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Seit den 1980er-Jahren gibt es das Bürokonzept des Hot Deskings. Das heißt, es gibt weniger Schreibtische als Mitarbeiter im Büro. Studien zeigen, dass je nach Unternehmenstyp zwischen 20 und 40 Prozent der Arbeitsplätze täglich frei bleiben, weil die Mitarbeiter beim Kunden sind, im Meeting oder krank. So haben die Wirtschaftsprüfer von Deloitte in ihrer 2014 eröffneten Zentrale in Amsterdam für 2.500 Beschäftigte nur noch 1.000 Schreibtische vorgesehen.
Jeden Tag suchen sich die Mitarbeiter also einen neuen freien Platz im Großraumbüro. Jeden Abend verlassen sie den Schreibtisch leer und aufgeräumt und legen Rechner und Notizen im Schließfach ab. Größere Unternehmen unterteilen die Flächen noch in Teamzonen, damit die Zusammenarbeit der Kollegen in Ruf- und Sichtweite weiter gut gelingt. So reduziert dieser Ansatz den zweithöchsten Kostenfaktor für Firmen deutlich: den der Büromiete.
Hot Desking bringt Bewegung ins Unternehmen
Mit den neuen flexiblen Arbeitsformen wie New Work und Mobile Working werden Hot Desking beziehungsweise Desk Sharing immer populärer. Diese Ansätze haben sich längst weiterentwickelt, sie dienen als Kommunikationsinstrument. Denn die neue Organisation der Arbeitsplätze nützt auch der besseren internen Kommunikation. Die Gestaltung des offenen Büros soll Gespräche im Team und zwischen den Kollegen verschiedener Abteilungen, zwischen Chefs und Mitarbeitern im Unternehmen fördern.
Bis 2020 wollen laut einer Deloitte-Studie (Der Arbeitsplatz der Zukunft, 2016) zwei Drittel aller Konzerne den flexiblen Arbeitsplatz einführen. Mit Desk Sharing und Hot Desking wollen sie Hierarchien abbauen, starre Strukturen aufbrechen, den Austausch fördern und dabei die Bürofläche smart nutzen. Sie hoffen, dass damit die digitale Transformation ihrer Organisation kreativer und innovativer gelingt.
Desk Sharing hilft nicht immer
Aber aktuelle Studien zeigen, dass Hot Desking und Desk Sharing nicht nur Vorteile bringen. Wenn es für zehn Kollegen nur noch sieben Schreibtische gibt, kann das Frust und Stress auslösen. Etwa weil die Fensterplätze schon belegt sind, wenn man nicht früh genug kommt. Oder es ungewiss ist, ob überhaupt ein Arbeitsplatz frei ist.
Studien berichten zudem, dass die Mitarbeiter sich weniger mit ihrem Arbeitgeber identifizieren. Sie vermissen den eigenen, festen Raum, den sie gestalten können. Und nicht alle können im offenen Büro mit Gesprächen am Nachbartisch und permanenter Ansprechbarkeit konzentriert arbeiten. Wenn der Chef in Sichtweite sitzt, fühlen sich manche ständig beobachtet. Andere haben gar nicht das Bedürfnis, aufzustehen, woanders hinzugehen oder mal in der Lounge zu arbeiten.
Von der Effizienz- zur Kulturfrage
- Aktivitätenorientiertes Büro (Activity based working)
- Übergangszonen (Overlap Zones)
- Kreativräume
- Superdesking
- Rückzugsräume
- Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten (Remote Work, Flextime)
Büroflächen an attraktiven Standorten sind kostspielig. Erfahren Sie, wie #hotdesking helfen kann, den Platz effizienter zu nutzen. #JobWizards #Work #Schreibtisch #workspace #organisation #agileworking https://job-wizards.com/de/hot-desking-der-immer-neue-arbeitsplatz/
Und es lohnt sich doch: Hot Desking
Hot Desking ist längst bei großen und kleinen Unternehmen angekommen. Es ist jedoch nicht damit getan, Schreibtische abzubauen. Wer sein Büro neu organisieren will, verändert mit Hot Desking auch seine Arbeitskultur. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen sein: Hardware, Software, Netzwerk, Datenbank, Cloud – eine große Aufgabe für die IT.
Am Ende dienen diese Investitionen den Mitarbeitern. Ihrer Zufriedenheit, ihrer Produktivität und Kreativität. Da der Austausch untereinander für den Unternehmenserfolg entscheidend ist, lohnt es sich zu prüfen, wie viele zufällige Begegnungen es zwischen Mitarbeitern verschiedenster Bereiche im Unternehmen am Tag gibt. Nur wenige? Dann sollten Sie vielleicht etwas ändern.
