Meetings können besser werden

„Das Leben ist zu kurz für lange Meetings“, lautet eine der vielen Büroweisheiten – „… und meine Arbeitswoche auch“, würden wohl die Mitarbeiter und Manager hinzufügen, die zu viele Meetings pro Woche absolvieren. Aber wie lässt sich die Qualität von Meetings verbessern? Wie kann man sie effizienter und produktiver gestalten? Welche Motivation, welche Ideen und technischen Tools können dazu beitragen, dass die Meetingteilnehmer am Ende eines Treffens mit dem Ergebnis wirklich zufrieden sind?

Internationale Motivation: Business und Design Management treffen sich

Das Konica Minolta Business Innovation Center (BIC) Europa hat sich zur Aufgabe gemacht, zusammen mit akademischen Instituten, Startups, Innovationspartnern und Kunden in Europa neue Ideen und Angebote für die Arbeitswelt der Zukunft zu erarbeiten. In diesem Rahmen wurden Master-Studenten im Studiengang Design Management am IED Barcelona (Istituto Europeo di Design) vom Konica Minolta BIC Europa mit einer zukunftsweisenden Projektarbeit betraut: Drei Teams sollten das Thema „Improved Meeting Experience“ untersuchen und Ideen für die Verbesserung von Meetings in Firmen entwickeln.

Gesucht: Innovationen, die Meetings verbessern

Gesucht wurden im Sinn einer ganzheitlichen Herangehensweise unterschiedlichste Innovationen, mit denen nicht nur die Meetings selbst, sondern auch die Wahrnehmung sowie die Erfahrungen der Teilnehmer in Meetings verbessert werden können. Aspekte, die vor allem bei hochqualifizierten Wissensarbeitern Relevanz haben. Die mit dem Projekt betrauten Master-Studenten kamen aus unterschiedlichen Fachrichtungen. In den Spezialistenteams arbeiteten unter anderem Kommunikations-Designer, Landschaftsarchitekten und Web-Entwickler zusammen. Gemeinsam nahmen sie gegenwärtige Meetingerfahrungen der Geschäftswelt unter die Lupe, stellten interessante Nachforschungen an und spürten verschiedene Trends auf. Hier ein kleiner Einblick in die Arbeits- und Meetingwelt der Zukunft.

Impressionen aus den Abschlusspräsentationen der Design-Management-Studenten vom IED Barcelona

Mit passenden Ideen und Innovationen werden Meetings alles andere als langweilig

Problemsammlung: Warum sind manche Businessmeetings effizient und andere nicht?

Zukunft haben Räume, die sich durch eine gesunde Atmosphäre auszeichnen und vitale Signale an Geist und Körper aussenden

Mit viel Grün und natürlichen Materialien können Meetingräume natürlicher gestaltet werden 

Produktive Meetings brauchen konzentrierte Teilnehmer: Intelligentes Glas schafft flexible Raumteilungen und dadurch Ruhe und Ungestörtheit 

Spannende Zukunftsidee – hier ein Prototyp: Meetings werden aufgezeichnet und direkt nach Keywords und Inhalt analysiert. Das Reporting wird gleich mitgeliefert

Effizienz ohne Ende? Die Meetingtrends der Zukunft

In Zeiten ständig optimierter Effizienz und unter hohem Erwartungsdruck fühlen sich immer mehr Mitarbeiter und Manager müde, gestresst und ausgebrannt. Häufig gibt es zu viele Meetings – und alle Räume sehen gleich aus. Ein wichtiger Zukunftstrend ist, Meetingräume umzugestalten und so einzurichten, dass Menschen sich dort wohlfühlen und gut miteinander kommunizieren können. Gesucht und gefunden wurden Räume, die eine angenehme und gesunde Atmosphäre haben und die „vitale Signale“ an Psyche und Körper aussenden. Dabei spielen Farben, Pflanzen und Materialien eine wichtige Rolle: Gelingt es, Meetingräume natürlicher zu gestalten, sind die Teilnehmer entspannter und konzentrierter zugleich.

Entspannte Produktivität: sich wie zuhause fühlen – aber sorgfältig geplant

Interessant ist auch der von den Studenten gefundene Trend, sinnlichen Erfahrungen in Meetings wieder einen Raum zu geben. So planen manche Teamleiter das erste Meeting mit einer neuen Gruppe irgendwo ein, wo es gemütlich und entspannt ist, z. B. in einem schönen Café. Oder sie sorgen mit der Erfahrung, gemeinsam zu essen und sich dabei entspannt zu unterhalten – ob im Restaurant oder von einem Caterer versorgt –, dafür, dass die Aufmerksamkeit füreinander größer ist und die Zusammenarbeit von Anfang an besser gelingt. Innovationen wie intelligentes Glas, das sich je nach Licht oder Temperatur verändert, sind eine Möglichkeit, in Großraumbüros je nach Bedarf mehr oder weniger Einblick in Meetings zu gewähren.

Trends, Tools und Meetingtechnik der Zukunft

Auch mit verschiedenen technischen Tools haben sich die jungen Spezialistenteams auseinandergesetzt: Spannend ist der Trend, Meetings live und per „Real-Time-Content-Analyse“ auszuwerten, damit besser darauf geachtet werden kann, dass alle beim Thema bleiben. Dazu werden Keywords und die wichtigsten Ergebnisse eines Meetings aufgezeichnet und es wird ein automatisches Reporting erstellt. Meetingteilnehmer, die sich wiederholt fragen, warum sie eigentlich an bestimmten Meetings teilnehmen müssen, obwohl nur ein Bruchteil der besprochenen Themen zu ihren Aufgaben gehört, dürften die App-Idee „Your Turn“ lieben: Diese könnte nämlich zukünftig organisieren, dass jede und jeder nur in den Meetings sitzt, in denen ihre Anwesenheit wirklich erforderlich ist. Klingt gut, oder?