Agiles Projektmanagement: der Weg zu zufriedenen Kunden

Unternehmen brauchen ein agiles Projektmanagement

In der Entwicklung von Software sind agiles Arbeiten und agile Methoden schon lange Standard. Aber auch außerhalb der Branche gewinnt Agilität immer stärker an Bedeutung. Unternehmen erkennen, dass sie das Management von Projekten verändern müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Die Studie „Boosting Performance Through Organization Design“ der Boston Consulting Group hat das deutlich gemacht: Agile Unternehmen erzielen bis zu fünfmal häufiger höhere Margen und wachsen deutlich schneller. Über 40 Prozent aller agilen Unternehmen zeichnen sich durch überdurchschnittliche Ergebnisse aus. Nur 24 Prozent schneiden schlechter ab als der Durchschnitt. Starre Organisationen gehören zu den Schlusslichtern. Zudem wachsen agile Unternehmen schneller als die Konkurrenz.

Neues Projektmanagement – auf Änderungen schnell reagieren

Schon vor rund 30 Jahren stellte sich bei der Entwicklung von Software heraus, dass die Prozesse den Anforderungen nicht entsprachen. Die Projektlaufzeit war zu lang. Ergebnisse bekamen Kundinnen und Kunden erst am Ende der Entwicklungszeit zu sehen. Und sie entsprachen dann nur selten den anfangs geäußerten Erwartungen.

Schuld war das klassische Projektmanagement, das nur wenig Steuerungsmöglichkeiten im Prozess bietet. Denn Leistungsumfang, Termine und Kosten sind fixiert und ein vorzeitiger Abbruch käme einem vollständigen Scheitern gleich. Die Verantwortlichen verschieben lieber Abstimmungs- und Entscheidungstermine und definieren den Einsatz der Ressourcen immer wieder neu, anstatt die Anforderungen vom Projektstart noch einmal anzupassen.

Die Folge: Der Plan steuert das Projekt. Für mehr Flexibilität und eine höhere Präzision in Planung und Umsetzung braucht es jedoch andere Prozesse, die den Umgang mit Anforderungen in den Mittelpunkt stellen.

Vergleich: klassisches und agiles Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement werden Projekte zudem in abgrenzbare Phasen unterteilt. Am Beginn werden klare Ziele definiert. Diese Ziele stehen jeweils am Ende einer Projektphase und müssen erreicht werden. Nur dann kann die nächste Phase beginnen. Ändern sich im Verlauf einzelne Anforderungen, können diese erst nach Abschluss des Projekts berücksichtigt werden.

Deshalb wird im agilen Projektmanagement mit sogenannten Sprint Backlogs gearbeitet. Das sind Pläne für die Durchführung eines Sprints, die das Scrum-Team erstellt. Die Backlogs listen alle Ziele, die der kommende Sprint erreichen soll sowie alle Informationen zur Erreichung des Sprint-Ziels. Ein sich daraus ergebender Nutzen für die Kundinnen und Kunden: Die Ergebnisse und Arbeitsprozesse lassen sich fortwährend verbessern. Klassisches Projektmanagement lässt dies nicht zu, das klassiche Projektmanagement hat ausgedient. Die dort vorgegebenen Arbeitsprozesse erlauben keine großen Anpassungen.

Auf der Grundlage der Backlogs werden die einzelnen Aufgaben für die folgenden Sprints definiert.

• Beobachten Sie laufend: Achten Sie immer darauf, dass technische Exzellenz und gutes Design erzielt werden. Das verbessert die Agilität.
• Halten Sie alles einfach: Einfachheit ist der wesentliche Bestandteil aller agilen Prozesse.
• Lassen Sie die Teams sich selbst organisieren: Diese Form der Zusammenarbeit führt zu den besten Lösungen.
• Reflektieren und justieren Sie: Regelmäßig reflektiert das Team darüber, wie es effektiver werden kann. Danach passt es sein Verhalten entsprechend an.

Wofür eignet sich agiles Projektmanagement?

Wann immer Sie ein Projekt starten, bei dem Sie anfangs nur ein vages Bild der Anforderungen haben, stellen Sie Ihr bisheriges Projektmanagement auf agil um. Verwenden Sie agile Projektmanagement-Methoden, wenn es ständig Änderungen im Prozess gibt, auf die Sie reagieren müssen. Nutzen Sie agile Teams, die ein komplexes Ziel verfolgen, wenn etwa das Endprodukt noch nicht definiert ist. Und vermeiden Sie klassische Methoden, wenn Kundinnen und Kunden zeitnah Ergebnisse erwarten.

Was sich durch das agile Projektmanagement konkret ändert

Agil bedeutet nicht, dass Planungsphasen wegfallen. In Scrum wird zum Beispiel die Entwicklung von Releases und Sprints festgelegt, um das angestrebte Fertigstellungsdatum des Projekts oder der Produktentwicklung einzuhalten. Welche Anforderungen Sie dort genau umsetzen, bestimmen die Ziele und Anforderungen der Stakeholder.

Außerdem arbeiten Sie im agilen Projektmanagement in sich wiederholenden Schritten. Dieses Vorgehen dient der kontinuierlichen Verbesserung des Produkts. Vorgegangen wird dabei in kleinen oder kleinsten Schritten, während Sie gleichzeitig aktiv mit allen Beteiligten kommunizieren. Bei der inkrementellen Verbesserung steht der Endzustand am Projektbeginn nicht fest. Das Projekt wächst kontinuierlich und organisch. So entsteht ein Endprodukt, das die Stakeholder auch deshalb überzeugt, weil sie in dessen Entwicklung einbezogen waren.

Acht Schritte der agilen Vorgehensweise

Der amerikanische Software-Entwickler Kent Beck veröffentlichte im Jahre 2001 zusammen mit anderen Entwicklerinnen und Entwickler das sogenannte Agile Manifest. Darin hielten sie fest, mit welchen Ideen, Prinzipien und Werten, ein besseres Vorgehen bei der Entwicklung von Software möglich ist.

Wichtigster Inhalt war die neue Priorisierung von Werten. Die wichtigsten Leitsätze aus dem Manifest markieren schon die deutliche Unterscheidung zur Arbeit in klassischen Projekt-Teams: Die Teammitglieder und ihre Kommunikation untereinander sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge. Das Reagieren auf Veränderungen ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation. Und die Zusammenarbeit mit Kundinnen und Kunden ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.

• Stellen Sie den Kunden zufrieden: Das höchstes Ziel ist es, Kunden durch die rechtzeitige und kontinuierliche Lieferung wertvoller Software zufriedenzustellen.
• Lassen Sie Änderungen zu: Auch wenn erst spät in der Entwicklung Änderungen der Anforderungen kommen, lassen Sie diese zu. In einem agilen Prozess erfolgt ein Wandel immer für den Wettbewerbsvorteil der Kunden.
• Liefern Sie oft: Liefern Sie funktionierende Software in kurzen Abständen von Wochen oder Monaten. Besser sind Wochen.
• Arbeiten Sie zusammen: Alle Beteiligten im Projekt müssen täglich zusammenarbeiten.
• Haben Sie Vertrauen und unterstützen Sie: Holen Sie nur motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Projektteam. Geben Sie ihnen die Umgebung und Unterstützung, die sie brauchen. Und in der sie sich wohlfühlen. Vertrauen Sie ihnen, den Job bestens zu erledigen.
• Kommunizieren Sie nur von Angesicht zu Angesicht: Das ist die effizienteste und effektivste Art der Informationsvermittlung in einem Entwicklungsteam.
• Software muss funktionieren: Nur daran wird der Fortschritt der Arbeit gemessen.
• Entwickeln Sie nachhaltig: Agile Prozesse fördern eine nachhaltige Entwicklung. Alle Beteiligten müssen ein gleichbleibendes Tempo garantieren. Und Unterbrechungen in der Arbeit vermeiden.

 Die beiden bekanntesten Methoden des agilen Projektmanagements

1. Scrum: Scrum folgt den im Jahre 2001 festgehaltenen Werten des agilen Manifests und liefert lediglich den Rahmen für agile Prozesse. Diese Methode beschreibt keine agilen Techniken, die in einem konkreten Prozess einzusetzen sind. Scrum legt zum Beispiel nur fest, welche drei Projektrollen zu besetzen sind und nennt deren Verantwortlichkeiten. Der Product Owner trägt die Verantwortung für den Erfolg des gesamten Teams. Der Scrum Master moderiert die Team-Meetings, beseitigt Hindernisse, die im Prozess auftreten können und sorgt für den reibungslosen Informationsfluss zwischen Product Owner und Team. Das Team steht im Zentrum des Scrum-Prozesses, weil es die Anforderungen umsetzt.

Diese Trennung zwischen dem Rahmenwerk und den Techniken wurde gewählt, um den Teammitgliedern größtmögliche Freiheiten bei ihrer individuellen Umsetzung der Methode einzuräumen. Am wichtigsten aber ist: Eine Projektleitung gibt es bei Scrum nicht.

2. Kanban: Vereinfacht gesagt, ist Kanban die visuelle Form einer To-do-Liste. Die einzelnen Anforderungen werden auf Post-it-Zetteln notiert und auf eine Pinnwand, das Kanban-Bord, geklebt. Die Zettel erscheinen als einzelner Eintrag in einer Spalte auf dem Board. Je nach Bearbeitungszustand wandern die Zettel auf dem Bord entlang von einem Projektschritt zum nächsten, für die auf dem Board einzelne Spalten zur Verfügung stehen. So lassen sich Projektabläufe leicht visualisieren. Die Planung, Überwachung und Steuerung wird dadurch einfacher. Anders als bei Scrum ist die Projektentwicklung bei Kanban nicht zeitlich begrenzt. Das Projektteam erstellt selbstständig neue Anforderungen, wenn es genügend freie Ressourcen hat.

Was tun, wenn agil nicht möglich ist

Nicht jedes Projekt ist mit den agilen Methoden kompatibel. Dazu gehört alles, was verbindlich zu einem bestimmten Termin abgeschlossen sein muss. Das gilt vor allem für Bauprojekte. Auch Wartungs- und Instandhaltungsprojekte werden ausschließlich traditionell geplant und umgesetzt. So kann die Stillstandzeit der Anlage verkürzt werden. Vielleicht sind aber im Management Ihres Unternehmens die klassischen Projektmanagementprozesse auch noch so stark verankert, dass Sie diese nicht ganz abschaffen können. Dann kombinieren Sie: Nutzen Sie das hybride Projektmanagement, also die Mischung aus klassisch und agil. Vielleicht schaffen Sie dadurch auch den Übergang zu agilen Prinzipien.

Eine Erfolgsgeschichte

Vom Verstehen über das Anwenden hin zum Erfolg

Die Railinc Corporation bietet der nordamerikanischen Güterbahnindustrie Daten- und Nachrichtendienste an und hat durch die Umstellung auf agiles Projektmanagement die Kundenzufriedenheit nachweislich erhöht. Bis es aber soweit war, verging Zeit. Denn das erste Projekt, das im Unternehmen mit agilen Methoden durchgeführt wurde, scheiterte: Es war das falsche Projekt. Das Team war personell zu klein besetzt. Die Führungskräfte waren nicht ausreichend involviert. Und die Kundinnen und Kunden waren nicht von Beginn an mit an Bord. Das alles zeigt, nur mit der Einhaltung aller Prinzipien, dem Involvement aller Beteiligten und der richtigen Vorbereitung führt agiles Management Projekte zum Erfolg. Railinc hatte den Mut, weiter an dieser Methode festzuhalten und arbeitet heute ausschließlich agil.