Mit dem passenden Zeitmanagement wird aus „keine Zeit“ wieder „meine Zeit“

Jede und jeder weiß sofort, was mit Zeitmanagement gemeint ist. Dabei ist der Begriff ein Trugschluss. Denn die Zeit können wir nicht managen. Sie bleibt immer gleich: Ein Tag hat 24 Stunden. Aber wir können und müssen den Umgang mit unserer Zeit managen. Deshalb reden wir eigentlich von Selbstmanagement, wenn wir Zeitmanagement sagen.

Was ist mein Ziel im Zeitmanagement

Unser digitaler Alltag steckt voller Erfindungen, die unsere Arbeit und unsere Prozesse schneller machen. Das passiert so erfolgreich, dass wir heute in einer Stunde ein Vielfaches von dem erledigen, wofür unsere Großeltern vor 50 Jahren einen ganzen Tag brauchten.

Das Phänomen der verdichteten Zeit führt zu Stress. Und Stress ist auf Dauer nicht gesund. Deshalb lohnt es sich, ein besseres Zeitmanagement für sich selbst zu finden. Auch persönliche Ziele erreichen wir besser, wenn wir uns bewusst dafür Zeit nehmen, also gut mit unserer Zeit umgehen.

Welche Voraussetzungen braucht mein Zeitmanagement

Wer besser mit seiner Zeit umgehen will, muss Zeit investieren. Jeden Tag ein wenig, um sich bewusst zu machen, was zu tun und was zu lassen ist. Stift und Papier und eine Uhr oder ein digitales Notizbuch bzw. eine App zur Zeitmessung sind dafür nützlich.

Zeitmanagement ist aber auch eine Frage der Disziplin. Die besten Tipps nützen nichts, wenn wir es nicht umsetzen, immer wieder, jeden Tag dranbleiben, bis es ganz von allein geht und verinnerlicht ist…

Welche Methoden helfen mir beim Zeitmanagement

Übersicht über die gängigsten Methoden mit kurzer Beschreibung.

1. Pareto-Prinzip, auch Pareto-Effekt oder 80-zu-20-Regel genannt. Es besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des gesamten Aufwandes erreicht werden. Um 100 Prozent zu erreichen, muss sehr viel mehr Aufwand betrieben werden. Das bedeutet: Perfektion ist unwirtschaftlich fürs Zeitmanagement.
2. Die ABC-Analyse oder ABC-Methode lenkt den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben.
   A-Aufgaben können nur eigenständig erledigt werden, sind extrem wichtig und sehr wertvoll.
   B-Aufgaben sind anstehende Aufgaben, die zum Teil delegiert werden können und Werte schaffen.
   C-Aufgaben brauchen viel Zeit, aber bringen wenig Mehrwert. Nach diesen Kriterien werden alle Aufgaben bewertet und auf den Tag verteilt.

3. Getting Things Done (GTD) ist eine Methode von David Allen. Um entspannt produktiv zu sein, schreibt man alle anstehenden Aufgaben auf. Dieser erste Schritt gibt Sicherheit, nichts zu vergessen. Es folgen die Schritte Verarbeiten (2), Organisieren (3), Durchsehen (4) und Erledigen (5). Es gibt verschiedene Listentypen, in die die Aufgaben eingetragen werden. Es soll zur Routine werden, diese Listen immer wieder durchzusehen, zu ergänzen und zu abzuarbeiten. Anfangen kann man mit der Zwei-Minuten-Regel: Alles was sich in zwei Minuten oder schneller erledigen lässt, sollte sofort erledigt werden. Dann hat man den Kopf frei für die großen Aufgaben in den To-do-Listen.

   „Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.“

4. Die Not-to-do-Liste soll auf Warren Buffett zurückgehen und hilft dabei, Prioritäten zu setzen. Diese besteht aus drei Schritten:
   1. Die 25 wichtigsten Ziele aufschreiben – z. B. persönliche Ziele in diesem Jahr oder berufliche Ziele im Zeitraum x.
   2. Aus dieser Liste die fünf Ziele heraussuchen, die wirklich wichtig sind.
   3. Die anderen 20 Ziele streichen. Fertig ist die Not-to-do-Liste. Und man konzentriert sich ganz auf die fünf wichtigen Dinge, die man unbedingt erreichen will.

5. Das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix, nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, hilft Wichtigkeit und Dringlichkeit zu unterscheiden. Alle Aufgaben werden in einer Matrix auf vier Quadranten verteilt. Quadrant 1 sammelt die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind. Quadrant 2 enthält Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Im 3. Quadranten steht alles, was dringend, aber nicht wichtig ist. Im 4. Quadranten befindet sich, was nicht wichtig und nicht dringend ist. 
6. Die Pomodoro-Technik, die Intervalltechnik mit Wecker, schult die Konzentration in fünf einfachen Schritten, um produktiver zu sein. Dazu wählt man eine Aufgabe und notiert sich, was zu tun ist, um diese zu erledigen (Schritt 1). Der Wecker wird auf 25 Minuten gestellt (Schritt 2) und es wird angefangen, zu arbeiten (Schritt 3). Wenn der Wecker klingelt, wird abgehakt, was geschafft wurde (Schritt 4). Darauf folgen fünf Minuten Pause (Schritt 5). Wenn die Aufgabe noch nicht fertig ist, werden die fünf Schritte wiederholt. Nach vier Runden sollte es eine Pause von 30 Minuten geben.
7. Die SMART-Methode, auch SMART-Formel oder SMART-Prinzip, hilft uns, Ziele in einem Projekt genau und konkret zu definieren und am Ende sogar verbindlich im Kalender einzutragen. Jeder Buchstabe steht dabei wie auf einer Checkliste für eine Aufgabe, anhand derer die Ziele formuliert und umgesetzt werden: S = Spezifisch, M = Messbar, A = Ansprechend, R = Realistisch, T = Terminiert. Die Frage, um zu prüfen, wie konkret ein Ziel definiert ist, lautet also: Ist mein Ziel spezifisch formuliert, messbar, ansprechend, realistisch geplant und hat eine Deadline?
8. Die stille Stunde ist eine Methode für konzentriertes Arbeiten. Dazu braucht es Ruhe. Einfach mal kein klingelndes Telefon, keine E-Mails checken, keine Kollegin, die kurz etwas fragen will. Diese stille Stunde müssen wir uns heute am Arbeitsplatz organisieren, denn eine Stunde ungestörtes Arbeiten setzt einen festen Termin im Kalender voraus. Jede Unterbrechung verlangsamt alles, was wir gerade tun. Das E-Mail-Programm, die Push-Nachrichten im Browser und ähnliche Störungen können wir selbst auf Pause stellen. Anrufe müssten vielleicht von Kolleginnen oder Kollegen entgegengenommen werden. Wer im Großraumbüro sitzt, reserviert sich für eine stille Stunde am besten einen kleinen Arbeitsraum.
9. Die 18-Minuten-Regel, das Konzept von Peter Bregman, soll helfen, das ganze Leben besser zu gestalten. Dazu braucht es täglich nur 18 Minuten. Fünf Minuten am Morgen, um den Arbeitstag zu planen. Fünf Minuten zum Feierabend, um sich bewusst zu machen, was habe ich heute wie gut geschafft, was war schwierig? Warum? Was muss ich morgen machen? Bleiben 8x eine Minute übrig, die nach jeder vollen Arbeitsstunde eines Achtstundenarbeitstages einzeln zur Reflexion genutzt werden: Wie sinnvoll und produktiv habe ich gearbeitet? Je öfter wir unsere Tage so bewusst wahrnehmen, umso besser gelingt es, die Zeit gut zu nutzen.

Wie finde ich meine Zeitmanagement-Methode?

Zu den meisten Zeitmanagement-Techniken, die wir hier kurz vorgestellt haben, gibt es ganze Bücher und Kurse. Aber bevor man in diese Methoden investiert, sollte man testen, was wie gut zu einem passt. Was kann ich für mich wie gut anwenden und durchhalten – in meinem Alltag, auf der Arbeit?

Gut ist es auch, sich mit Kolleginnen und Kollegen zu verabreden, um gemeinsam den Umgang mit der Zeit zu entspannen. Dann können Sie sich gegenseitig unterstützen. Gemeinsam Zeitdiebe erkennen und vertreiben. Und gemeinsam feiern, wenn Sie es geschafft haben, entspannter mit sich und den anderen leben und arbeiten zu können.

Was ist erfolgreiches Zeitmanagement?

Wann gehen wir gut mit unserer Zeit um? Das ist nicht nur eine Frage von Effizienz und Produktivität. Pausen, Nichtstun, Ausruhen und Langsamkeit helfen uns, Zeit bewusst und gesund zu erleben. Deshalb endet dieser Text mit einem Tipp zur Entschleunigung.

Verplanen Sie nicht den ganzen Tag, sondern nur den halben. Irgendwas kommt immer anders, bremst aus, verzögert, stört oder wird wichtiger. Da ist es gut, Zeit zu haben, um flexibel auf diese Variablen reagieren zu können. Das hilft dabei, dennoch zu schaffen, was man sich vorgenommen hat und den Tag mit wenig Frust zu beenden. Dieser Tipp hat auch einen Namen: Fifty-Fifty-Regel.