Dateien-Dilemma auf Kollaborationsplattformen: Synchronisieren Sie schon oder versenden Sie noch?

Immer mehr Dateien: Schon kleine und mittelständische Unternehmen verfügen über große Datenmengen. Der Datentransfer ist heute Teil täglicher Arbeitsroutinen – die Probleme, die damit einhergehen, sind es leider auch. Eine cloudbasierte Kollaborationsplattform könnte die Lösung bringen. Vorausgesetzt, Sie nutzen die richtigen Tools. Die Job Wizards erzählen Ihnen, was Sie wissen müssen.

Der Computer braucht zu lange zum Hochfahren, die Verbindung zum Netzwerk ist nicht möglich, die E-Mails sind nicht abrufbar und der Akku der Maus ist leer. Es gibt viele IT-Barrieren, die den Start in den Tag verzögern können. Sie alle stören die Zusammenarbeit, lassen sich aber durch die passende Technologie verhindern.

Doch ein großes Problem bleibt: der Datenaustausch. Selbst viele Kollaborationsplattformen, die als digitaler Arbeitsplatz die Teamarbeit effektiver und schneller machen sollen, sind auf Big Data nicht eingestellt. Verwunderlich, denn Daten sind heute fast wertvoller als Gold. In der alltäglichen Arbeit merkt man davon oft wenig.

Problemfeld: Datensuche

Im Intranet herrschen Ordnerchaos und Ablageprobleme. Jedes Unternehmen, jede Abteilung hat ihre eigene Struktur: Irgendwo in Ordnern abgelegt, gut versteckt in den hintersten Pfaden, liegt die Datei über dieses Projekt. Sie benötigen sie gleich für ein Kundenmeeting und wissen genau: Die Datei ist nicht weg, sie ist nur woanders. Doch wo war das gleich nochmal?

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verbringen notgedrungen durchschnittlich zwei Stunden pro Tag mit dem Versuch, Dokumente und Ordner auf internen Kollaborationsplattformen zu finden und sie mit anderen zu teilen – oft vergeblich. Unstrukturierte Daten und fehlende Informationen sind das Hauptproblem bei der erfolglosen Suche. Wenn die Deadline näher rückt, ist das besonders ärgerlich. Erst recht, wenn die Aufgabe getan ist, die Dokumente aber trotzdem nicht pünktlich ihr Ziel erreichen, nur weil sie niemand mehr finden konnte.

Problemfeld: Datenzugriff

Eine Datei zu teilen, kann sich manchmal länger hinziehen, als die Datei zu erstellen. Das Problem ist hausgemacht. Denn Zugangsbeschränkungen und Datenschutz-Richtlinien verhindern die Synchronisation der Daten. Spätestens seit der DSGVO sind alle Unternehmen doppelt vorsichtig, wenn es darum geht, Dokumente des Unternehmens zu teilen – selbst intern. Die eigene Datensicherheit muss gewahrt bleiben. Die Folge ist eine strenge Zugriffsregelung, die die Zusammenarbeit des Teams vor so manche Herausforderung stellt.

Die neue Arbeitswelt ist auf einen flexiblen und zeitunabhängigen Datenzugriff angewiesen. Warum können Sie bestimmte Dateien nach wie vor nur am Computer abrufen, nicht aber auf dem Laptop oder Smartphone? Und so tragen Sie unzählige USB-Sticks und externe Festplatten mit Ihren digitalen Unterlagen zwischen den Kundenmeetings hin und her. Ob Sie auch wirklich die richtige Version mitgenommen haben? Glückssache!

Wenigstens im Büro sollte der Datenzugriff doch kein Problem sein, oder? Falsch. Gerade hier treibt die Datenverwaltung Blüten: Warum kann die Kollegin oder der Kollege auf das Dokument zugreifen, man selbst aber nicht? Beide brauchen den Zugang und umgehen das Problem, indem sie das Dokument via E-Mail teilen – komisch: Das geht! Aber geht der Datenaustausch nicht auch viel leichter?

Problemfeld: Datenaustausch

Auf den FTP-Server hochladen, als E-Mail oder doch klassisch über USB-Stick und CD-ROM Dokumente austauschen? Die Wege, Dateien und Informationen von A nach B zu transferieren, sind so zahlreich wie kreativ. Doch spätestens beim digitalen Datenaustausch mit Externen wachsen die Hürden.

Wenn alle internen Möglichkeiten des Austauschs ausgeschöpft sind, bieten oftmals kostenfreie Cloud-Services wie Dropbox oder WeTransfer eine reizvolle Alternative. Doch gerade bei sensiblen Unterlagen ist dieser Weg der Datenübermittlung so fahrlässig wie unpraktisch. Denn diese Clouds stoßen an ihre kommerziellen Grenzen, die sich nur durch Premium-Varianten überwinden lassen. Ihre Anforderung ist eine andere: Denn warum sollten Sie die Datenhoheit und Datenkontrolle abgeben, nur damit Datentransfer und
-synchronisation in einem gewissen Rahmen endlich funktionieren?

Plattform-Tools zur Synchronisation und Datensuche

Heute muss der elektronische Datenaustausch schnell, einfach, geräteunabhängig und vor allem kontrollierbar sein. Um Dateien effizient bearbeiten und synchronisieren zu können, liegen sie heutzutage auf Private Clouds. Der Clou: Die Dateien bleiben an einem einzigen Ort. Ein Austausch zwischen Computern ist nicht mehr erforderlich. Über Freigaben kann jede ausgewählte Person auf die Cloud zugreifen. Das System synchronisiert die Daten automatisch, um deren Aktualität zu gewährleisten.

Die Vorteile einer cloudbasierten, automatischen Datensynchronisation:

  • vereinfachte Dokumentensuche
  • klare Zugriffsberechtigung
  • flexibler Zugriff – intern wie extern
  • gleichzeitige Bearbeitung
  • revisionssichere Archivierung
  • flexible Datenübertragung

Die Lösungen: dokoni SYNC & SHARE und dokoni FIND

Bei der automatischen Synchronisation und der Suche nach Ordnern und Dateien helfen dokoni SYNC & SHARE und dokoni FIND – und das, ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten auf den Kollaborationsplattformen verlieren. Die Softwarelösungen sind über verschiedene Geräte und Benutzerinnen und Benutzer ansteuerbar und nutzbar. Außerdem unterstützen die Tools alle Dateiformate.

Dokumente finden

Unstrukturierte Daten sind ab jetzt kein Problem mehr: Die Enterprise-Search-Lösung dokoni FIND fügt alle Daten einem Universal-Index zu. Über eine Volltextsuche können Sie sogar falsch abgelegte Dokumente schnell und einfach wiederfinden.

Datenhoheit sichern

Das Tool dokoni SYNC & SHARE übermittelt keine Daten, sondern gewährt den Zugriff auf bestimmte Ordner und Dokumente. Alle Daten sind zentral gespeichert und verbleiben auf den eigenen Servern. Eine Firewall sichert die Unternehmensdokumente vor einem unerlaubten Datenzugriff von außen und ein Backup-System schützt vor Datenverlust.

Zugriff gewähren

Intern oder extern? Völlig egal! Die Empfängerin oder der Empfänger muss nicht zwingend im selben Netzwerk sein, um einen Datenzugriff zu erhalten. Denn mit dokoni SYNC & SHARE können Sie durch die Weitergabe eines Links jeder Person einen Zugriff genehmigen. Auch große Datenmengen können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter problemlos austauschen und jeweils entscheiden, ob nur ein Lesezugriff oder ein Bearbeitungszugriff bestehen soll.

Daten synchronisieren

Nie wieder neue Versionen versenden, nie wieder doppelte Ablagen auf internen Plattformen, nie wieder kryptische Dateinamen wie „V2.1“ oder „final_final“: Mit dokoni SYNC & SHARE können Sie und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichzeitig Dokumente bearbeiten. Die Software synchronisiert die Dateien automatisch.

Mobil nutzen

Alle Funktionen von dokoni SYNC & SHARE sind auch per webbasierter Applikation von mobilen Geräten aus nutzbar. Durch diese zusätzliche Flexibilität haben Sie stets Zugriff auf alle Ihre Daten. So können Sie zum Beispiel bei einem geschäftlichen Meeting die aktuellste Version Ihrer Präsentation mobil abrufen und sie nach dem Vortrag mit dem Publikum teilen. Dieses erhält eine E-Mail mit einem Link und kann darüber sofort einen Blick in die Unterlagen werfen.

Jetzt synchronisieren: Profitieren Sie von den Softwarelösungen

Durch Einsatz der Softwarelösungen dokoni SYNC & SHARE und dokoni FIND steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit und beschleunigen den Workflow auf Ihrer Kollaborationsplattform: Die Nutzerinnen und Nutzer erhalten mehr Freiheiten und Flexibilität in der Verwaltung und Synchronisation ihrer Daten. Damit erleichtern Sie die Zusammenarbeit und entlasten den IT-Service, da dieser sich nicht mehr um Datenzugriffs- oder Datenübertragungsprobleme kümmern muss.

Gleichzeitig ist der Datenaustausch auf der Kollaborationsplattform klar geregelt: Die wichtigen Informationen darüber, wer wann welchen Zugriff erhielt oder gewährte sowie alle Revisionen einer synchronisierten Datei kann das IT-Team nachvollziehen. Mit den Tools dokoni SYNC & SHARE und dokoni FIND haben Sie immer einen vollständigen und nachvollziehbaren Überblick über Ihre wichtigste Währung: Ihre Daten.

Datei zu groß, kein Zugriff, öffnen nicht möglich? Das Dateien-Dilemma hat jetzt ein Ende. Es gibt eine Lösung. Welche das ist? Lesen Sie hier: bit.ly/xy #jobwizards #filesharing #itsolutions http://bit.ly/2Ig2Z4Q

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