New Work – Der Praxistest (Teil II)

Ein Versicherungskonzern definiert sich als lernende Organisation

Die Axa-Gruppe, ein in 64 Ländern vertretenes Versicherungsunternehmen, gestaltet in Deutschland für seine knapp über 9 000 Mitarbeiter die Niederlassungen nach New-Way-of-Working-Prinzipien um. Alexander Vollert, Vorstandsvorsitzender von AXA Deutschland, will mit NWoW ein Umfeld schaffen, das die Entwicklung innovativer Ideen im Unternehmen anregt und den Austausch untereinander vereinfacht. Er ist treibende Kraft des neuen Denkens im Konzern und sagt: „Wir verstehen uns als lernende Organisation.“

Hamburg war im Spätsommer 2017 Vorreiter der Bewegung. 700 Mitarbeiter bezogen ihre neuen Räume, die mit offenen Raumkonzepten und individuellen Arbeits- und Kreativflächen kundenorientiertes Arbeiten noch besser ermöglichen sollen. Oliver Eske, Gesamtprojektleiter NWoW, hat uns erzählt, wie die erste Zeit der Umstellung verlief.

Portrait

Oliver Eske

Leiter Workplace and Infrastructure von AXA Deutschland und als Gesamtprojektleiter New Way of Working hat er einen großen Anteil an der Ausrichtung und Umsetzung des Projekts. Wir haben ihn gefragt, wie das neue Arbeitsumfeld von den Mitarbeitern angenommen wird und wo im Alltag Schwierigkeiten lauern.

Wie ist der Umzug allgemein unter den Kolleginnen und Kollegen aufgenommen worden?

Oliver Eske: In Hamburg ist der Umbau seit Spätsommer 2017 abgeschlossen. Das neue Gebäude und die Vielfalt der neuen Arbeitswelten kommen insgesamt gut an. Das Gebäude bietet jetzt wesentlich bessere Arbeitsbedingungen dank modernster Standards. Wir haben sehr viel Wert auf gute Akustik, aber auch auf Lüftung und Klima gelegt, das macht sich z. B. jetzt im Sommer besonders bezahlt. Intensiv genutzt wird auch die große Sonnenterrasse, die an das Mitarbeiterrestaurant angeschlossen ist und auch mal für Meetings genutzt wird. Das neue Gebäude ist nur wenige hundert Meter vom alten Hamburger Standort entfernt. Der Anfahrtsweg ist somit für die meisten Mitarbeiter nahezu unverändert. Die Arbeitsatmosphäre ist dafür eine ganz andere. Wenn man die Büros betritt, spürt man die positive Aufbruchstimmung.

Auch die Möglichkeit von Work@Home wird standortübergreifend sehr gut angenommen. Unsere Mitarbeiter haben mit dem Roll-out von New Way of Working die Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Hierfür statten wir alle interessierten Mitarbeiter mit der entsprechenden Technik aus. Etwa 60 Prozent der Mitarbeiter nutzen diese Option intensiv und arbeiten regelmäßig von zu Hause aus.

Ist der neue Standort zum Heimathafen geworden?

Oliver Eske: Der Begriff Heimathafen ist in der Tat passend, da viele Mitarbeiter die Chance genutzt und aktiv an der Gestaltung des Standorts mitgewirkt haben. Wir haben bewusst von Anfang an auf verschiedene Beteiligungsformate gesetzt, denn uns war wichtig, dass der neue Standort die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt. Konkret konnten Mitarbeiter sich zum Beispiel einbringen, als es um die Auswahl von Möbeln, Bildwelten oder Raumnamen ging.

Was ich so höre: Die Mitarbeiter fühlen sich sehr wohl am neuen Standort. Er bietet ein komplett neues Ambiente. Von individuell gestalteten Büro- und Kreativflächen bis hin zu einem gänzlich neuen Gastronomiekonzept mit Front-Cooking, Grab & Go, Kaffeelounge und Außengastronomie.

Das Feedback der Kollegen spiegelt uns, dass die Kommunikation untereinander einfacher und schneller geworden ist, gewisse Dinge lassen sich nun auf kurzem Weg zwischendurch klären. Das war ein wesentliches Ziel des Umbaus. Das Work@Home-Konzept wirkt sich zudem positiv auf die Work-Life-Balance aus, da man sich die teils sehr langen Anfahrten erspart.

Welche Neuerungen sind sofort im Alltag angenommen worden?

Oliver Eske: Die verschiedenen Bausteine des Bürokonzepts werden gut genutzt. So werden Rücksprachen auch mal in die Kommunikationsflächen verlegt und nicht direkt am Schreibtisch durchgeführt, und so war es auch gedacht. Die Möglichkeit, zwischendurch mal abzuschalten, wird ebenfalls rege genutzt. Wir haben hierfür das Modul „aktive und passive Erholung“ integriert. Basketball, Billard und Kicker finden großen Zuspruch. Gleiches gilt für Work@Home und neue mobile Hardware für das Arbeiten zu Hause.

Gab es evtl. auch Bereiche mit Anlaufschwierigkeiten?

Oliver Eske: Von der Macht der Gewohnheit kann sich wohl kaum jemand ganz freisprechen. Einige wenige Mitarbeiter nutzen täglich den gleichen Arbeitsplatz, obwohl wir gemeinsam das Desk-Sharing leben wollen. Im täglich wechselnden Arbeitsplatz, jedoch angesiedelt in einer Home-Zone, um mit seinem Team im engen Austausch zu bleiben, sehe ich eine große Chance, die allerdings noch nicht von jedermann voll ausgeschöpft wird. Denn so können sich die Kollegen flexibel nach Projektbedarf selbst organisieren. Mit dem Umzug in ein neues Gebäude treten auch technische Kinderkrankheiten auf. Wir hatten zu Beginn kleinere Probleme mit der Steuerung der Heizung und der Lüftungsanlage. An der Akustiklösung einiger Räume haben wir nachgebessert. Ich sehe NWoW als lebendes Projekt, und wir lernen von Umbau zu Umbau dazu und justieren auch nach.

Was sagen die Partner und Kunden von AXA dazu, die nun zu Ihnen ins Haus kommen?

Oliver Eske: Wir nehmen ein hohes Interesse von Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen wahr. Einige von ihnen waren vor Ort, um unser Konzept und das Gebäude besser kennenzulernen. Die Zahl der Anfragen ist zwischenzeitlich so gestiegen, dass wir aus Kapazitätsgründen leider viele Anfragen ablehnen mussten. Wir hören von Besuchern oft, dass es überrascht, diese modernen Arbeitswelten bei einem Versicherer zu sehen. Auch Bewerber sprechen uns inzwischen oft darauf an.

Haben Sie ein Echo der Konkurrenz?

Oliver Eske: Einige Mitbewerber waren schon vor Ort, um sich NWoW anzusehen. Das Interesse ist weiterhin hoch und die Anfragen reißen nicht ab. Einige unserer Mitbewerber planen ähnliche Projekte und suchen den Austausch. Bevor wir in die Planung gegangen sind und auch in der späteren Projektphase, habe ich mich auch immer wieder gefreut, wenn Gelegenheit bestand, Arbeitswelten anderer Corporates anzusehen, so war ich beispielsweise bei Google und XING und durfte mich umsehen.

Ein solcher Prozess ist zum großen Teil ja auch das Ausprobieren von Neuem.
Wo sind Reibungspunkte entstanden? Gibt es Kritik im Hause?

Oliver Eske: Neu ist, sich eine Homebase mit anderen Teams zu teilen. Teams, die teils ganz andere Arbeitsweisen haben. Die Zusammenarbeit funktionierte in Teilen am Anfang nicht immer reibungslos, die Teams mussten sich im neuen Konzept einfinden und zusammen Spielregeln fürs Miteinander definieren.

Welche Aspekte der Hamburger Neuerungen wollen Sie in allen AXA-Niederlassungen einführen?

Oliver Eske: Hamburg ist unser Pilotstandort, im Rahmen von NWoW planen wir bis 2020 alle Standorte nach diesem Prinzip umzubauen und beziehen dafür teils neue Gebäude. Die Erfahrungen, die wir in Hamburg gesammelt haben, fließen nun in die Umsetzung an den weiteren Standorten ein.