Onboarding: So gelingt die perfekte Einarbeitung

Der erste Eindruck zählt: Ein gelungener Start am neuen Arbeitsplatz entscheidet, wie gut sich Beschäftigte ins Team eingliedern, wie sie sich im Unternehmen verorten und wie produktiv sie zukünftig arbeiten werden. In einer Umfrage der Haufe-Gruppe gaben 89 Prozent der Unternehmen mit systematischem Onboarding an, die fachliche Integration der neuen Angestellten verbessert oder beschleunigt zu haben.

Definition: Was ist Onboarding?

Onboarding bezeichnet den Prozess, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen einzuführen. Damit ist nicht nur der erste Arbeitstag gemeint. Viele Unternehmen verstehen darunter den gesamten Zeitraum von der Vertragsunterzeichnung bis zum Ende der Probezeit.

Ziele des Onboardings:

• Die neuen Kolleginnen und Kollegen fühlen sich gut aufgenommen und sind nach kurzer Zeit ins Team integriert.
• Networking und schnelles Knüpfen von ersten Kontakten – auch bereichsübergreifend.
• Die neuen Kolleginnen und Kollegen erfüllen die fachlichen und persönlichen Erwartungen am Arbeitsplatz und sind dabei weder über- noch unterfordert.
• Die Beschäftigten bleiben möglichst lange an Bord und erinnern sich gern an den ersten Tag sowie ihre ersten Eindrücke im neuen Unternehmen.

Welche Onboarding-Phasen gibt es?

Ein gut strukturiertes Onboarding lässt sich in drei Phasen unterteilen:
Noch vor dem ersten Arbeitstag beginnt die Phase der Vorbereitung. Die meisten Menschen erinnern sich ihr Leben lang an erste Tage: in der Schule, an der Universität oder in der Ausbildungsstätte. Deshalb sollte der erste Arbeitstag positiv in Erinnerung bleiben. Wichtig ist insbesondere, neuen Beschäftigten die Nervosität zu nehmen.

Mit dem Eintritt ins Unternehmen beginnt die Orientierungsphase. Neue Beschäftigte müssen ihren Platz innerhalb des Unternehmensgefüges finden und verstehen. Aber auch die Einordnung innerhalb des Teams ist wichtig, damit sich neue Kolleginnen und Kollegen persönlich aufgenommen fühlen.

Die abschließende Phase des Onboardings ist die vollständige Integration in das Unternehmen. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen in dieser Phase die Werte des Unternehmens verinnerlichen. So verstärkt sich auch die Identifikation mit den eigenen Aufgaben am neuen Arbeitsplatz.

Vorbereitungsphase – die richtigen Bedingungen schaffen

Um Unsicherheiten zu reduzieren, sollten bereits vor dem ersten Arbeitstag einige Aufgaben auf der Onboarding-Checkliste abgehakt sein:

• Die zukünftigen Kolleginnen und Kollegen wurden im Vorfeld über den Ablauf des ersten Tages informiert und haben gegebenenfalls Informationen zum Dresscode am Arbeitsplatz erhalten.
• Der Empfang sollte über die neuen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter informiert sein und sie entsprechend willkommen heißen. Er weiß auch, in welches Team die oder der Neue gehört und kann sie dorthin leiten.
• Der neue Arbeitsplatz sollte startklar, sauber und freundlich sein. Dazu zählt eine vollständige und funktionsfähige technische Ausstattung. Bereit liegen sollten aber auch die Papiere, die die Buchhaltung für den Check-in benötigt.
• Zum Willkommenspaket gehören im besten Fall Informationsmaterial zum Leitbild des Unternehmens, ein Organigramm und der Einarbeitungsplan, optional mit Checklisten. Auch ein kleines Willkommensgeschenk am Arbeitsplatz schadet nicht.

Orientierungsphase – persönliche Begrüßung

In den ersten Wochen am neuen Arbeitsplatz geht es nicht nur um die fachlichen Aufgaben, sondern auch um die Einführung der Person ins Unternehmen.

• Eine Tour durch das Unternehmen und durch die Produktwelt verschafft einen Überblick über die gesamte Arbeitsumgebung.
• Neue Beschäftigte sollten während des Onboardings die Gelegenheit erhalten, die Mitglieder der Geschäftsführung und alle Fachabteilungen persönlich kennenzulernen.
• Die Einladung zum gemeinsamen Mittagessen unterstützt das Kennenlernen im neuen Team. Besonders wichtig ist, dass sich die direkte Führungskraft in diesen Prozess einbringt.
• Eine Mentorin oder ein Mentor dient in der Zeit der Einarbeitung als fester Kontakt und leitet gegebenenfalls zur richtigen Ansprechperson weiter. Das erleichtert die fachliche Orientierung und die Einarbeitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins neue Themenfeld.
• Eine Führungskraft vermittelt als Coach Unternehmensziele und Philosophie des Unternehmens weit besser als jeder Leitfaden.

Integrationsphase – Identifikation mit dem Unternehmen

Bestenfalls endet die Probezeit zur beiderseitigen Zufriedenheit. Darauf können Sie systematisch Einfluss nehmen.

• Für eine optimale Integration ist es wichtig, in einem Einarbeitungsplan Ziele für die Entwicklung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu definieren. So wissen sie stets, worauf sie hinarbeiten. Wichtig ist, dass die Ziele in der gegebenen Zeit erreichbar sind und Erfolge gewürdigt werden.
• Teambuilding, Fortbildung und Angebote für den internen Wissensaustausch machen das Unternehmen für alle Beschäftigten attraktiver. Damit erhöhen HR-Verantwortliche aktiv die Chancen, dass neue Talente lange im Unternehmen bleiben.
• Auch nach dem ersten Tag sollte die HR-Abteilung ein Ohr für offene Fragen der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Ihr Feedback zum Onboarding-Prozess trägt dazu bei, diesen stetig zu verbessern.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Ein gutes Onboarding muss für Unternehmen kein großer Aufwand sein. Sie können den Ablauf weitgehend standardisieren. Ein Einarbeitungsplan hilft dabei, alle wichtigen Prinzipien festzuhalten. Dort können Sie auch klare Verantwortlichkeiten für alle am Onboarding-Prozess beteiligten Personen definieren. Hilfreich sind außerdem Checklisten mit allen wichtigen Aufgaben. Ein Ablaufplan sorgt dafür, dass die Themen und die Reihenfolge der Onboarding-Maßnahmen sinnvoll aufeinander abgestimmt sind.

Berücksichtigt werden sollte, dass Menschen individuell sind. Das gilt auch für ihren Prozess der Eingewöhnung. Er kann mal mehr, mal weniger Zeit in Anspruch nehmen. Die Onboarding-Maßnahmen sollten daher flexibel genug sein, um allen die Teilnahme zu ermöglichen.

Onboarding-Software unterstützt Personalverantwortliche und andere Führungskräfte beim Prozess der Integration neuer Arbeitskräfte. Je nach Software finden Sie etwa einen Kalender mit Zeitplan und Erinnerungsfunktion für den Onboarding-Prozess. Andere Tools richten sich an die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bieten beispielsweise E-Learning-Möglichkeiten. Hier können sie selbstständig ihre Kenntnisse erweitern und aktiv am Onboarding-Prozess teilnehmen.