen, statt einfach nur dafür ausgebildet zu werden.  Und Technologie ist heute schon entscheidend.“