Komplexitätsmanagement: Abläufe vereinfachen, Daten beherrschen

Um ein Produkt herzustellen, werden Rohstoffe gebraucht. Um eine Dienstleistung zu erbringen, sind Informationen über die Kundinnen und Kunden nötig. Marketing und Vertrieb können ihre Arbeit ohne Angebote nicht aufnehmen. Viele verschiedene Faktoren hängen voneinander ab. Die meisten Abläufe in heutigen Unternehmen sind mindestens kompliziert. 

Globalisierung und Digitalisierung verkomplizieren die Abläufe, bringen jedoch ebenso neue Möglichkeiten und Herausforderungen mit sich. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen, kurz KMUs, agieren heute international: Sie produzieren Teile für Autobauer in China oder expandieren mit ihren Filialen in die USA. Profit ist nur ein Grund: Sie erschließen Märkte und stärken ihre Position im Wettbewerb. Doch je mehr Abteilungen, Partner und Kunden involviert sind, desto größer ist der organisatorische Aufwand im Unternehmen. 

Wie entsteht Komplexität im Unternehmen?

Ein System gilt als komplex, wenn es Faktoren beinhaltet, die einander beeinflussen und die teilweise unbekannt sind. Neue Märkte sind für viele expandierende KMUs die größte Unbekannte. Gleichzeitig ist der eigene Markt sehr agil. Der Umgang mit digitalen Daten gewinnt zudem immer mehr Bedeutung. Daher arbeiten heute vom großen Autobauer bis zum kleinen Start-up die meisten Unternehmen in komplexen Systemen. 

Die vier verschiedenen Systemmodelle: 

• Einfache Systeme beinhalten nur wenige Faktoren. Hier führt A linear zu B. Das System ist vorhersehbar und stabil.
• Komplizierte Systeme bestehen aus mehreren bekannten Faktoren, die sich gegenseitig beeinflussen. Das System ist nachvollziehbar und logisch aufgebaut.
• Komplexe Systeme enthalten Faktoren, die noch unbekannt sind. Dadurch sind die Abläufe schwer planbar. Zudem gibt es immer mehrere Möglichkeiten, um Abläufe zum Abschluss zu führen. Dadurch sind komplexe Systeme jedoch sehr flexibel.
• In chaotischen Systemen sind die meisten Faktoren unbekannt, sehr dynamisch oder viel zu ähnlich. Das System zeigt kein klares Muster, ist daher nicht planbar und fast unmöglich zu kontrollieren.

Komplexität im Alltag der KMUs

Der Markt ist lebendig. Die Strukturen im Unternehmen sollten es auch sein. Das Komplexitätsmanagement hilft den KMUs nachhaltig, agil und flexibel zu bleiben. Es umfasst fünf Bereiche: 

1. Komplexität in der Wertschöpfungsketteist abhängig von Zulieferern, Partnerfirmen, Logistik, Marketing, Vertrieb etc.
2. Externe Komplexitätumfasst den Markt, die Kunden und den Wettbewerb. 
3. Interne Komplexitätdefiniert die eigene Organisation und Produktion, die angewandte Technologie sowie die gesamte Wertschöpfungskette.
4. Variantenmanagementkoordiniert die Produktpallette. Je mehr Produkte und Produktvarianten auf dem Markt sind, desto komplexer sind beispielsweise die Produktion, der Vertrieb oder das Marketing. 
5. Produktkomplexitätbeinhaltet alle Faktoren der Produktion. Ziel ist es, möglichst rentabel Waren zu produzieren oder Serviceleistungen zu liefern.

Alles wieder im Griff: das Komplexitätsmanagement

Klassische Managementmodelle koordinieren die Abläufe durch klare Regeln und Vorgaben: Sie geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Sicherheit und gewähren einen reibungslosen Workflow mit Partnern und Kunden. In diesen oft einfachen und komplizierten Systemen geht es um Standardisierung und Kontrolle. 

Da heute die Dynamik im Unternehmen auf deutlich mehr Faktoren basiert, greifen solche starren Regeln nicht mehr. Das Management benötigt ein flexibles System, in dem nicht nur ein Weg zum Ziel führt. 

Das Komplexitätsmanagement ist eine Methode, um Vorgänge und Abläufe im Unternehmen zu koordinieren. Die Methode verzahnt bekannte Prozesse neu miteinander und erlaubt einen Wechsel auf komplexe Systeme, indem sie Unsicherheiten oder Wahrscheinlichkeiten, wie anfallende Komplexitätskosten, in die Planung einbezieht. Ziel des Komplexitätsmanagements ist es, komplexe Vorgänge zu reduzieren, zu kontrollieren und zu verhindern. 

Die Kosten der Komplexität in den Griff bekommen

Je umfangreicher die Abläufe in einem komplexen System, desto größer der Aufwand und desto höher die Kosten. Diese definieren einen Mehraufwand, der durch unvorhergesehene Ereignisse oder ungeplante Projekte entsteht. Eine vorausschauende Kalkulation fängt höhere Mehrkosten ab.

Es gibt drei Arten von Komplexitätskosten

• Direkte Kosten: Die Produktion ist beispielsweise teurer als erwartet.
• Indirekte Kosten: etwa ein ungeplanter, aber nötiger Ausbau des vorhandenen Angebots, um Kundenwünsche zu erfüllen. 
• Produktproportionale Kosten: zum Beispiel erforderliche Entwicklung neuer Angebote, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Komplexitätskosten entstehen durch interne und externe Faktoren. Interne Faktoren können beispielsweise eine hohe Zahl neuer Mitarbeiter oder notwendige Produkterweiterungen sein. Zu den externen Faktoren, auf die sich das Unternehmen einstellen muss, gehören die Expansion in andere Märkte oder eine Veränderung im Konsumverhalten der Kunden.

Im Komplexitätsmanagement versucht das verantwortliche Team, entstandene Kosten aufzufangen und in zukünftige Kalkulationen einzubeziehen. Parallel dazu entwickelt das Team Maßnahmen, um den Mehraufwand soweit wie möglich zu reduzieren und die Effizienz der Abläufe zu optimieren, ohne dabei in eine Komplexitätsfalle zu tappen. 

Die Komplexitätsfalle

Sobald Führungskräfte merken, dass die Abläufe zu komplex sind, neigen sie zu drastischen Maßnahmen: Sie reduzieren die Prozesse, indem sie Aufgaben und Budgets für ihre Projekte kürzen oder Probleme nur an einzelnen Stellen verorten. Statt die Komplexität zu meistern, versuchen sie, ihre vielschichtigen Abläufe in einfachere Systeme zu übertragen. Solche Maßnahmen wirken sich aber nur auf einzelne Abteilungen, nicht aber auf das gesamte Unternehmen aus. 

Diese partielle Lösung kann weitere Folgen mit sich bringen und die Komplexitätskosten langfristig noch höher treiben. Nur umfangreiche Maßnahmen im gesamten Unternehmen vereinfachen Abläufe und kontrollieren nachhaltig notwendige Komplexität. 

Beispiele für Maßnahmen im Komplexitätsmanagement:

• transparente Prozesse schaffen 
• Verantwortung umverteilen
• Angestellte frühzeitig in neue Abläufe einbeziehen
• moderne IT-Tools und neue Prozessmodelle etablieren 
• Produktion effizienter gestalten
• Vielfalt des Produkts reduzieren und vereinfachen
• Logistik beschleunigen
• lange Lagerungszeiten vermeiden
• auf Service/Dienstleistung spezialisieren, statt alle Bereiche abzudecken 

Mehr Mut zum Komplexen

Das Thema Komplexität ist nicht nur negativ konnotiert. Es kann für Unternehmen sogar sinnvoll sein, sich bewusst für komplexe Geschäftsmodelle zu entscheiden. 

Manche Firmen sichern beispielsweise die Produktionskette gegen Verzögerungen ab: Fällt die Lieferung eines Partners aus, füllt ein anderer die Lücke. Die Automobilbranche setzt deswegen bei manchen Bauteilen immer auf mehrere Zulieferer.  

Komplexe Produktionsmodelle schützen überdies technische Innovationen vor Piraterie. Insbesondere kleine Bauteile sind Ziel von Plagiaten. Niemand fälscht ein Auto, Ersatzteile schon. Ein Team von vier Frauenhofer-Instituten hat für solche Fälle einen fluorzierenden Farbstoff entwickelt. Dieser Farbstoff ist nur bei einer bestimmten Wellenlänge des Lichts sichtbar. Aufgetragen auf die Produkte, macht er diese fälschungssicher. Mit solchen aufwendigen Verfahren in der Herstellung verschaffen sich viele Unternehmen einen langfristigen Wettbewerbsvorteil. 

Der Umgang mit Big Data ist ein weiteres Beispiel für ein komplexes System. Jedes Unternehmen sammelt heute digitale Daten, doch ihre Verarbeitung lässt sich nicht vereinfachen. Mehr Daten bedeuten mehr Informationen – über die Kunden, über die Konkurrenz, den Markt und die Abläufe im Unternehmen. Wer dieses Wissen nutzen kann, ist der Konkurrenz voraus. Tools helfen, Big Data zu beherrschen, ohne dass IT-Barrieren entstehen. 

Um diese Informationen aus den Daten zu schöpfen, sind intelligente und automatisierte IT-Systeme notwendig: Künstliche Intelligenz, kurz KI, bringt Ordnung in die digitalen Daten und ermöglicht es, Wissen zu filtern. KI hilft bei der Suche, beschleunigt den internen Verwaltungsprozess und vereinfacht die Zusammenarbeit sowie die Kommunikation im Unternehmen. 

Komplexität vereinfachen: agile Teams und transparente Führung

Agiles Arbeiten ist eine weitere zeitgemäße Lösung für den Umgang mit komplexen Systemen. Ursprünglich kommt die Idee aus der IT. Experten im Komplexitätsmanagement adaptierten die Idee für andere Berufszweige. Viele Unternehmen setzen bereits auf gelebte Flexibilität und agile Methoden wie Scrum oder Kanban: mehr Verantwortung über die eigene Arbeit, kleinere Teams, die sich selbst verwalten und durch Kollaborationsplattformen zeit- und ortsunabhängig arbeiten können. 

Durch diese neuen Methoden und technischen Hilfsmittel verändert sich die Führung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sie brechen Komplexität im Unternehmen auf: Transparenz und Kooperation statt steifer Befehlskette. Dynamik statt Stillstand. Wechselnde Rollen statt starrer Prozesse. Weniger Regeln, mehr Freiräume. Und letztlich auch vereinfachte Abläufe sowie beherrschbare Daten.