Hot Desking: der immer neue Arbeitsplatz

Hot Desking schafft den eigenen Schreibtisch ab. Wenn es nur so viele Arbeitsplätze gibt, wie täglich gebraucht werden, spart das Fläche und damit Kosten. Aber macht das die Mitarbeiter auch produktiver, kreativer und zufriedener? Dafür braucht es nicht nur weniger Schreibtische und mehr Technik, sondern neue Raumkonzepte. Hier erfahren Sie, wie Hot Desking funktioniert.

Seit den 1980er-Jahren gibt es das Bürokonzept des Hot Deskings. Das heißt, es gibt weniger Schreibtische als Mitarbeiter im Büro. Studien zeigen, dass je nach Unternehmenstyp zwischen 20 und 40 Prozent der Arbeitsplätze täglich frei bleiben, weil die Mitarbeiter beim Kunden sind, im Meeting oder krank. So haben die Wirtschaftsprüfer von Deloitte in ihrer 2014 eröffneten Zentrale in Amsterdam für 2.500 Beschäftigte nur noch 1.000 Schreibtische vorgesehen.

Jeden Tag suchen sich die Mitarbeiter also einen neuen freien Platz im Großraumbüro. Jeden Abend verlassen sie den Schreibtisch leer und aufgeräumt und legen Rechner und Notizen im Schließfach ab. Größere Unternehmen unterteilen die Flächen noch in Teamzonen, damit die Zusammenarbeit der Kollegen in Ruf- und Sichtweite weiter gut gelingt. So reduziert dieser Ansatz den zweithöchsten Kostenfaktor für Firmen deutlich: den der Büromiete.

Hot Desking bringt Bewegung ins Unternehmen

Mit den neuen flexiblen Arbeitsformen wie New Work und Mobile Working  werden Hot Desking beziehungsweise Desk Sharing immer populärer. Diese Ansätze haben sich längst weiterentwickelt, sie dienen als Kommunikationsinstrument. Denn die neue Organisation der Arbeitsplätze nützt auch der besseren internen Kommunikation. Die Gestaltung des offenen Büros soll Gespräche im Team und zwischen den Kollegen verschiedener Abteilungen, zwischen Chefs und Mitarbeitern im Unternehmen fördern.

Bis 2020 wollen laut einer Deloitte-Studie (Der Arbeitsplatz der Zukunft, 2016) zwei Drittel aller Konzerne den flexiblen Arbeitsplatz einführen. Mit Desk Sharing und Hot Desking wollen sie Hierarchien abbauen, starre Strukturen aufbrechen, den Austausch fördern und dabei die Bürofläche smart nutzen. Sie hoffen, dass damit die digitale Transformation ihrer Organisation kreativer und innovativer gelingt.

Desk Sharing hilft nicht immer

Aber aktuelle Studien zeigen, dass Hot Desking und Desk Sharing nicht nur Vorteile bringen. Wenn es für zehn Kollegen nur noch sieben Schreibtische gibt, kann das Frust und Stress auslösen. Etwa weil die Fensterplätze schon belegt sind, wenn man nicht früh genug kommt. Oder es ungewiss ist, ob überhaupt ein Arbeitsplatz frei ist.

Studien berichten zudem, dass die Mitarbeiter sich weniger mit ihrem Arbeitgeber identifizieren. Sie vermissen den eigenen, festen Raum, den sie gestalten können. Und nicht alle können im offenen Büro mit Gesprächen am Nachbartisch und permanenter Ansprechbarkeit konzentriert arbeiten. Wenn der Chef in Sichtweite sitzt, fühlen sich manche ständig beobachtet. Andere haben gar nicht das Bedürfnis, aufzustehen, woanders hinzugehen oder mal in der Lounge zu arbeiten.

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Von der Effizienz- zur Kulturfrage

Deshalb gibt es inzwischen Varianten und Weiterentwicklungen, die dazu beitragen, dass Hot Desking und Desk Sharing in Unternehmen erfolgreich sind.

  1. Aktivitätenorientiertes Büro (Activity based working)


Dieser Ansatz integriert Hot Desking, aber geht weit darüber hinaus. Das aktivitätenorientierte Büro folgt dem Konzept, dass jeder im Tageslauf verschiedene Aufgaben hat. Deshalb gibt es verschiedene Räume: zur Projektarbeit im Team, zum Small Talk, zur konzentrierten Einzelarbeit, zum Telefonieren, zum Essen und Trinken, zum Pause machen. Microsoft verfolgt dieses Konzept in seinen Büros in Amsterdam, München, Wien und Mailand.

  1. Übergangszonen (Overlap Zones)


Hier liegt der Schwerpunkt des Bürodesigns darauf, Zonen und Bereiche zu gestalten, in denen sich Mitarbeiter begegnen. Für den zufälligen, spontanen Austausch unter Kollegen soll immer Zeit sein. Im Englischen heißt das Konzept sogar Zusammenstoß – collision – und ist ein Indikator für die Innovationskraft eines Unternehmens. Der Google-Campus in Mountain View, Kalifornien, folgt dem Prinzip. Er soll die Chance auf einen zufälligen Austausch unter den Mitarbeitern maximieren.

  1. Kreativräume


Hier geht es um eine Infrastruktur, die Teams bei der Entwicklung von neuen Produkten, neuen Diensten oder neuen Projekten unterstützt. Was dafür gebraucht wird, entscheiden die Mitarbeiter selbst. Es ist grundsätzlich wichtig, dass Mitarbeiter schon früh mitbestimmen, wie sie in Zukunft arbeiten wollen. Manche wünschen sich einen großen Tisch, andere Sofas und Sessel. In der Zentrale von LinkedIn im Silicon Valley haben sich die Mitarbeiter einen Musikraum gewünscht. Da steht alles bereit, was eine gute Jamsession an Instrumenten und Technik braucht.

  1. Superdesking


Das ist die radikale Variante des Hot Deskings. Hier sitzen wirklich alle Mitarbeiter, vom Praktikanten bis zum Chef, in einem Raum, an einem großen Tisch. Die einzelnen Tische können mobil sein, sodass sie je nach Teamgröße oder Bedarf neu zusammengestellt werden können. Eine Agentur aus New York gilt als Paradebeispiel für das Superdesking: Die Barbarian Group hat sich auf die gesamte Fabriketage einen einzigen riesenlangen Tisch gestellt. Er sieht aus wie eine Schlange und bietet Platz für 170 Mitarbeiter.

  1. Rückzugsräume


Um konzentriert arbeiten zu können, brauchen Mitarbeiter auch Ruheinseln. Das können kleine Zellen sein, in denen ohne Lärm gearbeitet oder telefoniert werden kann. Eine Buchungssoftware organisiert die Nutzung des Rückzugraums. Die Reservierung sorgt dafür, dass die Ruheinsel auch frei ist, wenn ein Mitarbeiter sie braucht.

  1. Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten (Remote Work, Flextime)


Das Hot-Desking-Konzept geht dann auf, wenn Mitarbeiter die Wahl haben: Wollen sie heute lieber im coolen Büro mit anderen Kollegen arbeiten oder einfach zu Hause bleiben? Wer Hot Desking erfolgreich einführen will, führt am besten auch mobile Arbeit und Flextime ein. Damit hat jeder Mitarbeiter die Chance, seinen Arbeitstag eigenverantwortlich zu gestalten.

Büroflächen an attraktiven Standorten sind kostspielig. Erfahren Sie, wie #hotdesking helfen kann, den Platz effizienter zu nutzen. #JobWizards #Work #Schreibtisch #workspace #organisation #agileworking http://bit.ly/2S1Ou7g

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Und es lohnt sich doch: Hot Desking

Hot Desking ist längst bei großen und kleinen Unternehmen angekommen. Es ist jedoch nicht damit getan, Schreibtische abzubauen. Wer sein Büro neu organisieren will, verändert mit Hot Desking auch seine Arbeitskultur. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen sein: Hardware, Software, Netzwerk, Datenbank, Cloud – eine große Aufgabe für die IT.

Am Ende dienen diese Investitionen den Mitarbeitern. Ihrer Zufriedenheit, ihrer Produktivität und Kreativität. Da der Austausch untereinander für den Unternehmenserfolg entscheidend ist, lohnt es sich zu prüfen, wie viele zufällige Begegnungen es zwischen Mitarbeitern verschiedenster Bereiche im Unternehmen am Tag gibt. Nur wenige? Dann sollten Sie vielleicht etwas ändern.

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