Papier ist geduldig? Nicht mehr lange

Nicht die Umwelt, sondern Zeit und Geld sind oft entscheidend, wenn Unternehmen Papier sparen wollen. Digitale Prozesse bieten sichere und effiziente Alternativen zum Ausdruck auf Papier. Papierarm oder papierlos zu werden im Büro lohnt sich heute mehr denn je: drei Beispiel aus der Praxis.

Papier ist das Medium unserer Arbeit. Nur was wir in der Hand halten, existiert. Also wird gedruckt, was es zu drucken gibt: Verträge, Rechnungen, E-Mails, Reader, Agenden, Excel-Tabellen, Präsentationen. Nicht nur einmal sondern vielfach, von jedem, der die Information „physisch“ in den Händen halten will.

Mit dem Aufkommen des Computers ist der Papierverbrauch noch einmal explodiert und er wächst global stetig weiter. Das ist eine schlechte Nachricht für die Welt, für das Klima, aber auch für die eigene Kasse. Denn inzwischen ist es wirklich einfach, den Papierverbrauch im Unternehmen zu reduzieren oder sogar ganz ohne Papier auszukommen.

DECOS – Ein Unternehmen ohne Papier

Ein Vorreiter in Sachen papierlos arbeiten ist das holländische IT-Unternehmen DECOS. Hier wird schon seit 2011 systematisch alles dafür getan, ganz ohne Papier auszukommen. Nicht nur am Schreibtisch, im Meeting oder in der Buchhaltung, sondern auch in der Küche und auf der Toilette. Da steht jetzt ein japanisches Modell. „Es gibt keine Ordner, keine Schränke und keine Regale mehr. Wir arbeiten vollständig digital.“, sagt der Unternehmensgründer Paul Veger. Ein schöner Nebeneffekt, auch Schreibtische müssen nicht mehr aufgeräumt werden, Stifte und Visitenkarten wurden verbannt, nur der Computer steht da. DECOS selbst bietet seinen Kunden Softwarelösungen und Apps an, die den Alltag am Arbeitsplatz, privat und in der Kommune mit digitalen Lösungen nachhaltig verbessern sollen.

Estland – Ein Land verwaltet sich digital

Die kleine baltische Republik hat seit ihrer Unabhängigkeit 1991 konsequent auf digitale Prozesse zwischen Bürger und Verwaltung gesetzt, fest davon überzeugt, dass weniger Papier mehr Produktivität bedeutet. Eine gute Voraussetzung dafür ist die Garantie auf einen kostenfreien Internetzugang im ganzen Land, auch im Wald oder am Strand. Für die Kommunikation mit den Ämtern hat jeder Bürger eine persönliche ID. Die wurde 2002 eingeführt, und wird heute von gut 90 Prozent der Bürger genutzt. Umzug, Gewerbeanmeldung, Personalausweis oder Geburt – das alles lässt sich ohne Papiere, Termin und Wartezeit online mit digitaler Unterschrift erledigen. Mehr als 600 E-Government-Dienste stehen den 1,3 Millionen Esten zur Verfügung, von der elektronischen Steuererklärung bis hin zum E-Voting.

Marks & Spencer (M&S) – Mit Plan A mehr als nur Papier sparen

Die englische Handelskette mit über 1.400 Filialen weltweit und Online-Shop arbeitet seit 2007 am „Plan A“.  Darin verpflichtet sich M&S mit 100 konkreten Zielen, ein nachhaltiges Unternehmen zu werden. Unter anderem will M&S „Null Abfall“ produzieren. Dafür wird Papier gespart so gut es geht: in den Büros, in den Filialen, im Versand und im Marketing. Binnen vier Jahren wurde der Verbrauch von Druckpapier um 29 Prozent und von Verpackungspapier um  26 Prozent reduziert. Papier-intensive Aufgaben wurden zum Großteil digitalisiert, etwa die Buchhaltung, die Gehaltsabrechnung, Werbekataloge und Briefsendungen. Der Bedarf an Tragetaschen konnte seit 2007 um 80 Prozent reduziert werden, bis heute wurden rund 4 Milliarden Tüten eingespart. Immer mehr Produkte in den Geschäften kommen ohne Verpackung in die Regale. Seit Juni werden Barcode, Verbrauchsdatum und Logo dünn auf die Haut der Avocado gelasert. Diese neue Technologie wird laut M&S, 10 Tonnen Papier und 5 Tonnen Klebstoff einsparen.

Digitales Dokumentenmanagement kann ziemlich viel Papier sparen

Die Beispiele zeigen, es ist möglich, mit weniger Papier zu arbeiten und zu leben. Ob als Privatperson oder als Unternehmen – die technischen Voraussetzungen dafür gibt es längst. Scanner und Apps, ein Daten-Management-System (DMS), ein Enterprise Content Management (ECM) oder ein Enterprise Information Management (EIM). Auch rechtlich wurden die Voraussetzungen in Europa geschaffen, um digitale Prozesse sicher zu machen. Die Vorteile sind für jeden schnell spürbar und sichtbar: keine laufenden Meter Ordner mehr im Schrank. Jederzeit, überall schnelles Suchen und Finden eines Dokuments. Für alle, die es finden müssen. Kaum noch Kosten für Büromaterialien oder Porto und ein aufgeräumter Schreibtisch. Papier sparen bringt nicht nur Vorteile, wie Zeit und Geld sparen, die Umwelt schonen, sondern macht Mitarbeiter auch produktiver und manchmal glücklich.

Digitale Transformation braucht nicht viel Papier, es geht sogar ohne. Einige Unternehmen sind Vorreiter. #jobwizards http://bit.ly/2gKle3f

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