Viele Köpfe für ein Social Tool

Schnell und transparent: so kommt ein Social-Network-Tool ins Unternehmen. (Teil 2)

Jennifer Kotara von Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH hat mit einem breit aufgestellten Projektteam ein Jahr daran gearbeitet, Yammer europaweit im Unternehmen einzuführen. Im Interview berichtet sie über ihre wichtigsten Learnings.

Schnell und transparent: wie Social-Network-Tools die interne Kommunikation verändern (Teil 1 von 3)
Nicht verpassen: Schnell und transparent: wie Social-Network-Tools die interne Kommunikation verändern (Teil 1)

Portrait

Jennifer Kotara, Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH

  • Position: Projektmanagerin im HQ
  • Aufgabe: Einführungen eines Social-Network-Tools für ca. 10.000 Nutzer in mehr als 15 Sprachen und 28 Ländern
  • Zeitraum: Herbst 2016–2017
  • Lessons Learned: von Anfang an viele Mitstreiter gewinnen, quer durch alle Abteilungen und alle Hierarchien.

Portrait Jennifer Kotara von Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH

Social Tools gibt es nicht erst seit gestern. Viele Firmen nutzen sie schon, andere halten sich in diesem Bereich zurück. Was war ausschlaggebend dafür, dass Konica Minolta sich für die Einführung eines Social-Network-Tools entschieden hat?

Jennifer Kotara: Es war ein Bedürfnis. Eine globale Mitarbeiter-Umfrage hatte ergeben, dass sich viele Kollegen mehr und bessere interne Kommunikation wünschen. Sie wollen wissen, was die anderen Märkte machen, wer wo arbeitet, welche Lösungen andere Teams entwickeln. Das war ein klares Votum für mehr Transparenz. Gleichzeitig gab es einige lokale Pionier-Gruppen, die in ihren Abteilungen ein Social Tool einsetzten und testeten. Aus diesen Teams gab es ein starkes positives Feedback.

Was genau fanden diese Pioniere daran so gut?

Jennifer Kotara: Bisher waren Telefon, E-Mails und Skype for Business unsere Hauptkommunikationswege. Mit dem Social-Network-Tool konnten sich die Kollegen einfacher und schneller miteinander austauschen und abstimmen. Da bildete sich eine Community, eine Wissens-Gemeinschaft. Die entsteht über E-Mail-Verteiler und Telefonkonferenzen eher nicht. Die Servicetechniker von „Service & Support“ stellten von unterwegs Fragen an ihre Gruppe und erhielten viel schneller Antworten, um ein Problem zu lösen. Zugleich fühlten sich alle besser im Team eingebunden. Das beschrieben sie als eine neue, wertvolle Qualität der Kommunikation miteinander.

Wenn man so deutlich weiß, dass alle ein Social-Network-Tool wollen, könnte die IT doch losgehen, ein Tool kaufen und es an den Start bringen, oder?

Jennifer Kotara: Nein, auf keinen Fall. Es ist eben nicht nur eine Software-Einführung, sondern verändert die Organisation. Das will gut vorbereitet sein, damit sich die Investition auch lohnt. Wir haben es von Anfang an als Projekt aufgesetzt, das im Marketing angesiedelt ist. Ich habe als Erstes eine Bedarfsanalyse gemacht und Kollegen in allen Märkten sowie verschiedenen Abteilungen interviewt und gefragt „Was braucht ihr? Was wünscht ihr euch?“. Dabei erfuhr ich, dass auch in anderen Ländern schon mit dem Microsoft-Produkt Yammer testweise gearbeitet wurde. Mit diesem Wissen haben wir zwei große Workshops gemacht, einen technischen und einen zur Kommunikation mit Yammer. Für die Mitarbeit haben wir strategisch wichtige Partner aus verschiedenen Abteilungen und Ländern gewonnen. Der Kick-off war Ende letzten Jahres. Jetzt sind wir beim Launch angekommen.

Wie kam dann die Entscheidung für ein Tool zustande?

Jennifer Kotara: Auf Grund der Vorerfahrung hatten wir schnell Yammer im Blick und auf alle Anforderungen hin abgeklopft. Zum Vergleich haben wir auch andere Tools geprüft. Aber in unserer Netzwerkarchitektur, zu unseren Schnittstellen, passte Yammer am besten. So konnten wir im nächsten Schritt schon eine lange Testphase planen.

Wer hat da was getestet und warum brauchte das viel Zeit?

Jennifer Kotara: Diese Phase ist sicherlich die wichtigste im gesamten Projekt. Schließlich nützt es nichts, ein Tool einzuführen, das nicht hält, was es verspricht. Wir haben dafür vier Monate angesetzt und sogar noch verlängert. Wenn ein Tool wie Yammer die Kommunikation im Unternehmen verändern soll, dann muss es von Anfang an funktionieren, um angenommen zu werden. Das gesamte Projektteam hat getestet und jeweils vor Ort haben weitere lokale Gruppen getestet, Feedback gegeben. Wir haben uns zu Workshops getroffen, um unsere Erfahrungen zu sammeln und immer wieder abzugleichen: Was sind die Bedürfnisse überall und wie werden wir diesen gerecht? Wir sind in dieser Zeit zu Yammer-Experten geworden. Es gibt keine Funktion, die wir nicht ausprobiert haben. Daraus sind dann später ein Quick Guide, ein Support-Center und FAQ entstanden. Aber meine wichtigste Aufgabe war und blieb die Überzeugungsarbeit. Ich habe mit den Kollegen im Projekt viele Use Cases gesammelt, um jeder Abteilung spezifisch sagen zu können, was sie von Yammer erwarten kann, wie es ihr nützen wird, was sich verbessern wird.

Wer ein Social-Network-Tool einführt, braucht viele Mitstreiter – aus allen Abteilungen des Unternehmens. #jobwizards http://bit.ly/2AbtJQC

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Das klingt nach einer gründlichen Einarbeitung, was fehlte jetzt noch, um an den Start zu gehen?

Jennifer Kotara: Die Kollegen im Projektteam haben unsere Fortschritte in ihre Länder getragen, Feedback gesammelt und die Vorbereitung dort übernommen. Dann konnten wir in die Pilotphase übergehen. Die IT hat hart gearbeitet, um die Software überall einzurichten, Schnittstellen herzustellen, Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz zu gewährleisten. Das war sehr anspruchsvoll, sodass wir noch etwas Pufferzeiten brauchten, bis alles lief. Währenddessen haben wir sieben Gruppen in ganz Europa nominiert, die schon mal begannen, Yammer als Tool im Alltag zu nutzen, Best Practices zu sammeln. In dieser Phase waren schon insgesamt 200 Piloten aktiv dabei. Das war eine wichtige Prüfinstanz, bevor wir sicher ans Roll-out in Europa gehen konnten.

Woran machen Sie fest, ob Yammer erfolgreich genutzt wird? Haben Sie KPIs?

Jennifer Kotara: Wir verbinden mit der Einführung von Yammer klare Ziele: Wir wollen den fachlichen, den professionellen Austausch miteinander verbessern. Auf allen Ebenen und zwischen den Märkten. Er soll schneller, flexibler und transparenter werden. Statt Wissen in Abteilungen oder Teams, also horizontal, zu sammeln, soll ein Wissensnetzwerk entstehen. Yammer ist auf Themen spezialisiert und hat eine sehr gute Suchfunktion. Wer am Thema Branding mitarbeiten will, kann sich der betreffenden Gruppe anschließen – über Hierarchien, über Abteilungen und über Grenzen hinweg. Das ist neu. Wir wollen den Transfer von Know-how beschleunigen, also im Endeffekt schneller innovativ sein. Zugleich wollen wir über Yammer auch alle wichtigen Informationen an alle schicken, offen für Feedback. Da soll keiner aus Versehen aus dem Verteiler fallen. Natürlich gibt es auch statistische Daten zur Nutzung, die wir betrachten können. Aber entscheidend ist, dass wir qualitativ den Wandel wahrnehmen und jeder Mitarbeiter den Effekt der verbesserten Kommunikation spürt.

Was sind die größten Hürden bei der Umstellung auf Yammer, bei der Akzeptanz von Yammer?

Jennifer Kotara: Ich denke, da sind zwei Punkte ausschlaggebend: Usability und Usage. Für uns war z. B. eine wichtige Frage: In welcher Sprache nutzen wir Yammer? Wir wünschen uns Englisch, aber mittels der Übersetzungsfunktion von Yammer kann jeder in seiner Muttersprache posten und bekommt auf seinem Desktop die Posts in der Sprache seiner Wahl angezeigt. Was die Nutzung betrifft, haben andere berichtet, wie schnell das Interesse nachlassen kann. Hier haben wir viel Zeit investiert, um über den Start hinaus das Interesse an Yammer wachzuhalten, die Nutzung zu entwickeln. Wir wollen möglichst viele Nutzer haben. Ich wünsche mir, dass alle Kollegen, vom Auszubildenden bis zum Präsidenten, einsteigen und Yammer zu ihrem Tool machen.

Was machen Sie nach dem Launch von Yammer? Ist das Projekt für Sie damit abgeschlossen?

Jennifer Kotara: Das Tool wird bei uns Schritt für Schritt in allen Abteilungen und Märkten eingeführt. Natürlich freue ich mich mit den Kollegen erst einmal, wenn wir das gestemmt haben. Aber die Arbeit geht auf jeden Fall weiter. Jetzt können wir uns darauf konzentrieren, Yammer mit Leben zu füllen. Wir planen exklusive Inhalte, arbeiten eng mit HR zusammen, um für deren Themen und Angebote mehr Aufmerksamkeit zu gewinnen, wollen Quellen, Dokumente und Wissen besser hinterlegen und zugänglich machen. Das ist ein offener Prozess, in dem noch Raum für viele Ideen ist.

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