Vier Kollegen schauen gemeinsam in ihr Intranet auf dem Laptop

Intranet einrichten: schnell und sicher

Sicherer Datenaustausch, schneller Zugriff auf gemeinsame Dokumente und einfaches Wissensmanagement: Ein Intranet schafft viele Vorteile für Unternehmen. Doch wie baut man so ein unternehmensinternes Netzwerk auf? Worauf müssen KMUs achten? Lesen Sie, wie der Start mit einer digitalen Arbeitsplattform im Nu gelingt.


Ein modernes Intranet fördert die Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt im Unternehmen. Gleichzeitig ist es ein kluges und effizientes Einstiegsportal in den zunehmend digitalen Arbeitstag aller Beschäftigten. Es ist ein Must-have für Selbstorganisation und interne Kommunikation.

Aber vielleicht geht es Ihnen so wie vielen anderen KMUs auch und Sie haben noch kein Intranet in Ihrer Firma. Oder es gibt zwar ein internes Netzwerk, aber es ist veraltet und wird von Ihnen, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kaum noch genutzt.

Vor einem ähnlichen Problem stand das französische Immobilienunternehmen Réalités: Das veraltete Intranet wurde immer mehr zu einem Hindernis für gute Zusammenarbeit und den zügigen Austausch von Informationen. „Es war unattraktiv, wurde nur noch für den Zugriff auf Netzwerkverbindungen oder Immobilienentwicklungsdateien verwendet“, erklärt Nathalie Gonnard, Director Organisation und IT.

So war für das Unternehmen genau der richtige Zeitpunkt gekommen, ein neues, modernes und zeitgemäßes Intranet zu installieren.

Intranet einrichten: strukturierte Kollaboration und hohe Datensicherheit

Ein großes Plus: Im Intranet lässt sich das gemeinsame Arbeiten an Jobs, Projekten und Aufgaben gut und effizient managen. Es sind insbesondere vier Aspekte, die im Unternehmensalltag die Zusammenarbeit konstruktiv fördern:

  1. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erfährt alles Wichtige auf einen Blick.
  2. Es gibt eine gemeinsame und übersichtliche Dokumentenablage.
  3. Der Zugriff auf alle Daten ist sicher und datenschutzkonform.
  4. Gemeinsames Wissen kann aktuell und in Echtzeit geteilt werden.

Überraschend einfach: ein Out-of-the-box-Intranet

Besonders praktisch ist, wenn das Intranet zu allen Anwendungen im Unternehmen passt. Wünschenswert ist ein modernes System, das alle Microsoft-365-/Office-365-Funktionen sowie firmeneigene Anwendungen auf einer Oberfläche vereint. Dazu gehört auch die volle Integration von Microsoft Teams.

Wichtig im Arbeitsalltag ist zudem ein responsives Design, das das Anpassen von Webseiten-Layouts an das jeweilige Endgerät wie Smartphone, Tablet oder Laptop ermöglicht.

Von Kommunikation bis Wissensmanagement: Alles läuft im Intranet

Damit die Beschäftigten das interne Netzwerk auch wirklich gern und viel nutzen, sollte die Benutzeroberfläche individuell auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugeschnitten sein – alle für die betreffende Person wichtigen Infos und Dokumente sollten mit wenigen Klicks erreichbar sein. So funktioniert modernes Wissensmanagement.

Mit einer aktuellen, individuellen und attraktiven Benutzeroberfläche ist das Intranet ein sehr wertvolles Tool für eine gelungene interne Kommunikation.

Infografik zur Veränderung der internen Kommunikation durch ein Intranet

Wann läuft die interne Kommunikation am besten? Das Intranet liegt eindeutig vorn. Die Grafik zeigt die Bewertung des Zustands der internen Kommunikation nach verschiedenen Anwendungen nach Technologie

Klassisches Intranet oder modern? Das ist der Unterschied

Während früher der Aufbau eines firmeninternen Netzwerks ein aufwändiges und kostenintensives Projekt war, ist die Einrichtung heute unkompliziert. Die alten, klassischen Systeme unterscheiden sich deutlich von einem modernen Intranet, das ohne größeren Aufwand als Software as a Service (SaaS) eingerichtet werden kann – sozusagen out of the box und sofort gebrauchsfertig.

Bei der Einrichtung einer solchen schnell einsatzfähigen Out-of-the-box-Solution ist selbstverständlich, dass der Einsatzzweck im Unternehmensalltag im Vordergrund steht.

Ein modernes firmeninternes Netzwerk ist ein effizienter digitaler Knotenpunkt im Unternehmen. Bei einem Business Intranet werden die Inhalte allen Beschäftigten zentral zur Verfügung gestellt. Ein Social Intranet zeichnet sich dadurch aus, dass die Userinnen und User selbst zur aktiven Mitgestaltung angeregt werden.

Checkliste: ein eigenes Intranet erstellen

Denken Sie darüber nach, ein Out-of-the-box-Intranet zu erstellen? Dann profitieren Sie von unserer Checkliste:

Grundsätzlich gilt:

  • Finden Sie heraus, welche der folgenden Features für Sie besonders wichtig sind.
  • Die Erfahrung zeigt: Weniger Features und Möglichkeiten, die aber passgenau auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind, sind oft mehr.

Prüfen Sie: Welche Features und Inhalte sind für Sie interessant?

  • Verlinkung der externen Company Website und/oder das Anzeigen von Unternehmens-News
  • Interne Kommunikation
  • Bereitstellung aktueller Informationen
  • Mitarbeiterverzeichnisseite
  • Leichtes Finden aller wichtigen Dokumente
  • Selbstorganisation
  • Ablage von gemeinsamen Dokumenten
  • Digitale Zusammenarbeit in dedizierten Projektgruppen
  • Umfangreiche Suchfunktion
  • Integration mit Microsoft 365/Office 365 Suite
  • Buchungstool für die Aufteilung von Schreibtischen und Büroraum (Desk Sharing)

Intranet, Kommunikation und Collaboration: Darauf sollten Sie besonders achten

  • Flexibilität und Skalierbarkeit, sodass Sie auch für die Zukunft gerüstet sind
  • Benutzer- und Benutzerinnenfreundlichkeit, damit alle Beschäftigten das Intranet gern nutzen
  • Sicherheit, um alle wichtigen Informationen und Daten datenschutzkonform zu speichern und gegen Hackerangriffe zu schützen
  • Klare Struktur und gute Übersicht für einen unkomplizierten, zügigen Workflow
  • Personalisierung, damit Beschäftigte ihren digitalen Arbeitsplatz individuell und ihrem Job/ihren Aufgaben entsprechend gestalten können

Ein modernes Intranet schnell und sicher einrichten: mit Workplace Go

Die eingangs erwähnte Immobilienfirma Réalités implementierte als Teil der Digitalisierung und Unternehmensstrategie hin zu einer agileren Organisation Workplace Go, eine leistungsstarke Collaboration-Lösung von Konica Minolta.

Die All-in-one-Collaboration-Lösung ist vollständig anpassbar. Sie basiert auf der Microsoft-365-Plattform und ermöglichte es Réalités, alle spezifischen Anforderungen an Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität zu erfüllen.

Heute wird Workplace Go täglich von rund 350 Anwenderinnen und Anwendern genutzt und hat ein hervorragendes Feedback erhalten. Workplace Go ist eine Lösung, die wirklich die Teams anspricht, die bereits Microsoft 365/Office 365 nutzen, so die Erfahrung des Unternehmens – sehr einfach zu implementieren und mit einem sehr schnellen Return on Investment.

Features von Workplace Go:

  • Ready-to-Go-Template für KMUs
  • Einfacher Zugriff über Microsoft Teams möglich
  • Mitarbeiter-App (Verzeichnisseite „Meine Kollegen“)
  • Selbstorganisationsseite („Persönliches Board“)
  • Intranetseite zur Ablage von Dokumenten (abteilungsspezifische Unterseiten und/oder allgemeine „Unternehmens-Bibliothek“)
  • Kollaborationsseite auf Basis von Microsoft Teams mit übersichtlicher Darstellung des Unternehmens
  • Umfangreiche Suchfunktion (in abgelegten Dateien sowie nach bestimmten Personen in Microsoft Teams)
  • Onboarding-Training für die Nutzung des Templates nach erfolgreichem Aufsetzen der Lösung beim Kunden
  • Laufender Support (Help-Desk, User Guide, automatische Integration von Microsoft-365-/Office-365-Updates in die Workplace Go-Instanz des Kunden, (unregelmäßige) Updates des Templates mit neuen/upgedateten Features)

Fazit: Dank des vorkonfigurierten Templates für KMUs kann Workplace Go in kurzer Zeit eingerichtet werden und gibt damit auch kleineren Unternehmen die Möglichkeit, eine eigene moderne Intranet-Lösung sowie viele Collaboration-Funktionen zu erhalten, die sich normalerweise nur größere Unternehmen leisten können.

Das moderne Out-of-the-box-Intranet boomt: Es ist ein wertvolles Tool für interne #Kommunikation und sicheren #Datenaustausch. #JobWizards https://km.social/3dnIMrW

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