Per Social-Network-Tools einfach und schnell mit Kollegen auf der ganzen Welt kommunizieren

Schnell und transparent: wie Social-Network-Tools die interne Kommunikation verändern (Teil 1 von 3)

WhatsApp oder Facebook sind in der privaten Kommunikation Standards. Für Unternehmen gibt es ähnliche Tools, die die Kommunikation im Team, in der Abteilung, in der Niederlassung und im ganzen Unternehmen verändern und verbessern können. Wie gut das gelingt, hängt von vielen Faktoren ab – nicht nur von der richtigen Software.

Kommunikation ist auch nicht mehr das, was sie mal war. Telefonieren, Briefe schreiben, E-Mails beantworten, Meetings – das gibt es alles noch, aber die Digitalisierung verändert auch hier unsere Gewohnheiten und unsere Möglichkeiten gewaltig. Was privat schon längst weit verbreitet ist, nutzen auch immer mehr Unternehmen für die interne Kommunikation: Social-Media- oder Social-Network-Tools. Die Consumer-Tools, wie WhatsApp oder Facebook, erfüllen dabei jedoch nicht die Bedürfnisse von Unternehmen. Diese brauchen mehr Sicherheit und Datenschutz für den Austausch, eine andere Skalierbarkeit für die Teilnehmerzahl in der Gruppe, Dokumentenaustausch, Archivierungsmöglichkeiten und viele weitere Funktionen, je nach Organisationsgröße, Bedarf und Zielsetzung. Seit 2011 steigt die Nachfrage nach Enterprise Social Network Solutions laut einer Deloitte-Studie stark an. Bis heute etablieren sich viele verschiedene Anbieter auf dem Wachstumsmarkt mit Schwerpunkten zwischen Instant Messaging, Chats und Microblogs bis hin zu Projektmanagement und Telefonkonferenzen. Zu den populärsten Produkten zählen Slack, Yammer, Microsoft SharePoint, HipChat, Jive, Facebook Workplace, Chatter, SAP Jam und IBM ESN with Connections Cloud, um nur einige zu nennen.

Austausch in Echtzeit und doch für immer

Kommunikation ist wichtig für die Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen. Aber auch für den Erfolg von Teams, die Lösung von komplexen Problemen, die fruchtbare Zusammenarbeit in Projekten, um Lösungen schneller zu finden, Innovation voranzutreiben, Wissen für alle zugänglich zu machen, Prozesse transparent zu gestalten – unabhängig von der persönlichen Anwesenheit vor Ort. All das können Ziele sein, die durch Social-Network-Software im Unternehmen erreicht werden.

Das englische Kosmetikunternehmen Lush etwa hat Slack eingeführt, um seine interne Kommunikation zu verbessern – in der Zentrale und zwischen den Dependancen auf sechs Kontinenten in 240 Shops. Inzwischen ist das E-Mail-Aufkommen um 75 % reduziert. Durch den direkten Austausch in Themengruppen erreichen die Infos alle, die damit arbeiten wollen. Das führt zu mehr Klarheit in den Aufgaben und schnelleren Abstimmungen untereinander – trotz räumlicher Distanz.

Allerdings braucht es dazu nicht einfach nur Software, sondern vor allem eine Unternehmenskultur, die diese Revolution zulässt. Laut einer globalen McKinsey-Studie ist die althergebrachte Unternehmenskultur der Hauptgrund, warum die Digitalisierung im Unternehmen, also auch in der internen Kommunikation, nicht vorankommt. Denn die digitalen Tools machen Kommunikation offen, direkt und transparent – für alle. Auch für die Chefin, die Sekretärin, den Außendienst und die Praktikanten. Das digitale Gespräch kennt keine Hierarchie: Alle lesen alles, und jeder kann allen etwas sagen. In Echtzeit. Das spart viele lästige E-Mails mit langen Verteilerlisten. Zugleich entsteht ein Wissensspeicher, in dem Diskussionen, Tipps und Lösungsansätze archiviert und schnell wiedergefunden werden.

Der Instant-Messaging-Austausch beschleunigt Gespräche zwischen Teamkollegen unterwegs, im Home-Office und im Büro. Die Transparenz macht deutlich, wie willkommen Mitdenken, Engagement und Austausch im Projektteam sind – jeder ist eingeladen, sich einzumischen, etwas beizutragen, ein Problem zur Diskussion zu stellen. Videokonferenzen mit Split-Screens, Telefonkonferenzen im Team, das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Microblogs, CEO-Chats, der Zugriff auf Ressourcen und Verzeichnisse im Unternehmen sind weitere Vorteile der Social-Network-Tools.

Social Networks verändern die interne Kommunikation gewaltig – wenn das Unternehmen dazu bereit ist. #jobwizards http://bit.ly/2zbLeA4

Jetzt tweeten

Wie engagiert Social-Network-Software angenommen wird – eine Frage der Unternehmenskultur

Viele Unternehmen haben schon in Social-Network-Anwendungen am Arbeitsplatz investiert. Im Gegensatz zu anderen Software-Einführungen lässt sich Social Business jedoch nicht per Anweisung durchsetzen. Es sollte vielmehr Baustein einer digitalen Strategie im Unternehmen sein und es sollte Klarheit darüber bestehen, was damit erreicht werden soll. Zudem braucht es eine Unternehmenskultur, die die offene Kommunikation zulässt. Hier hängt viel von den Führungskräften und der Chefetage ab: Sind diese selbst präsent in den Gruppen und Chats, reagieren sie auf Diskussionen, antworten sie auf Fragen, posten sie relevante Inhalte für ihre Mitarbeiter?

Um die Bedürfnisse des Teams zu evaluieren, kann eine Pioniergruppe die einzelnen Tools testen und abstimmen, welches am besten zum Projekt oder zum Unternehmen passt. Am Ende des Tages geht es hier um Relevanz und Beziehungen und nicht nur um Software und Zahlen. Das macht den Unterschied so gewaltig und die Nachfrage so vielfältig. Aber natürlich lassen sich nicht nur soft facts, sondern auch hard figures zur Erfolgskontrolle messen. Bis zu 25 Prozent mehr Produktivität sind laut einer McKinsey-Studie durch eine Social-Business-Kultur in wissensbasierten Projekt-Teams zu erreichen. Das ist im digitalen Transformationsprozess sehr wertvoll, da in diesem der Druck auf Unternehmen wächst, schnell zu reagieren, innovativ zu sein sowie neue Ideen zu generieren und umzusetzen.

Im Teil 2 geht es um die Praxis. Im Interview wird Jennifer Kotara von Konica Minolta Business Solutions über ihre Erfahrungen bei der Einführung von Yammer berichten und die fünf populärsten Tools genauer vorstellen.

Schnell und transparent: so kommt ein Social-Network-Tool ins Unternehmen. (Teil 2)
Schnell und transparent: so kommt ein Social-Network-Tool ins Unternehmen. (Teil 2)
Corporate & Culture