Change Agent: Transformation als Beruf

Oftmals sind Arbeitsabläufe in Unternehmen reine Gewohnheit. Der Satz „Wir haben das schon immer so gemacht“ ist allzu oft ein Totschlagargument, mit dem neue, effektive Prozesse beerdigt werden. Prozesse, die jedoch dringend nötig sind, um das Unternehmen im Wettbewerb zu halten. Ein Change Agent kann Unternehmen befähigen, ineffiziente Strukturen abzulegen.

Was ist ein Change Agent?

Stellt das Management fest, dass es ihm trotz einiger Mühen nicht gelingt, eine neue Praxis durchzusetzen, sollte es einen Change Agent einsetzen, …

• … der analysiert, wo es hakt.
• … der organisationale und prozessuale Potenziale eines Unternehmens erkennt und Konzepte erstellt, um sie nutzbar zu machen.
• … der den geplanten Wandel im Unternehmen managt.
• … der mit erprobten Strategien leidige Gewohnheiten überwindet.
• … der das Management mit fachlichem und sozialem Know-how unterstützt.

Ein Change Agent muss Kenntnisse über Unternehmenskultur, über Arbeitsethiken sowie über unterschiedliche Organisationsformen mitbringen. Wer Change-Management durchführt, sollte sich zudem im Lean Management auskennen.

Neben Fachkenntnissen benötigt der Change Manager auch Social Skills. Er muss empathisch sein, um auf die Sorgen und Nöte der Belegschaft einzugehen. Denn Menschen halten gern an Bekanntem fest. Vor diesem Hintergrund verursacht Wandel Spannung, die der Change Manager dank seiner Fähigkeiten moderieren und abschwächen kann.

Der Change Agent auf einen Blick

Wie arbeitet ein Change Agent?

Das Top-Management eines Unternehmens kann einen Change Agent als Berater in Anspruch nehmen, sobald es über Veränderungen nachdenkt. Sind diese gemeinsam mit dem Change Manager beschlossen, wechselt er von der Rolle des Beraters in die Rolle des Projektmanagers. Nun ist der Change Manager für die Umsetzung des Projektes verantwortlich und steuert den zeitlichen Ablauf.

Diese Aufgabe erfordert nicht nur Sachkenntnis. Auch die Organisation des Projektes muss der Change Manager professionell aufbauen und umsetzen.

Erfolgsfaktor für Change: ein klares Ziel

Die Angestellten im Unternehmen erhalten stetig Informationen über den Stand der Veränderungen und die nächsten Schritte. Es ist die Aufgabe des Change Managers, sowohl den Informationsfluss zu gewährleisten als auch die Vision des zukünftigen Unternehmens erfolgreich an die Belegschaft zu vermitteln.

Ein positives Beispiel für die Tragkraft einer Vision ist das Ziel, das Jürgen Klinsmann zu Beginn seiner Tätigkeit als Bundestrainer festlegte: Wir wollen Weltmeister werden. Mit dieser Vision gelang es ihm, Strukturen und Abläufe im angestaubten DFB aufzubrechen. Obwohl es mit dem Titelgewinn am Ende nicht geklappt hat, ermöglichte die Vision tiefgreifende Veränderungen und einen Wandel im deutschen Fußball.

Change erfordert Teamwork

Angestellte fühlen sich im Change-Prozess oft als Betroffene. Es sind ihre bewährten Arbeitsweisen, die sich ändern. Gutes Change-Management schafft es, die Mehrheit von der Relevanz des Change zu überzeugen. Die Mitgestaltung der Veränderungen motiviert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusätzlich. Dadurch beteiligen sie sich am Change und ziehen am selben Strang.

Um das zu schaffen, hat ein guter Change Agent täglichen Kontakt zu den Angestellten. Er motiviert sein Team wie ein Coach und vergibt Aufgaben, welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stetig näher an das Ziel des Wandels führen.

Dass die Führungskräfte den Agent unterstützen, ist unverzichtbar. Fehlt der Rückhalt durch die Führung des Unternehmens, gibt es kaum Chancen, die Angestellten vom Change zu überzeugen. Die Führungskräfte sollten daher mit gutem Beispiel vorangehen und ihre eigenen Gewohnheiten als Erstes an neue Arbeitsprozesse anpassen. So werden sie zum Change Leader, zum Vorbild.

Change-Management: der Prozess

John P. Kotter, Professors an der Harvard Business School, entwickelte im Jahr 1996 für den Prozess des Change-Managements ein Modell, wonach sich dieser Prozess in acht Phasen einteilen lässt:

1. Handlungsbedarf ermitteln

Eine Analyse zeigt, wo Handlungsbedarf besteht. Gibt es ungenutzte Potenziale in der Organisation? Wo ist das System ineffizient?

2. Team bilden

Der Change Agent stellt mithilfe der Unternehmensführung ein Team zusammen. Welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wichtig, um den Wandel in den Betrieb oder in das Unternehmen zu tragen?

3. Vision entwickeln

Das Team entwickelt eine Vision des zukünftigen Unternehmens. Welche Strategien helfen, das Ziel zu erreichen? Wie muss die praktische Umsetzung aussehen?

4. Kommunikation

Der Change Agent transportiert die Vision in alle Bereiche des Unternehmens und überzeugt Angestellte und Management vom Ziel. Er fungiert als Multiplikator der Idee.

5. Hindernisse eliminieren

Prozesse, die nicht zur Vision passen, werden verändert. Welche Rollen und Arbeitsabläufe behindern das neue Konzept? Wie können wir sie ersetzen?

6. Erfolge feiern

Der Change Agent legt für das Projekt Zwischenziele fest. In der Anfangsphase des Projektes setzt er vor allem leicht erreichbare Ziele. Sehen die Angestellten, dass ihre Bemühungen Früchte tragen, motiviert das zusätzlich.

7. Veränderungen vorantreiben

Nach jedem Zwischenziel evaluiert der Change Agent: Was lief gut? Was nicht? Wie können wir das verbessern?

8. Veränderungen verankern

Veränderungen müssen fester Bestandteil des Alltags werden. Erst dann ist der Change-Prozess abgeschlossen. Konnten wir unsere Gewohnheiten ändern?

Change-Management in kleinen und mittleren Unternehmen - Unser Workbook zeigt, wie das geht

Change Agent beschäftigen: intern oder extern?

Sie können Change Manager fest anstellen, intern ausbilden oder extern buchen. Je nach Größe des Vorhabens kann auch ein Team aus internen und externen Change Agents gemeinsam agieren. Was sich lohnt, hängt meist von der Dauer des Change-Projektes ab.

Der interne Change Agent: so treiben Mitarbeiter Change voran

Wenn der interne Change Agent sich dem Change-Management widmet, lässt er seine bisherigen Aufgaben zurück. In der ursprünglichen Abteilung des internen Change Agents entsteht dadurch eine Lücke. Zudem bedeutet die Ausbildung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zum Change Agent in der Regel einen hohen Aufwand an Zeit und Geld.

Die Tätigkeiten des Change Agents erfordern vielfältige Fähigkeiten. Das führt dazu, dass nicht alle Angestellten für eine entsprechende Weiterbildung infrage kommen. Wer einen Change Agent ausbildet, verfügt zudem über ein knappes Gut. Andere Unternehmen werden sich zwangsläufig für den Agenten oder die Agentin interessieren. Das Ziel ist klar: Sie wollen Ihr Spitzenpersonal abwerben.

Um das zu vermeiden, kann und muss sich die Personalführung früh und konsequent um den Change Agent kümmern. Im Zentrum der Bemühungen sollten Karrierechancen stehen. Die Chance auf einen beschleunigten Aufstieg ist an dieser Stelle meist effektiver als Angebote der Konkurrenz. Die Vergütung sollten Sie stets an die neugewonnenen Fähigkeiten und die wachsende Verantwortung anpassen.

Die Investition in die Ausbildung des internen Change Managers rentiert sich, wenn er über einen längeren Zeitraum oder in regelmäßigen Abständen in dieser Rolle aktiv ist. Führungskräfte sollten darauf achten, innerhalb des Betriebes für einen personellen Ausgleich zu sorgen.

Der externe Change Agent: so profitieren Unternehmen

Der externe Change Manager kämpft unter Umständen mit der Rolle des Außenseiters. Er muss auf jedem Projekt eingearbeitet werden. Außerdem bringen die Angestellten ihm weniger Akzeptanz entgegen als einem internen Change Agent.

Seine Vorschläge und Ideen empfinden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter daher häufiger als unsinnig oder unangebracht. Als Selbstständiger verlangt der externe Change Manager zusätzlich einen höheren Stundensatz als ein interner Change Agent.

Ein externer Change Manager bringt ein breiteres Wissen und praktische Erfahrungen mit. Er arbeitet projektgebunden und muss nach dem erfolgreichen Abschluss des Change nicht weiter beschäftigt werden. Für eine kurze Projektdauer kann sich ein externer Change Manager durchaus rentieren.

Change ist unvermeidbar

Fest steht, dass Unternehmen stetig den Veränderungen ihrer Umwelt unterliegen. Märkte und Geschäftsbereiche verändern sich, Kundinnen und Kunden fordern neue Produkte, Dienstleistungen oder Services.

Change Agents helfen Unternehmen dabei, sicher durch den Wandel zu steuern und nachhaltig erfolgreich zu sein. Wie ein Unternehmen am effizientesten seine Mitarbeiter durch den Change führt, bleibt dabei individuell von der Situation abhängig.