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Willkommen in der Meetingorganisation der Zukunft
Wem rund um das Thema Digitalisierung vieles noch zu abstrakt erscheint, der sollte diese Zeilen einfach nach seinem nächsten organisierten Meeting lesen. Denn allein an diesem zunächst so banal erscheinenden Thema der Organisation von Meetings können wir sehen, wie nah uns nach übermorgen klingende Schlagworte wie Internet of Things (IoT), Artificial Intelligence (AI) und Everything as a Service (XaaS) schon sind. Auf einmal ist alles greifbar, auch die Vision der Digitalisierung 2020. Sie sind bereit? Wir legen los, ganz einfach und praktisch:
Sie wollen ein Meeting ansetzen. Dazu müssen Sie wissen, wann welcher Teilnehmer Zeit dazu hat. Sie suchen auch einen Raum dafür. Diese Variablen müssen Sie zuerst zusammenbringen.
Sie suchen also heraus, wann die Teilnehmer Zeit haben, um dann doch festzustellen, dass an diesem Tag kein Raum zur Verfügung steht. Hier kann Ihnen eine lernende künstliche Intelligenz schon viel abnehmen, indem sie die Terminplanung der Teilnehmer durchsucht und Ihnen Vorschläge macht.
Okay, gehen wir nochmal einen Schritt weiter
Warum sollte der Raum fest definiert sein? In vielen Unternehmen werden Räume gebucht, aber nicht genutzt.
Oder Meetings werden doch abgesagt, der Raum wird aber nicht als verfügbar gekennzeichnet. Also wäre es doch gut, wenn eine Intelligenz all diese Informationen erhalten würde und zum Beispiel Raumplanungen aktualisieren würde, damit Sie Leerbuchungen vermeiden und eine bessere Auslastung erzielen können. Oftmals würde es reichen, wenn Meetingräume umgebucht würden, um für ein weiteres Meeting Platz zu schaffen. Wir nehmen nun an, dass Sie bei einem kleinen Unternehmen mit zwei Meetingräumen arbeiten. Wir haben ein Meeting in Raum A von 14 bis 15 Uhr und ein weiteres von 15 bis 16 Uhr in Raum B. Benötigt nun jemand einen Raum von 14 bis 16 Uhr, dann wäre keiner verfügbar. Auch die aktuellen Technologien würden anzeigen, dass kein Raum verfügbar ist. Hätten wir nun eine übergeordnete Intelligenz, dann würde sie die ersten Meetings einfach auf Raum A legen und Raum B freigeben.
Was ist was? Für die Klarheit eine kurze Definition:
AI / Artificial Intelligence
Der Sinn künstlicher Intelligenz ist es, menschliche Entscheidungsstrukturen nachzubilden, um ohne Eingriff durch den Menschen Probleme selbstständig zu bearbeiten. Die lernende Maschine kann menschliche Intelligenz nachahmen. Man kann auch von der Automatisierung intelligenten Verhaltens sprechen. Wir sind im Alltag umgeben von AI, zum Beispiel, wenn wir den Blog job wizards mit einer Suchmaschine finden wollen oder wenn Texte, Handschriften, Bilder, Sprache, Gesichter erkannt werden sollen. Selbstfahrende Autos, das Smarthome und moderne Computerspiele sind ohne AI nicht denkbar.IoT / Internet of Things
Technologien des Internet of Things erlauben über die Interaktion von Mensch und Maschine hinaus auch die Vernetzung elektronischer Systeme untereinander. Eindeutig identifizierbare physische Objekte bekommen dadurch eine virtuelle Repräsentation in einer internetähnlichen Struktur. Der Sinn besteht darin, Menschen zu unterstützen, ohne dass sie bewusst am Prozess teilhaben müssen. Ein prominentes Beispiel ist die mitdenkende Ampelanlage, die mit ihrer Schaltung auf das Verkehrsaufkommen reagiert.XaaS / Everything as a Service
Heute finden sich viele Leistungen, die bei der Digitalisierung der Arbeitswelt „as a Service“ benannt werden. Die drei Grundpfeiler des Ganzen sind dabei Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) und Infrastructure as a Service (IaaS). Beim SaaS betreibt ein externer IT-Dienstleister sowohl Software als auch IT-Infrastruktur eines Kunden. Typische Anwendungsbereiche sind Content-Management-Systeme und Shop-Systeme. PaaS bedeutet, dass der Anbieter eine IT-Plattform zur Softwareentwicklung in der Cloud als Service zur Verfügung stellt. Der Vorteil ist der geringe Verwaltungsaufwand. Sie ist ohne eigene Anschaffung entsprechender Hardware und Software nutzbar. Bei der IaaS stellt der Dienstanbieter dem Kunden eine virtuelle Rechnerinfrastruktur zur Verfügung, also je nach Bedarf Server, Rechenleistung, Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte, Archivierungssysteme und Back-up-Systeme. Man kann sich nun eine immer komplexere Struktur schaffen, und As-a-Service-Produkte aufeinander aufbauen und Schnittmengen bilden, was dann mit Everything as a Service (XaaS) bezeichnet wird.Wie wär’s, wenn Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren könnten?
Sie können sich selbstverständlich selbst damit beschäftigen, die entsprechenden Leute kontaktieren, die Meetings umlegen, alle Teilnehmer benachrichtigen. Heute und morgen und einfach ständig viel Zeit mit der Kommunikation rund um ein so simples Thema verbringen. Oder Sie lassen es von Artificial Intelligence lösen. So wie Ihre Kolleginnen und Kollegen haben Sie genug mit Ihrer eigentlichen Arbeit zu tun, und die Gespräche in der Kaffeeküche drehen sich nicht mehr darum, ob und wann, wo, wer, wen denn nun trifft und ob es da nicht eine clevere Lösung geben könnte, sich nicht mit diesem Kleinkram zu beschäftigen. Ja, die gibt es. Sie sehen, sogar ein so einfaches Thema kann schon durch Einsatz einer intelligenten Lösung deutlich positiv auf den Arbeitsalltag wirken. Beim Internet of Things geht es ja immer um Daten, genauer um die sinnvolle Einordnung und Verarbeitung von sehr vielen Daten. Wir nennen sie gern Big Data. Und diese Big Data bringt nun mal nichts, wenn Sie sie nicht sinnvoll lenken und verarbeiten können. Bleiben wir nochmal bei unserem simplen Beispiel der Meetingorganisation, weil es so schön durchsichtig und begreifbar Prinzipien offenlegt: Die Digitalisierung ermöglicht uns, auf die Daten zuzugreifen, welcher Raum wann genutzt wird und welcher Teilnehmer wann verfügbar ist.
Meetingverhalten kennen und für die Planung nutzen!
Heute schon werden diese Daten verknüpft, um uns Hilfestellungen zu geben, wie wir Meetings ansetzen können.
Aber was wäre, wenn auch Daten über das Meetingverhalten genutzt würden, um Anpassungen vorzunehmen? Könnten wir nicht einfach speichern, ob die Meetings, die vom Kollege X angesetzt werden, auch wirklich immer voll und ganz genutzt werden? Vielleicht neigt dieser Kollege dazu, immer zu viel Zeit einzuplanen. Dasselbe gilt eventuell für die Kollegin Y, der nie fertig wird, und die Teilnehmer des nächsten Meetings machen ihr deshalb ständig Druck. Wenn dieses Verhalten beispielsweise bekannt wäre, dann könnte eine AI dementsprechend die Meetingzeiten anpassen und vielleicht für den Kollegen mehr Zeit einplanen, der sowieso immer überzieht. Zusätzlich könnte die künstliche Intelligenz den Anwender, der weniger Zeit benötigt, darauf aufmerksam machen und ihn fragen, ob er das Meeting nicht verkürzen will, wenn das System identifiziert, dass dieser Zeitraum für ein anderes Meeting geeignet wäre.
Im Hinblick auf eine Digitalisierung 2020 können wir also sagen: Intelligente Lösungen helfen uns, in Zukunft effizienter zu sein und Ressourcen clever zu nutzen. Wir kennen ähnliches als Assistenzsystem in modernen Autos, die für uns bremsen und lenken, wenn nötig. Warum sollte es im Büro anders sein? Meeting ansetzen und verwalten? Das kann AI mindestens genauso gut. Jetzt mal ehrlich, wir haben ja auch Besseres zu tun.
Akzeptanz von AI wächst nach ersten eigenen Erfahrungen
Schon 2020 werden sicher einige Firmen in ihren Büros intelligente Systeme zum Einsatz bringen, die den Arbeitsalltag auf vielen Ebenen Schritt für Schritt deutlich erleichtern können. Wer es im Kleinen ausprobiert, erste Erfahrungen macht, die typischen kleinen Kinderkrankheiten des Starts bewältigt, wird mehr in intelligente IT-Plattformen investieren. Man kann ja nicht sagen: „So, und ab heute setzen wir auf künstliche Intelligenz.“ Viele große Corporate Companies wie auch KMUs arbeiten schon daran, ihren Mitarbeitern den Alltag mit der schrittweisen Integration von AI in Arbeitsabläufe zu erleichtern und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Es wird keiner darum herumkommen, sich mit den Themen IT-Plattformen, AI, IoT und XaaS zu beschäftigen.
Externe Partner sind auch in der IT sinnvoll
Gerade KMUs brauchen verlässliche Partner bei der fortschreitenden Digitalisierung. Früher hatte man einen oder mehrere IT-Spezialisten im Haus, die meist mit der Ruhe eines Buddha den Angestellten helfen konnten, wenn diese über IT-Problemen verzweifelten. Heute brauchen wir zusätzlich kompetente Partner, die uns helfen, die passenden Anwendungsfälle für das eigene Geschäft individuell zu finden und umzusetzen. Die Vision zur Digitalisierung 2020 heißt deshalb: Wer wird sich denn verunsichern lassen? Das eigene Business, die Wettbewerber und den Markt im Blick haben und auf intelligente Lösungen bauen. Wer so handelt, wird vor der fortschreitenden Digitalisierung keine Angst haben, sondern sie zum eigenen Vorteil nutzen.
