Das Smartphone im Büro

Kein Anschluss unter dieser Nummer: Auslaufmodell Festnetz

Die digitale Arbeitskultur verändert das Büro. Wände werden eingerissen, Tische leer geräumt und Festnetztelefone abgeschafft. So soll agiles Arbeiten möglich werden: hierarchiefrei, mobil, flexibel. Bei British Airways und Philips ist das schon Standard, bei Volkswagen wird daran gearbeitet.

Das Büro war viele Jahrzehnte ein einziges Statussymbol für den Karriereerfolg. Es mussten die eigenen vier Wände sein, der eigene Schreibtisch, auf dem sich die Arbeit stapelt und das eigene Telefon mit Durchwahl. Je größer das Display, desto wichtiger war man. Diese Art Arbeitsplatz ist vom Aussterben bedroht. Er passt nicht mehr in unsere Zeit. Er widerspricht in jeder Hinsicht den Vorstellungen der digitalen Arbeitswelt in innovativen Unternehmen: Er ist nicht offen, nicht mobil und nicht flexibel. Der Telefonapparat auf dem Schreibtisch ist geradezu ein Symbol der alten analogen Arbeitskultur. Das macht ihn in Zukunft überflüssig.

British Airways: Besser und schneller zusammenarbeiten

Bei British Airways kennen die Mitarbeiter im Head Office „Waterside“ am Flughafen Heathrow das Festnetztelefon seit gut fünf Jahren nicht mehr. Der eigene Schreibtisch im Großraumbüro wurde noch früher abgeschafft. Das Prinzip des Hot Desking wird schon seit der Eröffnung des neuen Bürogebäudes 1998 praktiziert. British Airways war ein Pionier dieser Innovation. Hot Desking heißt, es gibt weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Das spart Kosten und macht es möglich, mehr Mitarbeiter auf der gleichen Fläche unterzubringen, weil nicht jeder an jedem Tag im Büro ist oder sein muss. Wer keinen freien Tisch findet, setzt sich zum Arbeiten in die Cafeteria oder Lounge. Die Arbeitskultur bei British Airways lebt von Meetings, gemeinsamen Überlegungen und dem Austausch, der informellen Kommunikation bei einer Tasse Kaffee, berichten Mitarbeiter. Die passende Technologie zu dieser Art des flexiblen und mobilen Arbeitens wurde seit 2010 schrittweise eingeführt. Erst kam das WLAN ins gesamte Gebäude, dann verschwanden von Abteilung zu Abteilung die Schreibtischtelefone und alle Mitarbeiter erhielten Laptops und Smartphones. Basis-Kommunikationstools wurden Skype for Business und Yammer. Für manchen war das ein radikaler Wechsel, so ein Insider, aber die Vorteile der offenen Arbeitskultur und der transparenten Kommunikation wurden schnell spürbar und akzeptiert. Die Mitarbeiter setzen sich je nach Projekt und Aufgabe immer wieder neu zusammen an den Tisch oder ziehen sich zu Besprechungen in gläserne Meetingräume zurück. Der Chef sitzt in Reichweite und kann jederzeit bei Fragen, Ideen, Problemen angesprochen werden. Genauso schnell ist er im Kontakt mit seinem Team. Am Tagesende muss der Schreibtisch blitzblank verlassen werden. Jeder legt seinen Laptop und die Unterlagen im persönlichen Spind ab und holt die Sachen am nächsten Morgen wieder raus.

Philips: Gemeinsam die Zukunft der Arbeit gestalten

Der holländische Konzern begann 2009 an seinen Standorten in Eindhoven und Neu-Delhi das Konzept „Workplace Innovation“ umzusetzen. Unter diesem Slogan entwickelt Philips seitdem eine neue, flexible Arbeitswelt, die Mitarbeiter zu mehr Produktivität, Inspiration und Kreativität befähigen soll. Inzwischen sind über 30 Standorte weltweit nach diesem Prinzip neugestaltet worden. Gut 30.000 Mitarbeiter haben im Zuge dieses Umbaus auch kein Festnetztelefon mehr. Das Headquarter für D/A/CH in Hamburg Fuhlsbüttel eröffnete 2015 die neue Arbeitswelt. Auch hier wurde das Festnetz auf dem eigenen Schreibtisch von 1.000 Mitarbeitern abgeschafft. Das geschah nicht über Nacht, sondern dieser Prozess dauerte drei Jahre. „Es gab viele Zweifel an dem neuen Konzept. Wir haben Townhall Meetings veranstaltet, Diskussionen und Gespräche geführt, uns ausgetauscht und die Mitarbeiter einbezogen, um den Wandel vorzubereiten“, berichtet Sebastian Lindemann, Leiter der Unternehmenskommunikation D/A/CH bei Philips in Hamburg. Ein Ziel des Wandels war, die Bürofläche effizienter zu nutzen. Auch hier gibt es weniger Schreibtische als Mitarbeiter. Gab es vorher 22.000 m2 Fläche, reichen jetzt 13.500 m2 Gesamtfläche für 1.000 Mitarbeiter aus.

Zu alt und zu unbeweglich für die digitale Arbeitswelt: Das Festnetztelefon wird ausgemustert. #jobwizards http://bit.ly/2EQlVUo

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Im Ergebnis haben die Maßnahmen die interne Kommunikation sowie die Zusammenarbeit im Team und zwischen den Abteilungen stark verändert. Statt Telefonkonferenzen wird jetzt Skype for Business eingesetzt. Ein eigenes Soziales Netzwerk auf der Basis von IBM connect und ein interner Youtube-Kanal sind die wichtigsten Tools zur internen Kommunikation. Die Mitarbeiter entscheiden, wann sie im Office erscheinen müssen und wann sie lieber zu Hause arbeiten. Über das Handy ist jeder jederzeit zu sprechen – egal wo er gerade arbeitet. Das Büro ist von 6 bis 22 Uhr geöffnet. Feste Arbeitszeiten gibt es nicht. Die neuen Freiräume kommen gut an. Vertrauen in die Selbstorganisation und Selbstverantwortung der Mitarbeiter sei die Voraussetzung, damit dieses Arbeiten gelingt, sagt Sebastian Lindemann. Das Konzept werde immer noch von Mitarbeitern und Führungskräften verändert, fein justiert und weiterentwickelt.

Volkswagen: Die neue Arbeitswelt ist „work in progress“

Der Volkswagenkonzern plant für 2018 konsequent die Umstellung auf neue, kooperative Arbeitsplatzgestaltung in allen Bereichen. Im Juli 2017 kündigte Dr. Karlheinz Blessing, Vorstand für Personal und IT im Volkswagen Konzern, folgendes an: „Die Arbeitswelt von morgen erfordert eine Führungs- und Unternehmenskultur, die auf Offenheit, Kreativität, Entscheidungs- und Diskussionsfreude baut. Darauf stellen wir uns ein. Wir verändern bei Volkswagen die Art, wie wir arbeiten, wie wir führen und wie wir miteinander umgehen.“ Als Leuchtturmprojekt der innovativen Arbeitswelt gilt bei VW die neu errichtete IT-City in Wolfsburg. Der Wandel zum agilen Arbeiten wird je nach Land und Arbeitskultur noch viel Überzeugungsarbeit kosten. Zum Beispiel bei SEAT in Spanien, wo bisher das eigene Büro, der eigene Schreibtisch und der feste Desktop Standard waren. Da erwarten Mitarbeiter die Umstellung auf das offene, agile Arbeiten mit Laptop und Smartphone, ohne Festnetztelefon mit gemischten Gefühlen, berichtet ein Insider.

Grafik zeigt den Zuwachs an mobiler Arbeitskraft weltweit

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