Ein Mann arbeitet an einem Server

Backup-Management: Der digitale Notausgang gehört in jedes Unternehmen

Jeder Datenverlust kann für Unternehmen zur Katastrophe werden. Um so wichtiger ist es, sich davor zu schützen und in ein Backup-Management zu investieren. Das sollte nicht nur alle wichtigen Daten sichern, sondern sie auch synchronisieren und bei einem Ausfall schnell wiederherstellen. Was Sie über die Sicherung und Wiederherstellung Ihrer Daten wissen sollten, lesen Sie hier.

Was wäre, wenn Sie morgen zur Arbeit kommen und alle Daten sind gelöscht? Ihre Kundenkartei, die Korrespondenz, die Buchhaltung, die Konzepte, technischen Zeichnungen, Pläne … alles, was Sie digital angelegt haben, verwalten und nutzen? Wie teuer wird das? Würde Ihr Unternehmen diesen Verlust überstehen?

Wer sich das nicht genauer vorstellen mag, braucht ein umfassendes Konzept zur Datensicherung, englisch Backup. Backup-Lösungen schützen vor teuren Schäden durch Betriebsausfälle oder Cyberattacken und bieten eine Möglichkeit zur Wiederherstellung der Dateien. Da Unternehmen ihre Geschäftsdaten auf vielen, verschiedenen Endgeräten und in großen Netzwerken sammeln, ist das Backup-Management heute eine sehr komplexe Aufgabe.

Anforderungen an eine gute Datensicherung

Moderne Backup-Lösungen erfüllen drei Aufgaben:

  1. Daten sichern
  2. Daten synchronisieren
  3. Daten wiederherstellen

Diese Aufgaben sind nicht nur unternehmerisch, sondern auch rechtlich lebenswichtig. In Europa regelt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) alle Rechte und Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten, also Dateien, die Mitarbeiter-, Kunden- und Lieferantendaten enthalten. Außerdem gibt es vom Gesetzgeber definierte Aufbewahrungspflichten für spezielle Geschäftsdaten, die auch digital erfüllt werden müssen.

Die richtige Backup-Strategie heißt: nichts vergessen

Zu Beginn des digitalen Zeitalters wurde am Abend eine CD im Windows-Rechner gebrannt, auf der alle Daten gespeichert waren. Die riesigen Datenmengen, um die es heute geht, brauchen eine professionellere Datensicherung. Das ist eine automatische, systematische und strategische Sicherung aller wichtigen Daten.

Um für Ihr Unternehmen das richtige Backup-System zu finden, sollten Sie eine Bedarfsanalyse erstellen. Die Anzahl der Arbeitsplätze oder die Datenmenge sind dabei nur zwei Faktoren, die berücksichtigt werden müssen. Andere, wichtige Fragen sind: Welche finanziellen und rechtlichen Konsequenzen drohen bei Datenverlust? Welche Sicherheitseinstufung weisen die gespeicherten Daten auf?

Diese Fragen helfen bei der Bedarfsanalyse:

  • Welche Datenquellen gibt es?
  • Welche Datentypen müssen gesichert werden?
  • Welche Speicherfrequenz ist sinnvoll?
  • Welche Speichermedien stehen uns für die Sicherung zur Verfügung?
  • Welche Speicherart ist die optimale Lösung?
  • Welche Kosten-Nutzen-Relation ergibt sich für uns?
  • Welche Archivierungspflichten müssen wir beachten?
  • Welche Verantwortlichen kümmern sich um das System?

3-2-1-Regel der Datensicherung

Es sollen mindestens drei Kopien der Daten auf mindestens zwei verschiedenen Medien gespeichert werden, wovon mindestens ein Exemplar an einem anderen Standort aufbewahrt wird.

Fünf Speichermedien zur Datensicherung

Das Backup kann auf verschiedenen Speichermedien erfolgen – lokal oder in einer virtuellen Cloud. Die externe Festplatte ist davon die einfachste und kleinste Lösung als lokales Backup. Entweder dient der USB-Stick als Datenträger für kleine Speichermengen oder eine mobile Festplatte mit mehr Speicherkapazität.

Wenn mehrere Nutzer gemeinsam eine Datei nutzen wollen, empfiehlt sich ein Network Attached Storage (NAS-System). Dafür wird ein Speichermedium, also Hardware, im Netzwerk integriert und über eine Software wird das Backup automatisch ausgeführt.

Bis heute werden auch Magnetbänder zur Datensicherung genutzt. Sie lassen sich einfach und preiswert lagern. Aber beim Herunterladen der Daten sind sie viel langsamer als etwa Festplatten.

Es gibt auch viele Anbieter, die ein Cloud-Backup als Service anbieten. Der Datenaustausch mit der Cloud setzt eine stabile und schnelle Internetverbindung voraus. Das Rechenzentrum, welches das Cloud-Backup speichert, kann überall auf der Welt sein.

Eine Variante der Cloud ist das Hybrid-Backup. Hier erfolgt die Datensicherung zum einen lokal im Unternehmen und zum anderen in der Cloud. Das beschleunigt die Geschwindigkeit bei der Datenwiederherstellung enorm. Jedoch sollte bei allen Cloud-Backups stets ein Augenmerk auf angemessene Verschlüsselung der Daten gelegt werden.

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Fünf Arten des Backup-Managements

Wer große Datenmengen sichern muss, muss sich auch mit den Methoden der Datensicherung befassen. Wie können Daten am schnellsten und effizientesten durch Software gesichert werden? Hier ein Überblick der gebräuchlichsten Konzepte:
  1. Voll: Dieses Backup umfasst alle Daten. Es braucht den größten Speicherplatz und es dauert am längsten, bis alles gesichert ist.
  2. Inkremental: Nur neue oder bearbeitete Daten werden gesichert und zum bereits vorhandenen Backup hinzugefügt. Das spart im Betrieb viel Zeit für ein vollständiges Backup. Für die Wiederherstellung muss jedoch die gesamte Reihe der Updates vorhanden sein und funktionieren.
  3. Differential: Auch hier werden nur noch alle neuen und modifizierten Dateien nach einem gesamten Backup gespeichert, jedoch nicht als Reihe, sondern einzeln. Das braucht zwar mehr Speicherplatz, ist aber in der Wiederherstellung zuverlässiger.
  4. Gespiegelt: Gespiegelte Backups sind exakte Klone der Daten. Sie brauchen auch viel Speicher, sind aber in bestimmten kritischen Situationen am schnellsten wiederhergestellt.
  5. Das virtuelle Backup: Die Methode Virtualisierung ist im Ernstfall die einzige, die fast ununterbrochen Zugang zu Daten und Anwendungen durch die virtuelle Maschine sicherstellt. Auch die gibt es als Hybrid-Version.

Backup-Strategie: Wie geht es im Notfall weiter?

Neben den technischen Fragen zum Speichervolumen, zum Speicherort, zur Speichermethode und zur Backup-Software gibt es auch eine wichtige personelle Frage: Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter wird Backup-Managerin oder -Manager und übernimmt die Verantwortung für die Datensicherung? Denn auch das muss regelmäßig geprüft werden: Wie gut funktioniert die Datensicherung lokal und in der Cloud?

Diese oder dieser Beauftragte sollten schon für die Bedarfsanalyse eine Betriebskontinuitätsplanung (Business Continuity Plan, BCP) erarbeiten. Dieser Plan definiert, wie riskant welcher Datenverlust oder anderer Schaden für das Unternehmen sein könnte. Daraus leitet sich unter anderem ab, welche Technologie zum Einsatz kommen muss, um nach einer Cyberattacke wieder arbeitsfähig zu sein.

Zur Kontinuitätsplanung gehört auch der Schadenswiederherstellungs-plan (Disaster Recovery Plan, DRP). Das ist das Erste-Hilfe-Paket für alle Maßnahmen, die das Netzwerk und die Daten und Anwendungen wiederherstellen und sie wieder nutzbar machen.

Backup-Management ist keine Handarbeit

Automatische Backup-Tools sind für KMUs eine gute Wahl. Zum einen überzeugen die Anbieter mit absolut zuverlässigen Lösungen, zum anderen ist die Skalierbarkeit bei wachsendem Speicherbedarf schon integriert.

Auch Konica Minolta bietet ein kostenbewusstes Backup-Tool als Service an. Es ist Teil der Managed-IT Services und enthält die Sicherung von Serverdaten sowie Management und Support für das tägliche Backup von jedem Arbeitsplatz und von jedem Arbeitsgerät.

Absolut flexibel und passgenau zu den Bedürfnissen jedes Unternehmens bietet Konica Minolta die lokale Datensicherung, das Cloud-Backup oder beides als Hybrid-Lösung an. Unternehmen können die Sicherungsmethode aus verschiedenen technischen Optionen auswählen – NetApp, Veeam, SolarWinds und weitere.

Was wäre, wenn all Ihre Daten plötzlich verschwinden? Wer jetzt Schweißausbrüche bekommt, hat hoffentlich ein #Backup-Management im Unternehmen. Wie Sie Ihre Daten professionell sichern, jetzt lesen auf #jobwizards #betterbesafe http://bit.ly/2pb3ZAk

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