Effektive Online-Meetings – da geht noch viel mehr!

Die Meeting-Landschaft verändert sich: 2017 wurde zum Beispiel in deutschen Unternehmen schon jedes vierte persönliche Treffen durch ein virtuelles Meeting ersetzt. Doch Online-Konferenzen oder Jour-fixe-Termine in Online-Meetingräumen werden oft als unangenehme Zeitfresser erlebt. Warum das so ist, erklärt die Wirtschaftspsychologin und Expertin für virtuelle Zusammenarbeit Alexandra Altmann.

Erfolgreiche Web-Meetings und Online-Konferenzen – die besten Tipps und Tricks

Ob Automobilindustrie oder Handel, Dienstleistungen oder Baugewerbe: Führungskräfte und Mitarbeiter kleiner und mittlerer Unternehmen stehen immer häufiger vor der Herausforderung, dass Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen nicht am gleichen Ort sind. So genannte Präsenz-Meetings werden dagegen seltener und fordern Reisekosten sowie den damit verbundenen zeitlichen Aufwand. So wundert es nicht, dass zum Beispiel in deutschen Unternehmen im Jahr 2017 schon jedes vierte persönliche Treffen durch ein virtuelles Meeting ersetzt wurde – zum Austausch mit Kunden und Kollegen im Homeoffice oder unterwegs.

Häufig finden Videokonferenzen statt (z. B. per Skype for Business, Cisco Webex Teams, GoToMeeting, vitero oder Adobe Connect), damit sich die Teilnehmer sehen können, während sie miteinander sprechen. Aber bereits hier bleiben viele Online-Meetings weit hinter ihren Möglichkeiten zurück, denn „erfahrungsgemäß schalten 95 Prozent aller Konferenzteilnehmer die Kamera nicht ein oder haben keine funktionierende Kamera“, berichtet Wirtschaftspsychologin Alexandra Altmann. Seit mehr als 25 Jahren sammelt die Beraterin Erfahrungen im internationalen Business Consulting. 2015 hat Alexandra Altmann die Online-Unternehmensberatung virtuu gegründet. Hier erklärt sie, welche Standards ein effektives Online-Meeting auszeichnen.

Expertin für virtuelle Zusammenarbeit

Alexandra Altmann

Alexandra Altmann ist Gründerin von virtuu und bietet Online-Workshops für Führungskräfte an. Sie ist damit Vorreiterin für virtuelle Führungskräfte-entwicklung im deutschsprachigen Raum. Die Wirtschaftspsychologin blickt auf über 25 Jahre Erfahrung in Business Consulting und Leadership Training zurück, u. a. für Accenture und FranklinCovey.

Portrait Andrea Altmann

1. Der rote Faden – worauf es bei der Planung von erfolgreichen Online-Konferenzen und Video-Meetings ankommt

„Erfahrungsgemäß ist vielen Mitarbeitern nicht ausreichend klar, worum es in den Meetings exakt gehen soll“, sagt Alexandra Altmann. „Meist gibt es weder eine Agenda noch wird deutlich, welchen Beitrag die Einzelnen leisten sollen. Die Konferenzteilnehmer sehen einen Bildschirm mit den Namen der anderen Teilnehmer, aber keine Auswertung oder Präsentation von Fakten. Anstehende Entscheidungen oder Besprechungsergebnisse werden nicht für alle sichtbar festgehalten. Da heißt es nach dem Termin dann oft: ‚Was haben wir jetzt eigentlich beschlossen?‘“

Die Unternehmensberaterin und Wirtschaftspsychologin betont deshalb immer wieder, wie wichtig eine sorgfältig geplante Tagesordnung inklusive gut durchdachter Zeitplanung ist, damit Teilnehmer von Meetings und Konferenzen aktiv mitmachen und engagiert am Ball bleiben. Alexandra Altmann: „In unseren Umfragen sagen regelmäßig 90 % der Teilnehmer von Online-Meetings, dass sie nebenbei etwas anderes machen: Der Großteil liest parallel E-Mails, checkt Social Media oder arbeitet an sonstigen Aufgaben weiter. Manche machen sogar Fitnessübungen.“

Doch ohne roten Faden und explizit geplante Zeit für Diskussion kann keine kreative Meeting-Atmosphäre aufkommen, weiß die Expertin für virtuelle Zusammenarbeit. „Der entscheidende Punkt ist hier, so zu planen, dass es nicht nur Zeit für die Präsentation gibt, sondern vor allem auch Zeit für die Diskussion“, erklärt Alexandra Altmann. „Zudem sollte die Diskussion dann auch aktiv moderiert werden – mit den Tools, die so ein Online-Besprechungsraum zur Verfügung stellt, wie z. B. Chats, Abstimmungen, Whiteboard etc. Unsere Faustregel dabei ist: 1/3 der Zeit fürs Präsentieren einplanen, 2/3 der Zeit zum Diskutieren freihalten.“

2. Pro und Contra – die Vor- und Nachteile von Online-Meetings

Allein mit Skype for Business finden jeden Monat weltweit rund 100 Millionen Online-Besprechungen statt. Ein klarer Vorteil von Online-Meetings ist das Sparen von Reisekosten und Zeit, vor allem der Zeitfaktor kommt der Work-Life-Balance der Teilnehmer zugute. Sind die richtigen Tools bekannt und werden Meetings konsequent durchgeplant, steigen mit dem Engagement der Teilnehmer im Online-Meeting auch Produktivität und Qualität der Zusammenarbeit insgesamt.

Werden Online-Meetings allerdings nicht professionell geplant und moderiert, so kann auch keine mit einem Präsenz-Meeting vergleichbare gute Stimmung entstehen. Smalltalk oder Scherze, die in Präsenzkonferenzen die Meeting-Atmosphäre auflockern, finden selten statt. Ein kreativer Austausch fehlt, die Teilnehmer langweilen sich, schalten ab, Ergebnisse bleiben aus. „Eine enorme Verschwendung von Ressourcen“, stellt Alexandra Altmann fest. Das Problem: In vielen KMUs wird davon ausgegangen, dass Führungskräfte, Team- oder Projektleiter auch automatisch qualifiziert sind, gute Online-Besprechungen zu managen. Doch online sind Kompetenzen gefragt, die über das Leiten einer Präsenz-Konferenz hinausgehen. Welche Kompetenzen online vor allem gefragt sind, zeigen die im folgenden Absatz aufgeführten Probleme und Lösungen.

3. Das erste Mal – warum es bei vielen Online-Meetings nicht gleich klappt

„Hört man mich?“ – „Du bist total abgehackt!“ – „Kann man meinen Bildschirm jetzt sehen?“ Typische Sätze, die beim Skypen oder in Online-Meetings jeder schon mal gehört hat. „Natürlich ist ein Technikcheck vorab unerlässlich“, erklärt Alexandra Altmann, „aber nur zu gern werden Probleme in Online-Besprechungen allein auf die Technik geschoben. Doch nicht die Tools sind die Ursache von Ineffektivität, sondern das Mind- und Skillset der Leute, die damit arbeiten und wenig Know-how haben, wie man solche Online-Besprechungen produktiv und inspirierend macht.“ Gefragt ist der kompetente Umgang mit Online-Tools. Die Expertin für virtuelle Zusammenarbeit sieht dabei vor allem drei Probleme und gibt Tipps, wie sich diese beheben lassen:

Das Problem: Verwirrung – die Lösung: Klarheit

Oft ist in Meetings nicht klar, wer welchen Beitrag leisten soll, Besprechungsergebnisse werden selten für alle sichtbar festgehalten. Alexandra Altmann rät:

Alexandra Altmann rät:
Stellen Sie eine Agenda für das Meeting auf. Stellen Sie diese Agenda in ein Dokument, auf das von allen Standorten zeitgleich zugegriffen werden kann. Lassen Sie im Vorfeld alle etwas zu dieser Agenda beitragen – so bringt sich jeder ein.

Das Problem: Fehlende Stimmung – die Lösung: Emotionalität

In Präsenz-Meetings wird schon mal gescherzt und gelacht, Online-Meetings lassen dagegen selten emotionale Bindungen zwischen den Teilnehmern entstehen. Häufig sind nach einem Online-Meeting alle erschöpft und frustriert, weil kein Funke übergesprungen ist.

Alexandra Altmann rät:
Planen Sie Zeit ein für persönlichen Austausch und Inspiration. Lassen Sie Ihre Teilnehmer zu Wort kommen und zeigen Sie Wertschätzung für die anderen Teilnehmer davon kann es nie genug geben, gerade in virtuellen Teams.

Das Problem: Ressourcenverschwendung – Die Lösung: Planung

Einstündige Online-Besprechungen mit zehn Leuten und mehr, die nebenbei etwas anderes machen – das ist Verschwendung von Zeit, Energie und kreativem Potenzial.

Alexandra Altmann rät:
Verteilen Sie rechtzeitig vor den Meetings Informationen, die jeder vorab durchlesen kann. Konzentrieren Sie sich im Meeting darauf, die Perspektiven und Erfahrungen der Teammitglieder zu sammeln und zu diskutieren. Wollen Sie gemeinsam Entscheidungen treffen, verwenden Sie dazu die Abstimm-Tools in den Online-Räumen.

4. Mit oder ohne – braucht jeder im Online-Meeting eine Kamera?

Unbedingt! Aber die Realität sieht anders aus: Meist wird in Online-Meetings die Kamera nicht eingeschaltet, die Kamera ist nicht optimal aufgestellt oder es gibt gar keine Kamera. Alexandra Altmann sagt dazu: „Das erinnert mich teilweise an virtuelle Lagerfeuer: Man trifft sich mit anderen, lauscht im Dunkeln einem Geschichtenerzähler, tauscht sich aus und geht dann wieder“.

Natürlich haben solche Meetings im Unternehmensalltag ihre Berechtigung, etwa wenn wichtige Neuigkeiten mitgeteilt werden sollen oder wenn es um das gute Wir-Gefühl geht. Doch die meisten Teams haben einen gemeinsamen Auftrag und wollen zusammen Ziele und Ergebnisse erreichen – „und da reicht ein Treffen am Lagerfeuer einfach nicht aus“, sagt Alexandra Altmann. Für sie gibt es deshalb keine Diskussion: „In einem effizienten Online-Meeting, in dem alle präsent sind und optimal zusammenarbeiten, braucht jeder eine Kamera.“

Eine Web-Besprechung kann ebenfalls sehr persönlich sein und ist deutlich günstiger – vorausgesetzt, alle schalten ihre Kameras an und nehmen sich Zeit zum Kennenlernen #jobwizards #onlinemeetings http://bit.ly/2MVtXP9

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5. Projekt Kick-offs online: Online-Meetings professionell planen und erfolgreich starten

„Zu Beginn eines neuen Projektes ist es wichtig, dass sich die Projektbeteiligten und Kollegen im Team kennenlernen, Vertrauen aufbauen, Begeisterung entwickeln und ein Verständnis für die gemeinsamen Ziele entwickeln“, sagt Alexandra Altmann. Aber lässt sich das in einem Online-Meeting umsetzen? Braucht es da nicht doch ein Präsenz-Meeting?

„Wenn Reisekosten und Zeit im Budget geplant und bewilligt sind, ist ein Präsenz-Meeting sicher die beste Wahl“, sagt die Wirtschaftspsychologin. „Aber eine Web-Besprechung kann ebenfalls sehr persönlich sein und ist deutlich günstiger – vorausgesetzt, alle schalten ihre Kameras an und nehmen sich Zeit zum Kennenlernen. Die Leute finden meist viel leichter zwei Stunden Zeit in ihrem Terminkalender für ein Online-Meeting als zwei Tage am Stück für ein Treffen am gleichen Ort.“ Und die Kosten für ein persönliches Online-Meeting zum Kick-off liegen erfahrungsgemäß um ein Vielfaches unter den Kosten für eine Veranstaltung mit Anreise, Veranstaltungsraum und Catering – „selbst dann noch, wenn alle für die Online-Besprechungen eine gute Webcam bekommen“, sagt Alexandra Altmann.

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