Scrum: die Methode gegen starre Prozesse

Die Scrum-Methode

Im agilen Projektmanagement hat sich die Scrum-Methode etabliert. Denn ihr gelingt, woran klassische Methoden scheitern: komplexe Aufgaben auch mit geringen Kapazitäten erfolgreich und effizient abzuschließen. Für diesen Zweck nutzt Scrum ein simples Prinzip.

Was ist Scrum?

Scrum kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt dichtes Gedränge. Programmierer adaptierten den Begriff für eine agile Methode in der Softwareentwicklung. Der Scrum-Ansatz: das Gedränge aus vorhandenen Aufgaben und neuen Entwicklungen entzerren und den Prozess vereinfachen.

Kunden möchten ein fertiges Produkt in einem bestimmten Zeitrahmen. In der IT sind solche Absprachen jedoch fast unmöglich. Denn Unvorhersehbarkeiten bestimmen die täglichen Prozesse in der Produktentwicklung. Vor Scrum waren diese Variablen nicht einkalkuliert. Das führte häufig zu Verzögerungen und zu einem schlechten Produkt.

Scrum löst das Problem, indem es die Rollen der Projektmitglieder neu ordnet, alte Strukturen abbaut und die Aufgaben in flexible Teilergebnisse zusammenfasst, aus denen Zwischenprodukte entstehen.

Wie funktioniert Scrum?

Jedes Projekt besteht aus Teilaufgaben und jede Aufgabe ist ein Baustein des Ergebnisses. Klassische Projektmethoden priorisieren diese Aufgaben einmal und arbeiten sie dann nacheinander ab. Doch manche Tasks dauern länger als andere. Wenn die Kapazitäten gerade in kleineren Teams begrenzt sind, führt das zu Staus, da keine neuen Aufträge begonnen werden können. Scrum-Teams wissen hierfür eine Lösung: Sie pflücken sich Aufgaben heraus, fassen diese zusammen und bilden daraus Zyklen – sogenannte Sprints.

Was ist ein Sprint?

Im Sprint werden einzelne, vorab festgelegte Projektaufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums abgeschlossen. Den Inhalt des Sprints bestimmt der Product Backlog, das erste Scrum-Artefakt. Das gesamte Scrum-Konzept kennt drei Artefakte. Sie sind Sammlungen von Tasks und Ergebnissen, die während der Entwicklung eines Projektes entstehen.

Vor dem Sprint trifft sich das Entwicklungsteam zum Sprint Planning und erstellt ein Sprint Backlog, der das zweite Scrum-Artefakt darstellt. Darin sind alle Aufgaben eines Sprints festgelegt und priorisiert. Sie heißen auch Tickets.

Während ein Ticket meist als Tagesaufgabe definiert ist, dauert ein Sprint zwischen einer und vier Wochen. Sind alle Tasks erledigt, ist auch das Sprint Backlog abgeschlossen. Ziel jedes Sprints ist das Product Increment, das dritte Scrum-Artefakt. Hierbei handelt es sich jeweils um ein fertiges Teilprodukt.

Der Sprint basiert auf den Grundpfeilern Priorisierung und Neubewertung. Ein Sprint passt sich also den Entwicklungen an und lernt von den Ergebnissen vorhergegangener Sprints. Dadurch kann er flexibler auf den nächsten Sprint reagieren. Das Scrum Board unterstützt diesen Arbeitsprozess.

Was ist ein Scrum Board?

Ein weiteres Prinzip der agilen Scrum-Methode ist die Transparenz im Arbeitsprozess. Dank Scrum weiß jeder alles. Das Scrum Board zentralisiert die To-do-Listen aller Teammitglieder an einem Ort. Zu jederzeit von jedem einsehbar zeigt das Board, wer gerade welche Tickets bearbeitet, welches Ticket fertig, welches noch in der Warteschleife ist. Es gibt im Scrum-Prozess also drei klare Stadien. Das optimiert den Workflow, da das Board während eines Sprints Entwicklungen sichtbar macht und das Team bereits im Sprint-Prozess Aufgaben neubewerten und priorisieren kann.

Die Scrum-Rollen

Die Scrum-Methode vereinfacht nicht nur die Prozesse, sondern auch die Teamarbeit. Denn die agile Methode weicht klassische Hierarchien auf. Sie kennt nur drei Rollen: den Product Owner, den Scrum Master und das Scrum-Team.

Der Product Owner

Der Product Owner hinterlegt alle Bedingungen und Anforderungen, die für die Entwicklung des Scrum-Projekts nötig sind in einem Aufgabenkatalog, dem Product Backlog. Das Ziel des Product Owners ist die Abarbeitung des Backlogs und die Umsetzung des Scrum-Projekts. Dafür verlässt er oder sie sich auf die Arbeit des Entwicklungsteams.

Der Scrum Master

Der Scrum Master vermittelt zwischen Product Owner und Team. Er oder sie sorgt dafür, dass das Entwicklungsteam sich ungestört auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Dafür übernimmt der Scrum Master beispielsweise die Organisation, wie die Terminierung der Meetings oder Rücksprachen mit dem Product Owner. Außerdem kümmert er oder sie sich darum, dass das Team die Ziele des Sprints erreicht und steht ihm dafür beratend als Coach zur Seite. Der Scrum Master kann auch Teil des Entwicklungsteams sein.

Das Scrum-Team

Mindestens zwei Personen bilden ein Scrum-Team. In der Praxis hat sich jedoch eine Gruppe aus sieben Teammitgliedern bewährt, die aus unterschiedlichen Spezialisten besteht.

Der größte Unterschied zum klassischen Projektmanagement: Das Entwicklungsteam organisiert sich bei der Arbeit selbst und entscheidet ohne Vorgesetzte. Das erspart Abstimmungen und Abnahmen, bedeutet aber auch mehr Verantwortung für jeden Einzelnen.

Der Scrum-Prozess

Stellen Sie sich ein Projekt vor, bei dem jeder alles weiß. Das verkompliziert den Prozess nicht, sondern vereinfacht ihn. Denn wer informiert bleibt, weiß immer, an welchen Stellen es gerade hakt. So können alle Beteiligte des Projekts flexibler in den Prozess eingreifen. Genau dafür sorgt die Scrum-Methode mit ihren zyklischen Sprints und regelmäßigen Meetings.

Was passiert im Scrum-Prozess?

Der Scrum-Prozess ist zyklisch strukturiert. Er besteht aus einer festen Reihenfolge: Planung, Abstimmung, Umsetzung, Feedback und Evaluation. So folgt auf das Sprint Planning der Sprint, in dem wiederum Daily-Scrum-Meetings stattfinden. Anschließend an den Sprint finden zwei Feedbackgespräche statt: der Sprint Review und die Sprint-Retrospektive. Damit endet der Zyklus und es beginnt ein neuer. Das geht solange, bis alle Aufgaben des Product Backlogs erfüllt sind.

Welche Scrum-Meetings gibt es?

Entscheidend für einen erfolgreichen Scrum-Prozess sind folglich nicht nur die Umsetzung im Sprint, sondern auch die Treffen. Vier wichtige Meetings finden regelmäßig statt.

• Im Sprint Planning wird vom Scrum-Team entschieden, welche Tasks aus dem Product Backlog im nächsten Sprint erledigt werden sollen. Das Entwicklungsteam ist komplett frei in seiner Sprint-Planung.
• Der Daily Scrum ist ein morgendliches Meeting vor dem Scrum Board. In kurzen Worten tauscht das Team nötige Informationen über vergangene und kommende Aufgaben aus. Daily Scrums helfen, Synergien im täglichen Prozess zu entwickeln.
• Im Sprint Review präsentiert das Scrum-Team nach dem Sprint seine Sprint-Ergebnisse dem Product Owner. Die Informationen benötigt der Stakeholder, damit er gegebenenfalls seinen Product Backlog ändern oder ergänzen kann.
• Die Sprint-Retrospektive ist ein Rückblick mit dem Scrum Master auf den vergangenen Sprint: Konnten alle Tickets rechtzeitig erledigt werden? Gab es unvorhergesehene Entwicklungen? Diese Erkenntnisse helfen beim kommenden Sprint Planning.

Was ist der Unterschied zwischen Scrum und Kanban?

Wer sich mit der Scrum-Methode beschäftigt, stößt unweigerlich auf den Begriff Kanban. Kanban ist ebenfalls eine Methode im agilen Projektmanagement, die ähnlichen Prinzipen folgt. In beiden Methoden gibt es Backlogs und Boards. Außerdem setzt Kanban auch auf transparentes Arbeiten, kleine Gruppen von Spezialisten und regelmäßige Meetings wie das Daily Stand-up.

Während Scrum den Schwerpunkt auf Geschwindigkeit und Zwischenprodukte legt, spielt bei Kanban der kontinuierliche Aufgabendurchlauf ohne irgendwelche Etappenziele eine wichtigere Rolle. Kanban ist also kein zyklischer, sondern ein fortlaufender Prozess. Ohne ein Sprint Backlog kann hier zu jeder Zeit mit jeder Aufgabe begonnen werden. Im Kanban-Prozess können folglich neu entstandene Aufgaben schneller starten und müssen nicht erst auf einen nächsten Sprint warten. Das macht die Kanban-Methode in solchen Fällen sogar flexibler. Allerdings können Scrum-Teams mehr Aufgaben parallel bearbeiten. Und das wiederum beschleunigt den Workflow im Projekt. Sie müssen also abwägen, welche agile Methode für Ihr Projekt die bessere ist.

Warum sollten Sie die Scrum-Methode nutzen?

Scrum-Prozesse eignen sich vor allem für solche Projekte, die ein ganzes Entwicklungsteam jeden Tag beschäftigen. Für Großprojekte, in denen mehrere Teams involviert sind, ist Scrum jedoch nicht ausgelegt. Während in der Methode die interne Kommunikation klar geregelt ist, ist der Workflow zwischen verschiedenen Teams nicht vorgesehen.

Große Unternehmen mit vielen Abteilungen können davon profitieren, dass Kompetenzen gebündelt werden und interdisziplinäre Teams mit kurzen Wegen entstehen. Kleinen und mittelständischen Firmen hingegen gelingt es dank der Scrum-Methode, ihre wenigen Kapazitäten effektiv zu vereinen. So können sie größere Projekte abschließen, die sie vorher nie angenommen hätten.

Scrum bricht mit alten Unternehmensstrukturen. Die Teammitglieder agieren weitgehend autark. Der Scrum Master ist beispielsweise nur noch ein Coach und löst die Rolle des klassischen Vorgesetzten ab. Die Hierarchien sind bei agilen Methoden also flacher. Solche neuen Arbeitsstrukturen müssen erst im Unternehmen etabliert werden. Das sollten Sie einplanen.

Doch das Ergebnis lohnt sich: Ihr Unternehmen agiert effektiver und flexibler. Außerdem erhöhen die neuen Strukturen die Mitarbeitermotivation und den Output an Ergebnissen. Und das wiederum freut jeden Stakeholder.