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Wer in der heutigen Welt als Unternehmen bestehen will, braucht innovative Produkte, flexible Strukturen und engagierte Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Konventionelle Prozesse mit klassischen Hierarchien und einem Projektmanagement, das alles vorausplant und dann abarbeitet, sind das Gegenteil. Sie sind zu langsam, zu starr und kaum innovativ. Agiles Arbeiten kann das ändern. Kanban hilft Unternehmen, agil zu werden.
Was ist Kanban?
In den 1940er Jahren suchte der Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno nach Wegen, den Produktionsprozess zu optimieren. Er wollte, dass von der Zulieferung bis zur fertigen Montage alles fließt, im Flow ist. Zugleich wollte er die Produktion flexibler gestalten und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen am Band die Chance geben, Probleme sofort selbständig zu lösen. Seine Methode optimierte den Produktionsprozess entscheidend und ist bis heute Vorbild – nicht nur für die Automobilbranche. Sie ist heute auch bekannt als Lean Production, Just-in-time-Production (JIT) oder Toyota-Produktionssystem (TPS).
Den Namen Kanban hören viele jetzt zum ersten Mal. Der IT-Manager und Projekt-Entwickler David J. Anderson sorgte für diese Wiederentdeckung. Er entwickelte das Konzept weiter für die agile Softwareentwicklung und das agile Projektmanagement. Dabei hat er Grundstrukturen des ursprünglichen Kanban-Systems übernommen und an die Bedingungen von Wissensarbeitern angepasst.
Warum Kanban?
Kanban ist japanisch und bedeutet soviel wie Karte oder Tafel. Das sind schon die wichtigsten Elemente für die Steuerung und das Management der Produktion. Es werden eine Tafel und viele Kärtchen gebraucht. Auf die Kanban-Karten schreiben Teammitglieder Teilaufgaben, die sie zeitnah erledigen müssen. Sie hängen für alle sichtbar an der Tafel, dem Kanban-Board. Wände voller Post-its sind das Erkennungszeichen des Kanban-Systems.
Wie funktioniert Kanban?
Das gesamte Team erhält dank des Kanban-Boards einen Überblick über das Projekt – dieser Vorteil verändert vieles. Jeder sieht und weiß, was zu tun ist, was gerade bearbeitet wird und was fertig ist. Dabei kann jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin selbständig seine neue Aufgabe aus den Kanban-Karten auswählen und bearbeiten. Das war neu, statt Aufträge zu erteilen, auf Englisch „push“, sich Aufträge selbst zu holen, auf Englisch „pull“.
Wie sieht ein Kanban-Board aus?
1.) Workflow sichtbar machen
Das ist der erste Schritt, um mit Kanban zu beginnen: Den Arbeitsflusses sichtbar machen. Dazu braucht es mindestens drei Spalten (Columns) mit :- Was ist zu tun? Englisch: To-do
- Woran wird gearbeitet? Englisch: Doing
- Was ist fertig? Englisch: Done
- in Bearbeitung
- in Überprüfung.
2.) Teilaufgaben definieren
Als nächstes notiert das Team auf den Kanban-Karten alle Teilaufgaben, die zum Projektziel führen und die die Kollegen und Kolleginnen einzeln bearbeiten können. Sie sollen von links nach rechts in der Tabelle wandern. Es können auch Zeilen auf der Tafel eingeführt werden, sogenannte Swimlanes. Sie trennen verschiedene Formen von Aktivitäten. Manche unterscheiden auch zwischen Aufgaben, die grundsätzlich wünschenswert und wichtig erscheinen (Backlog) und Aufgaben, die jetzt konkret weiterbringen (To-do). Das Backlog ist dann eine Art Sammelbecken für Aufgaben. Erst wenn die priorisiert sind, werden aus den wichtigsten Aufgaben To-dos, die konkret bearbeitet werden können.3.) Schwachstellen erkennen
Jetzt beginnt schon die Analyse. Sind es zu viele Aufgaben? Schaffen wir sie in sinnvoller Zeit? Wenn die Kapazität nicht reicht, was können wir tun? Darüber tauscht sich das Team regelmäßig aus. Warum brauchte die Aufgabe so lange? Wieso kamen wir an dem Punkt nicht weiter? Die Kanban-Karten schärfen den Fokus des Teams. Auf der Kanban-Tafel wird deutlich, welche Aufgabe nicht vorankommen und stecken bleiben. Wenn alle gemeinsam nach den Ursachen für Verzögerungen suchen, lernt das Team Prioritäten zu setzen, andere Lösungswege zu finden und Probleme schneller abzustellen.David J. Anderson, der auch Erstunterzeichner des Agile Manifesto von 2001 war, veröffentlichte 2010 seine Methode im Buch „Kanban – Evolutionäres Change Management in der IT“. Statt Just-in-Time Materialien zu bekommen, führte er den Begriff „Work in Progress“, kurz WiP ein. Darunter versteht er die Menge paralleler Arbeiten, die ein Team zu erledigen hat. Diese müsste so limitiert sein, dass ein Team seine Ziele effizient erreicht und Probleme schnell erkennt. Das Fachwort in der Kanban-Praxis heißt WiP-Limit.
Was erreicht man damit?
In erster Linie schafft das Kanban-System Transparenz für alle Beteiligten. Dieser Einblick in die Aufgabe und welchen Wert sie für den Auftraggeber hat, fördert die Selbstverantwortung und motiviert. Denn jeder ist verantwortlich für seine Teilaufgabe und für den gesamten Erfolg. Durch das schnelle Feedback und das gemeinsame Lösen der Probleme sind alle involviert und lernen miteinander. Gemeinsam arbeiten alle daran, besser zu werden. Das ist ein wichtiges Ergebnis von Kanban, die Kultur des Kaizen. Kaizen bedeutet auf japanisch kontinuierliche Verbesserung.
Warum macht das agil?
Kanban unterstützt das selbstorganisierte Arbeiten. Alle sind für das Ergebnis verantwortlich, für die Effizienz, für die Qualität, für die Innovation. Dieses Prinzip bringt Agilität ins Unternehmen. Die Mitarbeiter erkennen selbständig Fehler, Staustellen und Flaschenhälse in einem Projekt und erarbeiten die Lösungen, qualifizieren sich weiter. Auch hier ist das Ziel, einen optimalen Flow herzustellen und immer wieder etwas besser zu werden.
Sie wollen #agil arbeiten? Wie #Kanban den Start ins neue Arbeiten einfacher macht: jetzt auf #jobwizards https://job-wizards.com/de/kanban-ein-weg-zum-agilen-arbeiten/
Was ist der Unterschied zu anderen agilen Methoden?
Das bekannteste agile Konzept heißt Scrum. Es ist ein Framework und verändert auch Strukturen und Rollen im Unternehmen. Im Gegensatz zu Scrum gilt Kanban als agiler Ansatz, der weniger Umbrüche in einer Organisation verlangt, die bisher klassisch gearbeitet hat. Mit Kanban als Arbeitsbasis im Projekt vollziehen sich Veränderungen evolutionär mit der Entwicklung des Teams und seiner Kanban-Praxis.
Das war das Anliegen von David J. Anderson. Er fragte sich, warum Scrum in Unternehmen auch Widerstände auslöst und scheitert. Seine Erkenntnis: Menschen mögen keine Veränderungen, erst recht keine Umbrüche. Er wollte den Wandel so gestalten, dass die Vorteile schneller spürbar und akzeptiert werden.
Geht Kanban auch digital?
Das analoge Kanban mit Tafel und Kärtchen hat seine Vorzüge. Aber je größer die Projekte, um so mühsamer wird das viele Zettelschreiben und Pflegen der Tafel. Natürlich gibt es dafür digitale Tools, e-Kanban oder elektronisches Kanban. Es ist Teil von Projektmanagement- und Social Collaboration Tools wie Jira und Merlin. Es gibt auch eigenständige Lösungen wie Portfolio-Kanban und Team-Kanban von Kanbanize.
Kostenlos sind diese fünf e-Kanban-Tools:
- Trello (https://trello.com/),
- Kanboard (https://kanboard.org/),
- Wekan (https://wekan.github.io/),
- Meistertask (https://www.meistertask.com/de) und
- Restyaboard (https://restya.com/board/)
Ist Kanban was für mein Unternehmen?
Das müssen Sie selbst herausfinden. Einfach machen ist auch hier die Devise. Wenn Sie sich verändern wollen oder müssen, um besser zu werden, dann hilft Kanban Ihnen, diesen Change-Prozess einzuleiten. Nicht nur in Worten, sondern in Taten. Mit kleinen Schritten, die jeder nachvollziehen kann, die jeder mitgehen kann.
Hierarchien oder andere bisherige Strukturen werden nicht angegriffen, müssen nicht abgeschafft werden. Aber mit Kanban beginnt eine Dynamik im Team, im Unternehmen, die dazu führt, dass Aufgaben, Rollen und das eigene Selbstverständnis sich verändern. Die wichtigste Voraussetzung ist: sich Zeit dafür zu nehmen und die Prinzipien wirklich ernst zu nehmen. Nur dann kann Kanban wirken und positive Veränderungen einleiten.
