Collaboration Tools: So geht gute Zusammenarbeit

Immer häufiger sitzen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen am anderen Ende des Großraumbüros, am anderen Ende des Campus oder gleich am anderen Ende der Welt. Ihre Zusammenarbeit leidet darunter. Zum Glück stehen modernen Führungskräften heute zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um in diesen Fällen Abhilfe zu schaffen. Gerade digitale Collaboration Tools steigern die Produktivität und die Zufriedenheit im Team. Die besten Werkzeuge stellen wir Ihnen in diesem Text vor.

Was sind Collaboration Tools?

Collaboration Tools ermöglichen dezentrales und vernetztes Arbeiten. Dabei unterstützen die digitalen Werkzeuge Unternehmen in ganz unterschiedlichen Bereichen. Sie stellen den Ablauf von Projekten übersichtlich dar oder ermöglichen Unterhaltungen in Einzel- und Gruppenchats. Die Tools sammeln und priorisieren Ideen und strukturieren so unseren Arbeitsalltag. Vor allem aber unterstützen Collaboration Tools die Kommunikation.

Effekte von Collaboration Tools:

  • Produktivität erhöht sich durch direkte Kommunikation
  • Projektmanagement wird übersichtlicher
  • Geringeres Stresslevel
  • Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Geringere Schwelle für einzelne Angestellte, an der Organisation der Aufgaben teilzunehmen; ermöglicht selbstständigeres Arbeiten
  • Rege Kommunikation befeuert Innovationspotential

Verbesserte Teamarbeit: kreativ in der Cloud

Beim Brainstorming ist es immer schwer, die eigene Perspektive hinter sich zu lassen. Kommen allerdings Menschen aus verschiedenen Fachgebieten zusammen, um an demselben Problem zu arbeiten, befeuert das den kreativen Prozess. So entstehen durch vernetzte Teamarbeit die besten Ergebnisse. Beim gemeinsamen Brainstorming über MindMeister oder GroupMap ist es möglich, Ideen trotz Distanz auszutauschen und zu sammeln. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten eine Chance zum Mitmachen.

Auch beim Versand hochauflösender Bilder oder von Videomaterial können Collaboration Tools eine Hilfe sein. Denn per E-Mail stößt man schnell an die Grenzen des Postfachs. Große Anhänge werden dadurch unmöglich. In diesem Fall greifen Sie einfach auf Tools zum Datentransfer zurück. Große Dateien zu Ihren Projekten teilen Sie zum Beispiel über Dropbox oder WeTransfer. Auf diese Weise greifen Kolleginnen und Kollegen auf der ganzen Welt auf die wichtigsten Materialien zu.

Direkte Kommunikation: analog und digital

Im Rahmen der Global Virtual Teamwork Survey hat das internationale Beratungsunternehmen RW3 CultureWizard zum fünften Mal Führungskräfte befragt. 1.620 Managerinnen und Manager aus 90 Ländern antworteten auf die Fragen.

Bei der Frage, welche Art der Kommunikation sie bevorzugen, sagten 84 Prozent der Befragten, die virtuelle Kommunikation sei schwieriger als die persönliche.

Da der persönliche Austausch nicht immer möglich ist, gibt es Software-Angebote wie Slack, Microsoft Teams oder Yammer. Mit diesen Tools können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander vernetzen und Nachrichten sowie Dateien austauschen. Slack, Yammer und Microsoft Teams gibt es sowohl in einer kostenfreien als auch in einer Standard- und Premium-Version. Je mehr Sie zahlen, desto mehr Features stehen Ihnen zur Verfügung.

Auch einige Messaging-Dienste wie WhatsApp, Threema oder Facebook Messenger bieten eine Business-Ausführung ihrer Services an. Diese beinhaltet in der Regel ebenfalls eine Möglichkeit zum Datenaustausch. Einige Messaging-Dienste ermöglichen auch die Integration anderer Tools. Auf diese Weise können sich Benutzer und Benutzerinnen eine individuelle Oberfläche zusammenstellen.

Transparentes Projektmanagement mit Collaboration Tools

Für organisatorische Aufgaben ist vor allem wichtig, dass transparent ist, wer welche Teilaufgaben und Verantwortungen hat. Gerade in Zeiten des agilen Projektmanagements und der damit verbundenen Flexibilität ist das eine große Herausforderung.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten zudem wissen, in welchen Schritten ein Projekt abläuft. Um das für alle klar darzustellen, können sie die Collaboration Tools ebenfalls nutzen. Durch die transparente Darstellung ihrer Ziele werden die Beschäftigten selbst aktiv und packen bei der Organisation der Aufgaben mit an. Das macht die Arbeit übersichtlicher, reduziert Stress und sorgt so für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie verbessern Collaboration Tools die Organisation von Projekten?

Tools wie Redbooth, LibrePlan oder Trello unterstützen Sie beim Projektmanagement. Mit Trello organisieren Sie die Aufgaben ähnlich wie auf einer Pinnwand. Auf dem Trello-Board sind alle Aufgaben und die dazugehörigen Verantwortlichen übersichtlich zusammengestellt. Die Aufgaben können Sie einander zuweisen, kommentieren und terminieren. Dank der flexiblen Kacheln stellen Sie Prozesse einfach nach und behalten so die Übersicht.

Redbooth listet die aktuellen To-dos auf und ermöglicht die projektbezogene Zeiterfassung. Auch mit diesem Tool lässt sich problemlos der Fortschritt des Projektes erfassen.

LibrePlan unterstützt Sie vor allem bei der Ressourcenplanung. Durch die Darstellung von Workload und Kapazitäten können Sie Aufgaben besser verteilen und Projekte einfacher koordinieren. Außerdem lassen sich in LibrePlan Budget und Kosten kalkulieren.

Um einzelne Aufgaben zu ordnen und zu priorisieren, können Sie auf Wunderlist zurückgreifen. Die digitale Aufgabenliste bringt schnell Ordnung in den Berufsalltag.

Trauen Sie sich, verschiedene Tools auszuprobieren. Viele Tools gibt es als kostenfreie Basisversion mit Testlaufzeit. Nach Ablauf der Testzeit entscheiden Sie und Ihr Team, ob sich das neue Werkzeug bewährt hat und eine Anschaffung sich lohnt.

Zentrale Steuerung – dezentrales Arbeiten

Viele Collaboration Tools bedeuten auch eine große Auswahl. Wer sich nicht entscheiden möchte, kann entweder mehrere Tools nutzen oder auf Tools zurückgreifen, die viele Funktionen in sich vereinen. Basecamp oder Asana helfen Ihnen bei der Kommunikation, dem Projektmanagement und der Verteilung von Aufgaben. So können Sie dezentral arbeiten und behalten dabei trotzdem die Übersicht.

Wichtige Hinweise – das sollten Sie beachten:

  • Kostenfreie Anwendungen müssen deutlich machen, inwiefern Anbieter Zugriff auf sensible Kundendaten haben.
  • Bei cloudbasierten Anwendungen sind Sender und Senderinnen von Daten meist nicht anonymisiert. Sollten Daten abgegriffen werden, kann das zu Problemen führen.
  • Bevor Sie ein Collaboration Tool auswählen, sollten Sie Potenziale ermitteln. So stehen die Kosten im Verhältnis zum tatsächlichen Effekt.

Was können #CollaborationTools? Wir zeigen, wie digitale Werkzeuge Ihren Arbeitsalltag effizienter machen. #jobwizards http://bit.ly/2EfVJCL

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